Ponto eletrônico: tudo que o RH precisa saber

Ponto eletrônico é um sistema que permite o registro das jornadas de trabalho de uma maneira precisa, confiável e transparente. 

Mas o que diz a lei e quais são as vantagens para a sua empresa? Aqui estão todos os detalhes sobre o tema!

A gestão de ponto eletrônico proporciona diversos benefícios para uma empresa, por exemplo, ao trazer mais confiança para a relação entre colaboradores e gestores. Além disso, ajuda a identificar profissionais faltosos, horas extras inadequadas e outras questões.

Com tecnologia, até mesmo as rotinas administrativas mais burocráticas podem ser revisadas! Então, empresas que adotam um sistema de ponto são beneficiadas com transformações internas, ao mesmo tempo em que respeitam as leis trabalhistas.

Além disso, é uma maneira de levar o seu negócio para o futuro, atingindo a eficiência operacional e a maturidade digital. 

A seguir você confere todos os detalhes que envolvem o ponto eletrônico, desde a regulamentação para o seu uso até as vantagens para os negócios. 

O que é ponto eletrônico?

Ponto eletrônico é uma forma ágil e segura de registrar os horários de trabalho dos profissionais, esse sistema online permite que os colaboradores façam suas marcações de ponto, nos horários de entrada e saída da empresa, além dos intervalos.

Ou seja: ficou para trás o tempo em que as empresas registravam as jornadas dos colaboradores de maneira manual. Embora muitas ainda continuem usando esse sistema, já não é algo usual.

Dessa maneira, os Sistemas de Registro Eletrônico de Ponto (REP) ajudam a posicionar os negócios em uma nova era! 

É oportuno lembrar também que esse modelo de controle de ponto é regulamentado pela Portaria 671, bem como os sistemas alternativos de ponto e os sistemas de ponto por programa.

Livro ponto é coisa do passado!

O relógio de ponto começou a ser usado em 1888, nos Estados Unidos, mas chegou ao Brasil somente em 1930. Mas foi só ao longo da década de 1980 que as empresas passaram a usar apenas o livro ponto ou relógio mecânico para registrar as jornadas. 

Então, em 1989 foi publicada a Lei 7.855, que permitiu a adoção de sistemas eletrônicos, o que trouxe mais eficiência operacional para acompanhar a jornada de trabalho dos colaboradores, seja para otimizar a distribuição das demandas ou identificar gargalos de produtividade.

Só que o livro ponto carrega consigo uma série de desvantagens, pois essa simples folha em que o funcionário registra as horas trabalhadas está ultrapassada e ainda método esconde riscos, que listamos abaixo:

• Informações incorretas;
• Possibilidade de fraudes;
• Extravio;
• Dificuldade de localizar as informações;
• Alto tempo para tabulação dos dados;
• Possibilidade de erro humano na transcrição das informações;
• Horário britânico.

Diante de tantos complicadores, o livro de ponto é realmente um exemplo de aplicação da expressão “barato que pode sair muito caro”. Além disso, o retrabalho é algo comum, já que alguém do RH terá que avaliar todas as anotações ao fechar a folha de pagamento. 

Por isso, se você pretende melhorar o seu custo-benefício, a melhor alternativa é o ponto eletrônico ou ponto digital.

Por que investir em sistemas de ponto eletrônico?

Com soluções digitais e integradas, as empresas ganham em processos automatizados e também em produtividade. É o que acontece com o sistema de ponto eletrônico inserido na rotina das organizações.

Podemos, inclusive, apontar uma série de vantagens com a implementação desse tipo de solução. Diretamente, podemos citar:

• Precisão nos registros, já que os pontos eletrônicos eliminam erros de preenchimento nos registros manuais de entrada e saída, pausas e horas extras;
• Conformidade com a legislação, o que facilita o cumprimento das leis trabalhistas e regulamentações;
• Facilidade de gestão, pois os dados coletados podem ser integrados a sistemas de folha de pagamento e, assim, facilitar o cálculo de salários e benefícios;
• Acompanhamento em tempo real da presença e assiduidade dos funcionários;
• Economia de tempo por meio da automatização de todo o processo de registro de horas. Essa é uma vantagem que libera tempo para a área de RH focar em atividades estratégicas.

Mas é também interessante avaliar alguns benefícios indiretos, como a melhora da produtividade, sabia? Além da influência da precisão dos registros, sua equipe consegue identificar padrões e otimizar horários, reduzindo atrasos e períodos improdutivos.

Além disso, os próprios funcionários podem acessar os seus registros de tempo. Isso agrega transparência e confiança entre funcionários e gestão. O que impulsiona, consequentemente, o clima organizacional.

