Você sabia que o workforce management (WFM), ou sistema de gestão de força de trabalho, pode aumentar a capacidade de produção da sua empresa? Essa ferramenta é essencial para alcançar uma maior eficiência, retorno financeiro e destaque no mercado.
Mas como implementar o workforce management (WFM) com sucesso? Quais são os seus conceitos, importância e benefícios? Neste artigo, vamos responder essas perguntas e dar algumas dicas para você gerenciar a sua força de trabalho de forma eficaz. Acompanhe!
O que é workforce management (WFM)?
Workforce management, ou gestão da força de trabalho, é um processo que as empresas utilizam para entender, analisar e melhorar o desempenho dos seus colaboradores.
Basicamente, trata-se de escolher para cada tarefa o colaborador certo, com a habilidade certa, no momento certo e deixar todo o time pronto para o que precisar.
No dia a dia, o WFM utiliza tecnologias e ideias que ajudam a planejar, organizar e controlar o trabalho dos times. Por exemplo:
- Ter metas claras, que combinam com o que a empresa quer;
- Saber o que vai precisar e quanto trabalho terá no futuro;
- Ver e medir como os colaboradores trabalham e produzem;
- Oferecer feedbacks e recompensas para animar e envolver os colaboradores;
- Olhar os dados e ter ideias para melhorar o que faz e o que consegue.
Quando o workforce management é implementado nas empresas, elas conseguem melhorar a maneira como organizam o trabalho, assim como se adaptar de maneira proativa às constantes mudanças e necessidades do mercado.
Componentes chave do workforce management (WFM)
Cada empresa tem suas particularidades e não há uma fórmula única para gerenciar a força de trabalho. Porém, existem alguns componentes-chave que as soluções WFM precisam oferecer, como:
- Planejamento de demanda e previsão;
- Planejamento de mão de obra;
- Alocação de recursos;
- Gestão de tempo e presença.
Abaixo, explicaremos cada um desses aspectos. Acompanhe!
Planejamento de demanda e previsão
O planejamento de demanda e previsão é o processo de estimar quantos colaboradores e quais habilidades eles precisam dominar para atingir os objetivos da empresa.
Esse processo usa técnicas e modelos que podem se basear em dados históricos, sazonalidade, tendências e fatores externos que afetam a necessidade da equipe.
Por exemplo, uma loja pode usar os dados do ano anterior para saber quantos colaboradores precisa nas épocas mais movimentadas, como o Natal ou a Black Friday.
Planejamento de mão de obra
O planejamento de mão de obra consiste em elaborar planos que assegurem que a empresa conte com colaboradores qualificados e disponíveis quando precisar. Para isso, é preciso:
- Definir quais habilidades são exigidas para cumprir as demandas operacionais;
- Verificar quando os colaboradores podem trabalhar, considerando os horários e eventuais conflitos;
- Respeitar as leis trabalhistas, como limites de horas de trabalho e direitos a folgas.
Alocação de recursos
A alocação de recursos consiste em distribuir itens e colaboradores para tarefas ou projetos de maneira eficiente, levando em conta:
- Habilidades: designar colaboradores para as tarefas que se adequam às suas habilidades e competências;
- Preferências dos colaboradores: respeitar, quando possível, as preferências de cada um para aumentar a satisfação e a retenção;
- Exigências de trabalho: cumprir os requisitos específicos de cada tarefa ou projeto;
- Demanda variável: adaptar a alocação de recursos à mudança na demanda por trabalho.
A alocação de recursos é importante para garantir que a empresa tenha uma força de trabalho alinhada, satisfeita e rentável.
Leia também: Orçamento empresarial no RH: como planejar na prática?
Gestão de tempo e presença
Gerenciar o tempo e a presença envolve três aspectos dos colaboradores:
- Horas trabalhadas: registrar com precisão as horas de cada um, usando sistemas de ponto eletrônico ou outro software;
- Faltas: gerenciar as faltas com políticas que definam quais são justificadas ou não;
- Licenças: administrar os pedidos de licença, registrando as ausências e evitando que prejudiquem as operações da empresa.
