Sistema de ponto para empresas: tipos e como escolher

A escolha de um sistema de ponto é uma decisão estratégica fundamental para as empresas. Isso porque o controle preciso das horas trabalhadas, a gestão de faltas e a conformidade com as leis trabalhistas mantêm a equipe motivada e produtiva.

No entanto, com tantas opções disponíveis no mercado, escolher aquele que melhor atende às necessidades dos gestores e colaboradores pode ser uma tarefa complicada, certo? Por isso, entender quais são os diferenciais e funcionalidades de cada uma das opções facilita muito a decisão.

Continue a leitura porque, neste texto, traremos informações importantes que vão ajudar você a decidir qual sistema de ponto adotar de maneira mais informada e benéfica para a organização.

O que é um sistema de ponto para empresas?

O sistema de ponto é um software ou aplicativo que registra e gerencia a jornada de trabalho dos colaboradores. Sua principal função é proporcionar à empresa o controle sobre os horários de entrada, saída, intervalo e faltas dos colaboradores.

Eles podem ser divididos em duas categorias:

• Ponto manual: sistema mais simples e tradicional. Os colaboradores registram seus horários de trabalho manualmente, geralmente em uma folha de ponto ou em um relógio ponto.
• Ponto eletrônico: sistema mais moderno e seguro. O time registra seus horários de trabalho por meio de um dispositivo eletrônico, como um relógio ponto biométrico ou um aplicativo de ponto.

Atualmente, os sistemas de ponto para empresas podem variar em complexidade e recursos. Temos no mercado desde sistemas básicos até soluções mais avançadas, que utilizam tecnologias como reconhecimento biométrico facial ou digital, geolocalização e versões para dispositivos móveis.

Os sistemas de ponto eletrônicos são úteis para empresas de todos os tamanhos por ajudarem a manter registros precisos das horas trabalhadas e a garantir a conformidade com as regulamentações trabalhistas.

O papel do sistema de ponto na gestão empresarial

Segundo dados do HR Innovation 2023, a gestão de ponto e presença é, disparado, o maior desafio hoje dos profissionais que atuam com Departamento Pessoal, com 42.5% das respostas.

Analisando esses dados, fica claro que o sistema de gestão de ponto eletrônico é uma ferramenta indispensável para as empresas que desejam se modernizar e se adaptar às novas demandas do mercado. 

Essa ferramenta permite uma administração mais eficaz, segura e transparente das horas trabalhadas pelos colaboradores, além de produzir relatórios precisos que fornecem informações valiosas para a tomada de decisões mais embasadas.

Consequentemente, a automação desse processo não só elimina potenciais equívocos humanos, como também reduz a ocorrência de fraudes, fornecendo dados em tempo real que desempenham um papel importante na gestão estratégica das equipes. 

Tanto para gestores quanto para colaboradores e profissionais de Recursos Humanos, a capacidade de acessar informações de controle de ponto de forma instantânea se torna uma necessidade presente em um ambiente empresarial em constante evolução.

A evolução do registro de ponto

Desde a introdução do registro de ponto nos Estados Unidos em 1888, o uso de alternativas ao registro manual em livro percorre um longo caminho. 

No Brasil, só em 1930 que as empresas começaram a usar registro mecânico de horários de entrada e saída. Funcionava assim: os colaboradores tinham cartões de papel que eram inseridos na máquina de ponto quando chegavam e saíam do trabalho.

Conforme o tempo foi passando, as leis trabalhistas foram se atualizando para acompanhar as novas tecnologias e as mudanças na forma de trabalhar. 

Por volta de 1970, os relógios de ponto eletrônico começaram a ser mais comuns. Eles usavam cartões magnéticos ou códigos de barras para registrar os horários. Isso era mais preciso e reduzia a possibilidade de fraude porque o sistema conseguia registrar os horários de maneira mais exata.

Assim, ao longo dos anos, o registro de ponto evoluiu, passando do simples livro de anotações para sistemas mais avançados. Essa evolução foi importante para garantir que os direitos dos trabalhadores fossem respeitados e para acompanhar as mudanças no mundo do trabalho.

A revolução digital da Portaria 671 

A Portaria 671, publicada em novembro de 2021, trouxe uma grande mudança para a gestão de ponto nas empresas. Ela substituiu as antigas Portarias 373 e 1510 e, entre outras atualizações, trouxe alterações acerca dos Registradores Eletrônicos de Ponto (REP), que podem ser definidos por meio de negociação coletiva entre empregadores e empregados. 

Esses sistemas podem utilizar diferentes formas de marcação de ponto, como:

• Aplicativos;
• Sites;
• Biometria digital;
• Reconhecimento facial;
• Entre outras.