Ainda, podemos citar a redução de custos que resulta do fim dos erros de preenchimento e também das alocações de horas extras desnecessárias.

O que diz a CLT sobre ponto eletrônico?

A primeira lei sobre o uso de ponto eletrônico no Brasil foi publicada em 1989, depois disso houve algumas mudanças na legislação. Atualmente, as empresas podem adotar até mesmo formas alternativas de registro, usando computadores e celulares, por exemplo. Tudo isso está previsto na legislação!

É o caso do artigo 74 do Decreto Lei nº 5.452. Nele, consta a obrigatoriedade dos colaboradores fazerem o devido registro dos seus horários de entrada, saída e dos eventuais intervalos. 

Contudo, cabe à empresa a responsabilidade de disponibilizar um ou mais sistemas de marcação de ponto: manual, mecânico ou eletrônico. 

O importante é que, além de seguir as regras, as seguintes informações sejam registradas:

• Entradas e saídas;
• As pausas e intervalos durante o dia;
• Tempo à disposição do empregador;
• Atrasos e faltas;
• Horas extras;
• Identificação do colaborador.

Também vale reforçar o quanto a sociedade em geral foi se adaptando à transformação digital. Foi por conta disso que algumas revisões na legislação trabalhista se fizeram necessárias. 

Uma dessas mudanças que mais trouxe impacto foi a Portaria 671.

Portaria 671: o que diz a lei sobre ponto eletrônico?

A Portaria 671 do Ministério do Trabalho foi publicada em 2021, atualizando e substituindo as antigas portarias 1510 e 373, e regulamenta o uso do ponto eletrônico nas empresas. Além disso, determina todas as normas que deveriam ser seguidas pelas empresas desenvolvedoras desses sistemas.

Segundo a Portaria, os sistemas alternativos de registro de ponto são permitidos, possibilitando que o trabalho remoto aconteça de forma mais organizada e estruturada. 

Entretanto, as empresas precisam estar alinhadas com uma convenção ou acordo coletivo de trabalho, que permita a adoção dos sistemas alternativos, em caso de uso do REP-A. Confira maiores informações em nosso vídeo completo sobre a Portaria 671:

Se a sua empresa ainda não faz a gestão de ponto, cuidado! Você pode estar correndo sérios riscos trabalhistas. 

Aliás, se um fiscal da Secretaria do Trabalho visitar a empresa, pode receber um TAC, processos, ações trabalhistas ou multas! Afinal, é sempre bom lembrar: qualquer empresa com 20 colaboradores ou mais precisa realizar o controle de jornadas de trabalho.

Entenda o REP-P!

O modelo REP-P é uma categoria de registradores de ponto, que foi elaborada para estar em alinhamento com a Portaria 671. Trata-se de um software em nuvem (ou em servidor dedicado) para garantir conformidade, segurança e assertividade ao registro da jornada de trabalho.

Além disso, o REP-P foi pensado para se adaptar às práticas modernas de jornada, como o trabalho remoto. Assim, o sistema é quem se adapta às características de cada empresa, e não o inverso. 

Mas vale destacar que a Portaria 671 possui alguns requisitos técnicos e funcionais para garantir que um sistema desses atenda à legislação por completo, como:

• Obrigatoriedade de certificação pelo Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI);
• Possibilidade de emissão dos arquivos AFD e AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada);
• Os registros de jornada devem ser comprovados por documentos assinados digitalmente.

Resumidamente, a Portaria 671 introduziu mudanças significativas no controle de ponto eletrônico e, por essa razão, a categoria REP-P foi criada para estabelecer padrões e diretrizes claras para os sistemas de registro de ponto — sejam eles eletrônicos, manuais ou mecânicos.

Inclusive, é bom lembrar que existem diferentes tipos de registradores de ponto (REP-P, REP-A, REP-C), cada um com o seu grupo de regras específicas, documentos e informações a serem emitidos.

Múltiplas formas de registro de ponto eletrônico

Existem múltiplas formas de registro de ponto, sendo que a tecnologia proporcionou o surgimento de novas modalidades bem interessantes. Desse modo, é possível que a área de Recursos Humanos encontre opções para tornar o setor mais dinâmico e evitar a perda de tempo com retrabalhos.

As principais formas são as batidas por meio do ponto eletrônico, seja pelo navegador, biometria ou pelo celular. Todas elas são autorizadas pela legislação trabalhista, basta apenas escolher um fornecedor que cumpra o que determina a lei. 

Vale lembrar, ainda, que é possível que funcionem em conjunto. Essa alternativa é especialmente interessante para empresas que trabalham com modelos híbridos.