A gestão de tempo e presença é importante para ter uma força de trabalho presente, pontual e legal.
A importância da gestão do tempo e da produtividade
Imagine uma equipe que cumpre os prazos, sem se estressar e com tempo para pensar estrategicamente. Isso é possível com a gestão do tempo e da produtividade! Essa gestão consiste em:
- Planejar, organizar e executar as tarefas de forma eficaz, levando em conta sua importância e urgência. Assim, evita-se a procrastinação, o estresse e o excesso de trabalho.
- Realizar mais com menos, usando bem o potencial e os recursos disponíveis. Isso significa focar nas atividades que trazem mais valor, eliminar os desperdícios e aprimorar os processos.
Com essas práticas, os resultados são entregues com qualidade e eficiência. Além disso, cria-se um diferencial competitivo para atingir as metas do workforce management.
Para facilitar a gestão do tempo e da produtividade, pode-se usar ferramentas. Por exemplo, o Timesheet registra as entregas dos colaboradores e analisa o custo homem de cada atividade, projeto ou equipe.
Índice de produtividade, como calcular?
Uma boa estratégia para saber se a sua equipe é produtiva é usar o índice de produtividade. Essa ferramenta compara o que a empresa produz com o que ela usa, como mão de obra, capital, materiais etc.
O cálculo do índice de produtividade pode variar conforme o contexto. Mas uma fórmula básica, que serve para qualquer negócio, é:
- Produtividade = produção / insumos utilizados
Essa fórmula pode ser adaptada para diferentes tipos de produção e insumos. Por exemplo:
- Produtividade por colaborador: número de produtos ou serviços entregues dividido pelo número de colaboradores;
- Produtividade por hora: número de produtos ou serviços entregues dividido pelo número de horas trabalhadas;
- Produtividade por recurso: número de produtos ou serviços entregues divida pela quantidade de recursos utilizados.
Também há o cálculo de produtividade que leva em conta o lado financeiro:
- Produtividade = receita total / custo total
Outro uso do índice de produtividade é comparar a sua empresa com outras do mesmo setor. Assim, você pode ver onde pode melhorar e definir metas e estratégias.
Dicas para o WFM na sua empresa!
Agora, chegou o momento da prática. Separamos algumas dicas para você implementar o workforce management na sua empresa. Confira!
Avalie as necessidades da equipe
Antes de mais nada, é essencial entender quem são as pessoas que fazem a sua empresa girar. Cada colaborador tem habilidades únicas, desejos e necessidades.
Portanto, dedique um tempo para conhecer as expectativas de cada um e alinhe-as com os objetivos da empresa. Isso pode incluir desde identificar as lacunas de habilidades até planejar o crescimento futuro.
Pense nisso como construir uma ponte entre onde sua equipe está agora e onde você quer que ela esteja.
Defina métricas e KPIs
As métricas e KPIs mostram se você está alcançando seus objetivos. Por exemplo, se a média de rotatividade é de 15% ao ano, você pode agir para evitar isso.
Também é importante entender a utilização da mão de obra e a eficiência operacional para aumentar a produtividade. Por isso, escolha KPIs adequados ao seu negócio e siga para o sucesso.
Invista em T&D
Empresas que investem em treinamento e desenvolvimento veem um retorno no seu investimento através do aumento da eficiência operacional e redução da rotatividade.
Isso porque os colaboradores se sentem mais engajados e pertencentes à organização quando a empresa investe no seu crescimento profissional e futuro.
Além disso, gerentes e líderes capacitados usam melhor as ferramentas de workforce management, comunicam as políticas da empresa com clareza e resolvem os desafios de gestão.