Essa flexibilização abre as portas para a inovação e a modernização da gestão de ponto, especialmente em tempos de trabalho remoto ou híbrido. Uma das soluções que se destaca nesse cenário é o aplicativo Multi, do Pontoweb. Ele permite que o time marque o ponto via reconhecimento facial, usando apenas o celular. O aplicativo é seguro, prático e confiável por utilizar inteligência artificial para verificar a identidade do usuário e evitar fraudes.

Tipos de registro de ponto

Existem diferentes tipos de registro de ponto, cada um com suas vantagens e desvantagens. Veremos alguns deles:

1. Planilha/caderno manual de ponto

Também chamado de livro ponto, é o método mais simples e antigo de registro de ponto, que consiste em anotar em uma folha de papel ou caderno os horários de entrada, saída e intervalos dos empregados. 

Esse registro tem baixo custo e fácil implementação, mas também apresenta muitas limitações e desafios, como:

• Falta de segurança e confiabilidade;
• Risco de fraudes e rasuras;
• Dificuldade de armazenamento e organização;
• Necessidade de cálculo manual das horas trabalhadas;
• Possíveis erros humanos.

2. Relógio de ponto tradicional (mecânico) 

Consiste em um equipamento que imprime em um cartão ou comprovante os horários marcados pelos empregados. É o método mais utilizado nas empresas, especialmente nas de grande porte. 

O relógio tem como vantagens a rapidez e a praticidade, mas também pode esbarrar em alguns inconvenientes e questões legais, como:

• Alto custo de manutenção e reposição;
• Desgaste do equipamento e dos cartões;
• Necessidade de fiscalização constante;
• Vulnerabilidade a fraudes e adulterações;
• Obrigatoriedade de emissão do comprovante;
• Possibilidade de multas e processos trabalhistas.

3. Registrador Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P)

É o método mais moderno e inovador de registro de ponto, que consiste em um software ou aplicativo que permite aos empregados marcarem seus horários por meio de dispositivos eletrônicos, como celulares, tablets ou computadores. 

Esse tipo de registro foi regulamentado pela Portaria 671, que estabelece os requisitos técnicos e legais para sua utilização. O Registrador Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P) tem como benefícios:

• Facilidade na hora de bater o ponto;
• Processos mais automatizados;
• Atualização de dados em tempo real;
• Relatórios que auxiliam na gestão;
• Confiabilidade das informações.

Leia também: REP-P: conheça o novo modelo de registro de ponto por programa da lei de ponto

7 benefícios de um sistema de ponto para empresas 

A implementação de um sistema de ponto para empresas moderno vai além da simples automação do controle de horários dos colaboradores. 

Ele traz consigo uma série de benefícios que impactam diretamente na eficiência operacional, na conformidade legal e na experiência positiva do colaborador. Confira os principais a seguir!

1. Atender às necessidades da empresa 

Cada empresa é única e tem necessidades diferentes. Por isso, é importante escolher um sistema de ponto que seja personalizável e atenda às demandas específicas da empresa.

Os sistemas de ponto mais modernos permitem a definição de diferentes tipos de horários, escalas, turnos, bancos de horas, tolerâncias, abonos, entre outras regras que se aplicam aos seus colaboradores.

Além disso, eles possibilitam a integração com outros sistemas internos, como o de folha de pagamento, gestão de pessoas, controle de acesso, entre outros.

2. Precisão e confiabilidade

Um sistema de registro de ponto moderno incorpora tecnologias avançadas — como biometria, reconhecimento facial e QR code — para identificar os colaboradores e registrar com precisão seus horários de entrada e saída. 

Isso elimina erros associados aos registros manuais e cálculos frequentemente encontrados em sistemas tradicionais. 

Os pontos eletrônicos também reduzem consideravelmente o risco de fraudes, como o famoso “ponto por amigo”, garantindo, assim, a integridade e confiabilidade dos dados registrados. 

Outra vantagem é a geração de relatórios detalhados e precisos, fundamentais para análises e tomada de decisão mais informadas.

3. Segurança de dados 

Os sistemas de ponto para empresas armazenam as informações de forma segura, geralmente na nuvem.

Isso garante a proteção dos dados dos colaboradores e também ajuda a cumprir regulamentações de proteção de dados, como a LGPD, essenciais para evitar problemas legais.

4. Automatização da rotina do RH

Com um sistema de ponto, o RH pode se dedicar a atividades estratégicas em vez de tarefas operacionais. Isso economiza tempo e permite que a equipe seja mais ágil na emissão de relatórios e análises detalhadas, tornando todo o processo mais eficiente.