Hoje, por exemplo, os colaboradores não precisam mais ficar em uma fila esperando a sua vez para que possam registrar a presença. Afinal, os modelos são muito mais rápidos e permitem mais autonomia para os profissionais no momento das marcações.

Ponto eletrônico no navegador

O ponto eletrônico no navegador consiste em uma forma de realizar o controle de jornadas de trabalho, geralmente, por meio de um computador. Nesse caso, não é necessário fazer o download de nenhum aplicativo, basta abrir o navegador, fazer o login no sistema e realizar a sua marcação.

É uma possibilidade capaz de tornar a gestão de ponto mais veloz e eficaz. Você sabe como é normal que colaboradores formem filas em torno de um relógio de ponto físico, ainda mais em grandes empresas. Então, ao adotar o ponto por navegador essa situação inconveniente é superada.

Está de acordo com as normas da categoria REP-P da Portaria 671, sendo uma modalidade interessante para quem atua em home office. 

Enfim, é uma solução que traz mais agilidade, confiabilidade, segurança e acesso a dados em tempo real. 

A Batida Online é uma das opções de registro que a Ahgora entrega ao mercado, certificado pela ABNT e com liberação via login, senha e IP. Nosso modelo é intuitivo e permite marcações de ponto em poucos segundos. Basta que os profissionais da área de RH orientem os colaboradores sobre como devem agir.

Ponto eletrônico digital biométrico

O ponto eletrônico digital biométrico utiliza a identificação biométrica para registrar a jornada de trabalho dos funcionários de forma precisa e segura.

Essa tecnologia captura características físicas únicas do indivíduo, como impressões digitais ou reconhecimento facial, para confirmar a identidade de cada colaborador ao iniciar e finalizar seu expediente.

O processo é simples: o funcionário faz a autenticação a partir do uso de sua biometria cadastrada no sistema de ponto eletrônico. Uma vez confirmada a identidade, o registro é feito automaticamente.

Dessa forma, o ponto eletrônico biométrico elimina a possibilidade de fraudes ou registros incorretos, garante registros precisos das horas trabalhadas e aumenta a confiabilidade dos dados para a gestão de recursos humanos.

Aplicativo de ponto eletrônico no celular

Já é possível fazer marcações de jornada por meio de smartphones, sabia? O ponto eletrônico no celular é uma forma simples de garantir os registros, em apenas alguns toques na tela do seu dispositivo móvel.

Isso permite que as informações sejam registradas com facilidade e fiquem armazenadas em um local seguro, que é, normalmente, um ambiente em nuvem. Aliás, ele também está de acordo com o REP-P da Portaria 671, e essa é a melhor alternativa para as empresas que possuem colaboradores externos.

Afinal de contas, até pouco tempo atrás, eles precisavam fazer as anotações na folha ponto. E já vimos que isso gera um risco maior de retrabalho e inconsistência para as anotações feitas.

Nesse contexto, a gente te convida a conhecer o Multi. Ele é um sistema desenvolvido pela Ahgora, que permite batidas de ponto por celular através do reconhecimento facial, trabalhando com dois sistemas de geolocalização: GPS e GLONASS. 

Desse modo, ele mostra com precisão o local em que o trabalhador fez o seu registro de jornada. Assim, os gestores podem confiar mais nas informações registradas e identificar se o colaborador está mesmo trabalhando.

Como fazer tratativas de ponto eletrônico?

Para implementar esse tipo de solução, a sua equipe deve adotar uma abordagem proativa e acompanhar prontamente as exceções ao lidar com o ponto eletrônico. Tudo isso, para garantir uma gestão eficiente do tempo e da jornada de trabalho dos colaboradores. 

Aqui estão algumas práticas essenciais para estabelecer tratativas efetivas:

• Defina diretrizes claras sobre o uso do ponto eletrônico, incluindo horários de entrada e saída, pausas, horas extras e procedimentos em caso de ausências;
• Instrua os funcionários sobre como usar o sistema corretamente e a quem recorrer em caso de dúvidas ou problemas;
• Opte por um sistema que atenda às necessidades da empresa e seja fácil de usar para os funcionários;
• Avalie periodicamente o desempenho do sistema de ponto eletrônico para garantir que ele esteja funcionando conforme o esperado. Isso inclui verificar a precisão dos registros e a satisfação dos funcionários com o sistema;
• Dê atenção extra a situações excepcionais, como ajustes nos registros de jornada devido a falhas técnicas ou mudanças nas condições de trabalho. Agir rapidamente ajuda a manter a confiança dos funcionários no sistema.

