Quanto custa um funcionário quando somamos os encargos?

Quem trabalha com contabilidade ou empreende há muitos anos  sabe que o custo para manter um colaborador vai muito além do salário que ele recebe. Mas, como muitos profissionais estão ingressando no segmento contábil agora e outros estão começando a empreender, vamos ajudá-los a entender quanto custa um funcionário quando somamos todos os encargos.

Por que é importante saber o custo de um colaborador?

A folha de pagamento figura sempre entre os custos mais altos de uma empresa. Por isso, quando surge a necessidade de controlar os custos, a primeira ideia é reduzir o número de colaboradores. Porém, o ideal é que a empresa calcule o custo mensal de cada funcionário, pois esse custo varia muito entre cargos e funções diferentes.

O custo real de um funcionário é quase o dobro do salário que ele recebe. Isso em razão de despesas como contribuição previdenciária, FGTS, férias e 13º salário. Outros gastos que também devem ser considerados são os benefícios, como vale-refeição e alimentação, plano de saúde e odontológico, vale-transporte, etc.

Vale ressaltar que as obrigações trabalhistas variam de acordo com o regime de contratação acordado entre a empresa e o colaborador. Neste post, vamos abordar apenas o regime CLT. Mas, para garantir sua segurança jurídica e trabalhista é imprescindível que as organizações mantenham seus compromissos em dia.  

Como calcular quanto custa um funcionário?

Para saber exatamente quanto custa um funcionário, será preciso considerar tudo o que a empresa desembolsa. Então, comece pontuando as obrigações legais: o salário, que vai diretamente para o colaborador; some os encargos exigidos pela legislação e posteriormente os benefícios.

Com o intuito de facilitar a compreensão, vamos apresentar um exemplo prático. Um determinado colaborador recebe um salário de R$ 1 mil reais e o empregador é optante pelo regime de tributário do Simples Nacional. A partir desses dados, colocamos na ponta do lápis todas as despesas para desvendar quanto custa este funcionário.

Além de pagar o salário ao colaborador, todos os meses a empresa também deve recolher os encargos sociais. Como no nosso exemplo o empregador é optante pelo Simples Nacional, o percentual de FGTS é de 8%. É importante ressaltar que algumas despesas são anuais, como férias e décimo terceiro salário. Então, o recomendado é que a empresa guarde mensalmente uma parcela para cumprir essas obrigações.

Portanto, para essa provisão mensal o cálculo é o seguinte. Soma-se o valor de um salário, que é o equivalente às férias, acrescido de 8% referente ao FGTS. Juntamente com as férias, o colaborador também tem o direito de receber 1/3 de férias, como bonificação. Sobre este valor também incide 8% de FGTS. E, por fim, tem o décimo terceiro salário, que também é igual o salário mensal e tem o mesmo desconto de 8% destinado ao FGTS.

Para calcular o valor da provisão mensal, basta somar todos os custos que apresentamos acima e dividir por 12, que é o total de meses do ano. Aqui no nosso exemplo, essa soma equivale R$ 2.519,99 reais. Portanto, o valor mensal para a provisão será de R$ 210 reais. Este é o cálculo básico, que pode ser complementado quando a empresa oferece outros benefícios, como: vale-transporte, vale-alimentação ou refeição, plano de saúde, entre outros.

Exemplo prático: como calcular quanto custa um funcionário?

Salário R$ 1.000,00 reais mensais
Empresa optante pelo Simples Nacional

Custo Mensal

Custo Anual

Além dos custos básicos detalhamos acima e dos benefícios que a empresa oferece, lembre-se de também de outras despesas eventuais. As principais são: licença-maternidade ou paternidade e o afastamento por doença ou acidente de trabalho. São gastos que muitas vezes ficam invisíveis, mas que devem ser considerados no cálculo de quanto custa um funcionário.

Procure pontuar tudo o que a sua empresa desembolsa para manter cada colaborador. Isso inclui o custeio de uniformes, bolsas de estudo, auxílio-creche, dentre outras despesas. Lembre-se de incluir uma média do valor pago com horas extras. Inclusive, esse é um dos grandes vilões da folha de pagamento. No entanto, é um dos custos mais fáceis de controlar e minimizar. Com o uso de softwares especializados é possível fazer a gestão de horas orientada à redução de custos e até calcular exatamente qual o ROI do RH.

Agora é hora de começar a colocar todos os gastos na ponta do lápis para descobrir quanto custo um funcionário aí na sua empresa. É possível que você se surpreenda com os resultados. Portanto, não espere mais: mãos à obra! Se você gostou deste post, sugerimos também a leitura dos artigos Folha de pagamento: Que tal automatizar os cálculos? e 4 mudanças geradas pelo eSocial na folha de pagamento.