5. Evitar passivos trabalhistas e assegurar conformidade legal 

O sistema de registro de ponto deve estar conforme as normas estabelecidas pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e a Portaria 1510/2009 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). 

Essas regulamentações definem as regras para o uso de sistemas eletrônicos de controle de jornada e delineiam as responsabilidades tanto dos empregadores quanto dos empregados.

Assim, os sistemas asseguram que os registros estão em plena conformidade com a legislação vigente, contribuindo para prevenir litígios e multas decorrentes de questões trabalhistas.

6. Agilizar o fechamento da folha de pagamento e o cálculo de horas extras 

O sistema de ponto consegue se integrar ao sistema de folha de pagamento, tornando o processo de fechamento da folha mais simples e rápido. 

Esses sistemas também oferecem cálculos precisos de horas extras, adicionais noturnos e outros benefícios, garantindo que os colaboradores sejam remunerados corretamente.

7. Estimular lideranças ativas e proporcionar experiência positiva ao colaborador 

O sistema de ponto fornece aos líderes e gestores informações sobre a jornada dos colaboradores, como:

• Horas trabalhadas;
• Horas extras;
• Faltas;
• Atrasos;
• Atestados;
• Entre outros. 

Essas informações permitem que os líderes e gestores acompanhem a produtividade da equipe, identifiquem problemas ou oportunidades de melhoria, deem feedbacks construtivos, reconheçam os méritos, entre outras ações.

Isso cria um ambiente de trabalho mais transparente e justo, onde todos os envolvidos têm acesso às informações relevantes, promovendo uma cultura de transparência e colaboração.

Dicas para escolher o sistema ideal 

Escolher o sistema ideal para sua empresa pode ser uma tarefa desafiadora, mas, com algumas dicas simples, você pode tomar uma decisão informada e acertada. Aqui estão algumas etapas importantes a serem consideradas:

1. Faça uma lista com as questões que você precisa ficar atento ao escolher um sistema de ponto, como: o tamanho da sua empresa, o tipo de jornada de trabalho dos seus colaboradores, as normas legais que você deve cumprir, o orçamento disponível etc.
2. Pesquise as opções disponíveis no mercado, explorando as funcionalidades dos sistemas e veja quais atendem melhor às suas necessidades e preferências.
3. Faça testes e avaliações dos sistemas que você selecionou. Você pode solicitar demonstrações gratuitas, se eles oferecerem essa opção, ou entrar em contato com os fornecedores para tirar suas dúvidas. O Pontoweb, por exemplo, dispõe de uma equipe de especialistas pronta para responder todas as questões, apresentar a plataforma e ajudar na estruturação do projeto de transição, se for o seu caso.
4. Verifique a necessidade de treinamento ou intuitividade do sistema. Um bom sistema de ponto deve ser fácil de usar e de configurar, tanto para os gestores quanto para os colaboradores. Considere o tempo e o custo que terá para treinar a sua equipe para usar o sistema. O Pontoweb é intuitivo e prático, permitindo que você gerencie a jornada de trabalho das equipes de forma simples e eficiente.
5. Acompanhe o desempenho do sistema e faça ajustes, se necessário. Após escolher e implantar o sistema de ponto na sua empresa, monitore se ele está funcionando bem e se está trazendo os benefícios esperados. Você pode usar os relatórios e as estatísticas que o sistema oferece para avaliar o seu desempenho. Se encontrar algum problema ou dificuldade, entre em contato com o suporte técnico do sistema ou solicite uma nova demonstração.

Pontoweb: o melhor sistema de ponto para empresas

Um sistema de ponto para empresas eficiente é essencial para o gerenciamento de tempo e a conformidade legal das organizações. 

No entanto, na hora escolher um sistema de ponto, é importante considerar alguns pontos-chave, como as opções disponíveis, a facilidade de uso e necessidade de treinamento, além da qualidade do suporte.

O Pontoweb é a opção ideal para as empresas que buscam um sistema de ponto completo, que atende a todos os requisitos mencionados acima. Ele possibilita o registro de ponto por diversos meios, como celular, tablet, computador ou relógio de ponto. 

Também oferece recursos como reconhecimento facial, geolocalização, múltiplas jornadas e banco de horas, além de relatórios em tempo real. O grande diferencial da ferramenta é que os colaboradores passam a ter acesso ao MyAhgora, um portal completo onde podem acompanhar as informações sobre a sua jornada de trabalho. 

Se você quer conhecer mais sobre o Pontoweb e como ele pode ajudar a sua empresa a ter um controle de ponto eficaz e seguro, entre em contato com a nossa equipe comercial. Estamos à disposição para tirar todas as suas dúvidas e apresentar uma solução sob medida para o seu negócio.