Também é fundamental garantir a conformidade com as leis trabalhistas. Por isso, certifique-se de que o sistema de ponto eletrônico esteja alinhado com a legislação vigente.

Tecnologia na gestão de ponto eletrônico

A gestão de ponto eletrônico normalmente é realizada com o auxílio de aplicativos, que servem para substituir as planilhas e anotações manuais. Dessa forma, basta que o colaborador faça seus registros e os dados são cadastrados automaticamente, ficando salvos na nuvem e disponíveis para conferência em tempo real. 

Você pode imaginar o quanto isso facilita o trabalho dos profissionais de Recursos Humanos, não é mesmo?

Com o uso da tecnologia, é possível garantir mais segurança para as informações. Além disso, os gestores passam a ter dados na palma da mão, bastando alguns cliques para que possam conferir as informações.

Essa facilidade é mais que um diferencial: é essencial para grandes empresas, por exemplo as que possuem unidades em mais de uma cidade. 

Afinal, esse cenário, sem as ferramentas certas, traz complexidades na centralização das informações, o que leva tempo e pode prejudicar a tomada de decisões. 

Ao usar tecnologias adequadas a esse contexto, fica bem mais fácil identificar colaboradores que estão fazendo horas extras indevidas. Ou então aqueles que estão chegando atrasados e comprometendo a produtividade do negócio. 

Tecnologia IoT para controle de jornadas

A Internet das Coisas, ou tecnologia IoT, veio para facilitar a gestão de pessoas. Assim, a integração em tempo real entre hardware e software permite que os colaboradores, líderes e gestores de Recursos Humanos tenham respostas mais rápidas para as questões que envolvem o trabalho. 

Esse é um conceito que existe há tempos, mas que começou a ganhar mais força ao longo da década de 2020. Hoje em dia, já existem diversos aparelhos capazes de se conectar à internet, algo que também pode ser adotado no RH.

As vantagens se tornam aparentes conforme a área de RH deixa de ser, simplesmente, o intermediário entre gestores e colaboradores. 

Com a informatização dos processos, o sistema organizacional acumula dados sobre a gestão de pessoas e gera relatórios completos sobre a jornada de trabalho.

Aliás, vale destacar que todos os registradores de ponto oferecidos pela Ahgora utilizam a tecnologia IoT para enviar informações em tempo real ao nosso software de gestão de ponto, o Pontoweb. 

Dessa forma, entregamos os dados sobre a jornada de trabalho dos colaboradores em relatórios estratégicos, que facilitam o acompanhamento no dia a dia do setor.

Armazenamento em nuvem

O uso de sistema em nuvem tem sido cada vez mais corriqueiro na vida e no trabalho. Eles armazenam informações em servidores oferecidos por empresas que lidam com essa tecnologia. 

Com isso, são capazes de entregar grandes vantagens em comparação com softwares instalados nas máquinas físicas. Por exemplo:

• Permitem uma infraestrutura mais enxuta;
• Aumentam a flexibilidade dos investimentos;
• Favorecem a sua gestão de qualquer lugar e a qualquer hora. 

Em termos de tecnologia, a nuvem equipara pequenas e grandes empresas. Afinal, permite o uso da mesma infraestrutura de soluções, o que pode deixar sua empresa mais competitiva, independentemente do porte. 

Além disso, garante segurança jurídica ao permitir o controle de documentos e dados trabalhistas em um ambiente protegido.

Inclusive, já existem sistemas de ponto eletrônico em nuvem, onde é possível acessar as informações de qualquer lugar, basta fazer o login. Isso permite automatizar processos de Recursos Humanos, que é uma demanda frequente de empresas e profissionais da área.

E, como se não bastasse, a gestão em nuvem também é uma forma de incentivar a transparência entre RH, gestores e colaboradores.

Informações em tempo real de qualquer lugar

A tecnologia contribui para que a gestão de pessoas deixe de ser uma responsabilidade exclusiva do RH. 

Gestores com acesso a informações em tempo real conseguem tomar decisões no momento em que as situações acontecem.

Os dados laborais passam a fazer parte do dia a dia dos líderes, trazendo mais autonomia e agilidade, o que permite fazer escolhas assertivas e se antecipar diante de possíveis crises, além de conciliar o perfil dos colaboradores, as políticas e as estratégias da empresa.

Em contrapartida, os colaboradores acabam recorrendo menos ao RH para tirar dúvidas e passam a fazer o uso de portais virtuais, como o MyAhgora. As ferramentas passam a dar mais transparência na relação com todos os níveis. O colaborador pode:

• Conferir o saldo de horas e checar informações de batida;
• Consultar o comprovante de pagamento;
• Acessar  o informe de rendimentos;
• Anexar atestados e documentos; 
• Solicitar ajustes no ponto, como incluir batidas ou solicitar abono.