Leia também: Educação corporativa: o que é e como aplicar nas empresas
Selecione e implemente ferramentas de workforce management
Gerenciar uma equipe, seja em uma pequena empresa ou em uma grande corporação, requer as ferramentas adequadas para assegurar que tudo ocorra sem problemas.
Mas como escolher essa ferramenta? E, mais importante: como implementá-la com eficácia?
O primeiro passo é compreender que a seleção de um sistema de workforce management não deve ser feita de forma apressada. É um processo que demanda cuidado e atenção, pois a ferramenta escolhida influenciará o funcionamento diário da sua equipe.
Comece definindo claramente os requisitos do seu negócio. O que você espera que a ferramenta faça? Quais são as metas específicas que você pretende alcançar com a sua implementação? Essas perguntas vão orientar você na direção certa.
Após ter uma noção clara dos seus requisitos, é hora de avaliar as opções disponíveis. Mas não se atenha apenas às funcionalidades. Considere também como a ferramenta se integrará aos sistemas já em uso na sua empresa. A integração é essencial para evitar que informações se percam no processo e garantir que todos os dados relevantes estejam disponíveis quando e onde forem necessários.
Após escolher a ferramenta adequada, chega a etapa de implementação. Esse é um momento crucial, pois é quando a teoria vira prática. Para garantir o sucesso, é fundamental ter um plano sólido de implementação. Isso envolve a instalação técnica da ferramenta e o treinamento da equipe que a utilizará.
Afinal, todos precisam saber como a ferramenta funciona e como ela os auxiliará nas suas atividades diárias. Um bom treinamento é o que fará a diferença entre uma ferramenta que é apenas mais um software e uma que se torna parte integrante da rotina de trabalho, auxiliando a equipe a obter melhores resultados.
Pontoweb: a melhor ferramenta de WFM
Existem diversas ferramentas no mercado que auxiliam as empresas na gestão de equipes, cada uma com suas características.
No entanto, uma das mais completas é o Pontoweb. Com sua abrangência e facilidade de uso, ele oferece uma tecnologia eficaz para empresas de todos os portes. Confira algumas de suas funcionalidades:
- Tecnologia Avançada: o Pontoweb utiliza conceitos como Internet das Coisas, armazenamento em nuvem e aprendizado de máquina. Essas tecnologias asseguram precisão, segurança e rapidez na gestão do ponto eletrônico;
- Múltiplos Módulos: o sistema conta com vários módulos, como o My Ahgora, Leader, Timesheet, Férias, Analytics, entre outros. Eles permitem uma visão completa e integrada da gestão de recursos humanos.
- Benefícios para o RH: o Pontoweb simplifica tarefas como aprovação de atestados, identificação de registros irregulares e gestão de horas extras. Além disso, acelera o fechamento da folha de pagamento e distribui processos, sempre seguindo a legislação trabalhista. Essa abordagem previne passivos e estimula relações transparentes, aumentando a produtividade das equipes.
Assim, o Pontoweb não é apenas uma ferramenta de registro de ponto. Ele oferece uma visão 360º da força de trabalho, tendo um papel essencial no sucesso organizacional por meio de uma gestão de RH mais eficaz e integrada.
Maximize o potencial da sua equipe!
Neste texto, você aprendeu que o workforce management é uma estratégia essencial, que abrange desde a escolha dos melhores profissionais até o planejamento de ações futuras.
Empresas que valorizam e investem nessa gestão se destacam no mercado. Afinal, não se trata apenas de aprimorar processos, mas também de criar um ambiente que favorece o desenvolvimento. Assim, os profissionais crescem individualmente, e a organização avança coletivamente.
Para isso, o ecossistema da Ahgora é seu aliado. As ferramentas facilitam o controle de escalas e espaços de trabalho de forma ágil e digital. Assim, você não só otimiza processos, mas também aumenta a satisfação dos seus colaboradores.
Se você quer saber mais sobre as nossas soluções, entre em contato com a nossa equipe e solicite uma demonstração gratuita!