Assim, a área de Recursos Humanos se torna mais produtiva, as rotinas operacionais, relatórios legais e integração com outros sistemas deixam de ser grandes preocupações. 

Aliás, o maior desafio atual é o uso das informações coletadas. O RH do futuro, portanto, precisa ser propositivo e acompanhar a implementação de ações de alto impacto na empresa, tornando-se uma área cada vez mais estratégica!

Aproveite e faça agora o Raio X do RH Digital para descobrir se a tecnologia entrou mesmo no cotidiano da sua empresa.

Descentralização do RH por meio da tecnologia

Todos os dias, os profissionais de Recursos Humanos são responsáveis por uma série de atividades, que lotam suas rotinas. Por isso, a descentralização do RH é uma maneira de reduzir a carga intensa da área e, ao mesmo tempo, tornar os líderes de setores mais participativos. 

Quando as lideranças passam a contar com informações precisas em mãos, toda a interface entre eles e o RH passa a ser mais eficiente. Afinal, esses gestores ganham autonomia e passam a tomar decisões rápidas, o que também é bom para os colaboradores.

Pensando nesse cenário, a Ahgora desenvolveu o aplicativo Leader, que concentra diversas informações sobre a jornada dos colaboradores aos líderes dos setores. 

Nele, é possível verificar o banco de horas, aprovar pedidos de férias, abonos ou justificativas de faltas, por exemplo. Tudo isso sem depender do RH.

Enquanto isso, os profissionais de RH conseguem trabalhar muito mais estrategicamente!

Relatórios preditivos para um RH estratégico

Fornecedores que disponibilizam o ponto eletrônico devem ser capazes de fornecer relatórios ideais para um RH estratégico, integrando as políticas do setor com os dados e os objetivos gerais do negócio.

Então, com os relatórios proporcionados pelo tratamento de ponto, é possível entender o que precisa ser feito para alcançar bons resultados na gestão de pessoas. 

A diferença das análises de dados preditivas é que elas permitem, como o próprio nome indica, prever comportamentos e identificar padrões nos dados. Com isso, gestores e profissionais de RH conseguem agir proativamente e preventivamente, evitando situações negativas antes que aconteçam.

7 benefícios do registro de ponto eletrônico

Existem diversos benefícios de adotar o ponto eletrônico em seu negócio. Ele é capaz, por exemplo, de auxiliar na melhoria da produtividade, contribuir com a maturidade digital e garantir mais transparência nas relações de trabalho.

Confira, abaixo, os principais benefícios alcançados uma vez que o sistema é implementado e, a seguir, veja as explicações de cada um deles:

1. Produtividade
2. Maturidade digital
3. Eficiência operacional
4. Transparência nas relações de trabalho
5. Redução de custos invisíveis
6. Autosserviço
7. Integração com outras ferramentas de RH

1. Produtividade

Gestores e profissionais de RH devem ter o olhar atento para a produtividade dos colaboradores. De fato, alguns pensam que apenas o registro da jornada de trabalho já é o suficiente para garantir um bom desempenho de cada funcionário. Entretanto, existem outros itens que precisam ser levados em consideração.

É essencial que os gestores consigam avaliar qual é o tempo empenhado em cada função. Desse modo, podem descobrir se a atividade está fluindo bem ou precisa de ajustes.

O ponto eletrônico entra neste cenário garantindo o tratamento de informações e o fornecimento de relatórios em tempo real. A partir disso, os gestores conseguem avaliar com clareza se a produtividade está boa ou não. 

Veja como um sistema de gestão de pessoas possibilita agilidade nas ações e proatividade:

• Se o custo com horas extras está excessivo, é possível planejar a reduções; 
• Caso alguma área apresente altos níveis de absenteísmo, as causas podem ser apuradas mais rapidamente; 
• Se determinado dia da semana bate recorde de faltas e atrasos, medidas corretivas e preventivas devem entrar em ação.

Com um sistema seguro, tudo isso pode ser percebido de uma maneira mais clara.

2. Maturidade digital

A maturidade digital consiste em resolver problemas de maneira rápida, encontrando soluções por meio de tecnologias que permitam encontrar boas respostas. Também representa a automação de rotinas, transformando atividades que antes eram feitas à mão em digitais.

O mundo mudou muito nos últimos anos e as empresas já percebem como as transformações impactam seus processos. 

Por isso, devem buscar novas ferramentas capazes de tornar a gestão mais assertiva e dinâmica. Afinal, quando ficam “paradas no tempo”, abrem brechas para perderem talentos para a concorrência.

A maturidade digital é um conceito percebido em empresas que adotaram tecnologias de ponta e possuem equipes preparadas para fazer o uso destes sistemas. Entretanto, a cultura organizacional também precisa passar por ajustes. Não dá para adicionar novos processos, técnicas e ferramentas e manter o comportamento exatamente como antes, certo?

Atingir este nível passa a ser mais fácil quando existe uma gestão de ponto eficaz. Hoje em dia existem sistemas que garantem batidas precisas, transformando os dados marcados em relatórios completos.

3. Eficiência operacional

Empresas que estão em busca da eficiência operacional precisam olhar para todos os processos que fazem parte do negócio. Para isso, é preciso buscar ferramentas inteligentes, capazes de tornar os processos menos burocráticos e mais ágeis.

A redução de custos e o aumento da produção estão diretamente ligados ao uso de sistemas para o registro de ponto eletrônico. Afinal, com exatidão nos registros de ponto, a empresa consegue:

• Padronizar processos;
• Evitar erros nos registros;
• Reduzir o retrabalho;
• Garantir o acesso de todos os envolvidos às informações sobre a jornada de trabalho;
• Identificar e solucionar problemas antes que se repitam ou se tornem uma questão mais grave.

O negócio que tem o objetivo de atingir esse patamar de eficiência precisa enxugar ao máximo os desperdícios na cadeia produtiva. Neste momento, a área de Recursos Humanos precisa ter um papel participativo, além de analisar o que está dando certo e o que precisa de ajustes.

4. Transparência nas relações de trabalho

A transparência nas relações de trabalho possui como característica principal uma boa comunicação entre os membros de determinada equipe. Quando as informações são tratadas de uma maneira livre, colaboradores,  gestores e o negócio como um todo saem ganhando.

É algo que precisa fazer parte da cultura das empresas e que deve ser iniciado pela gestão de pessoas, onde o uso de ferramentas digitais é capaz de ajudar com isso.

O ponto eletrônico é interessante neste cenário, ainda mais quando os dados são tratados de forma estratégica. 

Com o Pontoweb, por exemplo, existe um ambiente virtual personalizado, onde o colaborador acompanha seu espelho de ponto e holerite. Se houver necessidade de ajuste, pode justificar faltas e atrasos, além de publicar documentos e atestados.

Essa é uma maneira de aumentar a transparência entre os profissionais da empresa e a área de RH. Além disso, os processos trabalhistas diminuem e o engajamento aumenta.

5. Redução de custos invisíveis

Existem diversos custos invisíveis que podem fazer parte de uma organização, sem que os gestores percebam. Resumidamente, são valores que passam despercebidos em balanços e precisam de análises minuciosas para serem encontrados. 

O registro de ponto dos colaboradores, por exemplo, é capaz de evitar alguns destes gastos.

A falta de registro de ponto pode fazer a empresa perder dinheiro com as férias dos colaboradores. Conforme o artigo 130 da CLT, após 12 meses de trabalho, o profissional tem direito a 30 dias de férias, que podem ser corridos ou não. 

Mas isso é válido somente para quem faltou menos de cinco vezes ao longo do período aquisitivo.

Leia também: Gestão de férias: tudo que o RH precisa saber

Os profissionais que tenham faltado seis vezes ou mais ao longo de um ano possuem direito a apenas 24 dias de férias. Aqueles que tiverem entre 15 e 23 faltas podem ter, no máximo, 18 dias de descanso. 

Então, pode ser que exista na empresa algum profissional nestas condições, mas, sem a batida de ponto, o RH não saberá desta questão.

Ou seja: a organização paga um profissional que recebe sem trabalhar todos os dias previstos. A lei permite os descontos das férias, desde que seja possível comprovar as faltas. 

Veja outro exemplo: os custos invisíveis podem ser percebidos na realização de horas extras indevidas. Muitas vezes o colaborador fica além do horário e os gestores só percebem ao fechar a folha de pagamentos ao fim do mês. 

Com o uso do ponto eletrônico, essa situação é percebida antecipadamente e pode ser contornada antes que haja necessidade de pagar pelas horas adicionais.

6. Autosserviço

O autosserviço em RH é uma abordagem que permite aos colaboradores o acesso e gerenciamento de suas próprias informações relacionadas a recursos humanos, como:

• Horários de trabalho;
• Folgas;
• Horas extras.

Dessa maneira, cria-se a descentralização das tarefas e reduz-se a dependência dos funcionários em relação aos colaboradores de RH para esclarecer questões rotineiras.

Por exemplo: com um sistema de ponto eletrônico que oferece autosserviço, os colaboradores podem consultar seus registros de jornada de trabalho a qualquer momento, solicitar ajustes em casos de erro e acompanhar suas horas trabalhadas. 

Isso reduz o trabalho manual e permite que os funcionários tenham mais autonomia na gestão de suas respectivas jornadas.

7. Integração com outras ferramentas de RH

A integração ajuda a otimizar processos e garantir uma gestão eficiente. Isso porque, quando o sistema é compatível com outras ferramentas, como folha de pagamento, gestão de benefícios e controle de férias, a troca de dados ocorre precisa e automaticamente.

Por exemplo: você pode integrar o ponto eletrônico com o sistema de folha de pagamento. Assim, as informações sobre horas trabalhadas, horas extras e faltas podem ser transferidas diretamente para o cálculo salarial, evitando erros manuais e economizando tempo. 

Além disso, a integração com sistemas de gestão de benefícios pode ajudar a automatizar a concessão de benefícios com base nas jornadas trabalhadas.

Como escolher o melhor ponto eletrônico?

Agora que você já sabe tudo o que envolve ponto eletrônico, desde a tecnologia embarcada até a legislação vigente, vamos aprender como escolher um sistema de ponto para empresas?

Pesquisar é essencial para acertar na seleção, porque existem muitas marcas fabricantes. Em primeiro lugar, é necessário procurar por uma solução que respeite a Portaria 671 do MTE. Além disso, o aparelho precisa seguir as normas do INMETRO, evitando que a sua empresa seja penalizada.

Em seguida, avalie a tecnologia presente no dispositivo. 

O que é oferecido? 

Somente o relógio ponto ou algum software que faz o tratamento das marcações e entrega relatórios prontos? 

Lembre-se: esse é um investimento que fará total diferença no desempenho do seu negócio no curto, médio e longo prazo!

Quanto custa um sistema de ponto?

O custo de um sistema de ponto eletrônico varia de acordo com as necessidades específicas da empresa e, também, do orçamento disponível para a sua implementação. 

Fatores como: 

• Tamanho da empresa;
• Número de funcionários;
• Funcionalidades desejadas; e
• Complexidade das integrações com outros sistemas de RH podem influenciar o preço final.

Mas você pode moldar a sua solução ideal com sistemas pensados para as suas necessidades, especificamente. Como o Pontoweb da Ahgora, que é uma solução modular.

Isso significa que o ponto eletrônico pode ser adaptado para incluir mais ou menos funcionalidades, conforme as demandas da sua empresa.

Quer entender isso na prática? Fale com um de nossos consultores para que eles entendam o perfil da sua marca e garantam uma proposta customizada, incluindo os módulos e funcionalidades que trarão mais benefícios para a sua gestão de ponto.

Como implementar o ponto eletrônico

Para encontrar a solução ideal e alinhada ao seu negócio, é importante seguir algumas etapas para alcançar o resultado desejado, com o menor risco possível de imprevistos. 

Confira, abaixo, os 6 passos fundamentais para alcançar sucesso na sua implementação:

1. Avalie as necessidades específicas da empresa em relação ao controle de jornada de trabalho. Considere fatores como o número de funcionários, a estrutura organizacional e os processos atuais de gestão de ponto;
2. Selecione um sistema que atenda às necessidades identificadas na avaliação;
3. Configure o seu ponto eletrônico de acordo com as práticas de trabalho da empresa. Personalize o sistema para incluir horários de trabalho, regras de horas extras, pausas e outras informações relevantes;
4. Treine os funcionários para a utilização correta do novo sistema. Ensine-os a registrar suas entradas e saídas, verificar seus registros de jornada e solicitar ajustes, se necessário;
5. Acompanhe de perto o uso do sistema durante as primeiras semanas para identificar possíveis problemas ou dificuldades enfrentadas pelos funcionários. Corrija qualquer falha e faça os ajustes necessários para garantir uma operação eficiente;
6. Avalie a eficácia do sistema de ponto eletrônico periodicamente e colete feedback dos funcionários, para aprimorar o sistema e garantir que ele continue atendendo às demandas da empresa.

História de sucesso: Maxtec

A Maxtec Serviços gerenciava suas tratativas de ponto manualmente por meio de folhas-ponto para seus mais de 1.800 colaboradores. 

Consegue imaginar o trabalho e o risco associado a esse tipo de atividade?

Com a implementação do software Pontoweb, a empresa automatizou suas rotinas de RH, agilizou o fechamento da folha de pagamento e tornou todo o processo mais confiável e transparente.

Veja o vídeo completo do case da Maxtec!

História de sucesso: Soliduz

A Soliduz Soluções Financeiras, localizada em Joinville (SC), enfrentava desafios relacionados à descentralização do controle de ponto com o crescimento rápido da empresa e a adoção do home office. 

Com a implementação do Pontoweb, a marca obteve uma solução eficaz para esse desafio, descentralizando o controle de ponto e, consequentemente, trouxe mais autonomia para os seus colaboradores.

Além disso, a empresa conseguiu visualizar quem estava executando a jornada de trabalho em tempo real, e também reduziu o tempo de fechamento de folha de três dias para meio período.

Essas mudanças melhoraram a eficiência da gestão de RH e proporcionaram mais clareza e autonomia para os colaboradores.

Veja o case completo da Soliduz!

Principais desafios na gestão do ponto eletrônico

Antes de colher os benefícios, certifique-se de que todo o seu planejamento também levou em consideração os desafios em gerir um projeto de ponto eletrônico. Saiba quais são a seguir:

• Resistência dos funcionários, seja por hábito ou preocupações com privacidade;
• Falhas técnicas podem surgir, como falhas na leitura de biometria ou problemas de conectividade, impactando a precisão e o armazenamento dos registros;
• Compliance legal. Daí, o cuidado em garantir que o sistema de ponto eletrônico esteja em conformidade com as leis trabalhistas vigentes. E isso pode ser desafiador, dependendo do fornecedor escolhido;
• O investimento em sistemas de ponto eletrônico pode ser significativo, especialmente quando se busca funcionalidades avançadas e integrações com outros sistemas;
• Gerenciamento de exceções, como ajustes de jornada e mudanças de horário, requer atenção e flexibilidade do gestor de RH e das lideranças;
• Segurança dos dados é crucial, e você precisa garantir que os sistemas de ponto estejam protegidos contra ameaças.

Segurança e privacidade nos sistemas de ponto eletrônico

Os sistemas de ponto eletrônico devem garantir a segurança e a privacidade das informações dos funcionários, mantendo a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no RH em toda a empresa.

Além disso, o sistema deve implementar medidas de segurança, como criptografia, para proteger as informações de acesso não autorizado ou vazamentos de dados, e oferecer um controle de acesso restrito a pessoas autorizadas, somente, e com capacidade para identificar possíveis violações.

Outro ponto importante tem a ver com a confirmação de que o sistema escolhido seja atualizado constantemente com as últimas correções de segurança. Afinal, trata-se da proteção dos dados dos seus colaboradores.

Em busca dos melhores sistemas de ponto eletrônico? Conheça o Pontoweb!

Quer uma ajudinha para encontrar o sistema de ponto eletrônico capaz de transformar a sua gestão de RH? O Pontoweb é uma plataforma inteligente para lidar eficientemente com a jornada de trabalho na sua empresa.

Com sua implementação, o RH pode reduzir em até 60% o tempo gasto com tratativas de ponto, acelerar o fechamento da folha de pagamento em até 90% e economizar 30% com horas extras.

Além disso, a tecnologia do Pontoweb é segura e confiável, com dados armazenados em um servidor na nuvem, acessível apenas por quem possui credenciais autorizadas. E funcionalidades como geolocalização por GPS, Cell ID, Network ID e o leitor biométrico 3D, que ajudam a evitar fraudes.

Outra vantagem do Pontoweb é a entrega de dados em tempo real, que facilita a tomada de decisões rápidas, e também evita gastos excessivos com horas extras.

Nossa solução é completíssima para otimizar a rotina do RH, trazer mais eficiência, segurança e transparência ao controle de ponto eletrônico. 

Com suas funcionalidades avançadas, a plataforma se adapta às necessidades de cada empresa, ajudando os gestores a obterem melhores resultados em suas operações.

Aprenda, aqui, como o Pontoweb pode transformar a sua empresa!

A Ahgora na vanguarda do ponto eletrônico!

A Ahgora se destaca como líder no mercado de ponto eletrônico e combina inovação com segurança em suas tecnologias. Como exemplo, vimos como o Pontoweb pode ajudar a qualificar ainda mais a sua gestão de ponto eletrônico!

Mas vamos além e também desenvolvemos tecnologias avançadas que facilitam o controle de jornada, tratativas de ponto e gestão de pessoas para organizações de todos os portes.

Assim, com o nosso suporte, sua empresa pode otimizar processos, reduzir custos e melhorar a eficiência operacional. 

E se você está em busca de soluções inovadoras e seguras para a gestão do ponto eletrônico, entre em contato com os nossos consultores para saber mais sobre as opções disponíveis e como elas podem beneficiar a sua organização!

Perguntas frequentes