Ter uma solução vertical de ponto eletrônico – que contemple o registro, tratamento de ponto e cálculos automáticos para fechamento de folha – é fundamental para uma empresa que precisa otimizar a gestão de pessoas. Aliás, é algo possível com o controle de acessos. E O Boticário percebeu isso.
Ativa desde 1981, a matriz da empresa – localizada em Salvador (BA) – conta hoje com aproximadamente 1200 colaboradores, sendo 800 alocados em 110 lojas.
Como a Perfumaria e Cosméticos LTDA é uma empresa que participa de um modelo de franquias – o qual permite utilizar, comercializar e prestar serviços em nome de outra organização -, há uma necessidade significativa de sustentar altos padrões.
São condições que garantem o crescimento e abertura de novas lojas em pleno momento de crise, focando sobretudo em um atendimento de alta qualidade. E para que tudo isso ocorra, é necessário que a empresa aposte em automatização de processos para focar em seu núcleo de negócios.
Aproveite e veja como a maior franqueada de O Boticário conseguiu tornar os procedimentos mais seguros, rápidos e confiáveis adotando as soluções Ahgora:
Antes do Ponto Eletrônico
Contratempos se tornam frequentes quando não há a utilização de soluções e plataformas flexíveis, e novas demandas podem ocorrer a partir da publicação de novas legislações. A partir da antiga Portaria 1510 e atual Portaria 671, dentre outras modificações, surgiu a obrigatoriedade do controle de ponto em todos os estabelecimentos comerciais com mais de 20 colaboradores.
A franquia de O Boticário adotava na época o uso de papeletas segundo os moldes do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). Em decorrência dessa situação, houve uma série de desafios resultantes a serem vencidos pela empresa. A necessidade de tratamento de ponto de 36 mil batidas todos os meses foi uma delas.
A demanda se tornou tão grande e complexa, que foram necessários dois funcionários alocados em escritórios diferentes para realizar o tratamento das informações. Há que se considerar que as pessoas responsáveis ficavam exclusivamente encarregadas dessa demanda, impedindo a realização de outras tarefas.
Partindo desses desafios, constatou-se que a franquia precisava se adaptar às necessidades da portaria 671 do Ministério do Trabalho e Emprego. Foi um percurso longo, no qual algumas soluções foram testadas sem a devida adequação às necessidades.
Uma primeira solução adotada teve o objetivo de atender as lojas com mais de dez funcionários. O sistema era bastante complexo na tratativa dos pontos, pois não era funcional em rede. De acordo com Antônio Marques, coordenador de tecnologia do grupo, esse sistema “funcionava muito bem em um único relógio”. Porém, havia uma série de dificuldades técnicas em relação ao abastecimento e extração dos dados dos REPs (Registro Eletrônico de Ponto).
Já a segunda tecnologia adotada foi um software de ERP (Planejamento dos Recursos da Empresa), que, de acordo com Antônio Marques, era uma “solução mais profissional”. Mas, mesmo com as amplas funcionalidades do sistema, a forma de abastecimento do mesmo com as informações extraídas dos REPs sobrecarregava o RH.
Assim, tendo a necessidade de que todas as informações extraídas do relógio fossem digitadas, uma a uma, na totalidade de 36 mil batidas mensais. Além disso, a solução era cara e existiam dificuldades adicionais com relação ao tratamento de ponto de períodos fechados.
A implantação do controle de acessos
Com o problema do excesso de batidas de ponto e os demais desafios relatados, a equipe de RH da empresa solicitou apoio à coordenação de TI (Tecnologia da Informação) para analisar as soluções de batida de ponto do mercado e selecionar a que melhor se adequasse às necessidades da franquia.
Partindo disso, Antônio Marques pesquisou na internet por alguma possibilidade técnica que fosse adequada. Após análise, as considerações foram levadas ao RH, que percebeu que a nova possibilidade se encaixava com as necessidades da empresa. Onde o controle de acessos era fundamental
Para o início da implementação dos processos, a franquia do Boticário decidiu realizar um procedimento “piloto” com uma primeira loja. Em decorrência do sucesso com a primeira experiência, decidiram contratar duas soluções Ahgora: o Pontoweb e a Batida Online.
A primeira solução, de acordo com Antônio Marques, foi utilizada com a finalidade de facilitar a tratativa do ponto, permitindo a centralização dos dados por meio da computação em nuvem (Cloud Computing). Essa possibilidade viabilizou o controle de acessos de todas as informações e gestão das mesmas em qualquer lugar.
A segunda é uma versão do PontoWEB, mas que descarta o uso de equipamentos. O que chamou a atenção para esta foi o fato de haver a garantia da confiabilidade do registro dos dados em qualquer lugar por meio do Leitor Biométrico. Além disso, graças ao sistema de geolocalização – que realiza o registro do local com exatidão – tornou-se totalmente possível a realização da batida de ponto dos profissionais que trabalham na área de manutenção, já que grande parte das operações realizadas por esses colaboradores é feita fora do escritório.
Resultados em O Boticário
Os resultados representaram ganhos em vários aspectos. Primeiramente, houve aumento da segurança jurídica. Não há possibilidade agora, com a utilização do recurso biométrico, de que o colaborador conteste a quantidade de horas extras que realizou. Além disso, o mesmo pode ter acesso instantâneo às informações caso tenha alguma dúvida, já que estão hospedadas em nuvem.
Além do aspecto jurídico, houve aumento de disponibilidade dos envolvidos com o tratamento de ponto. De fato, as facilitações com o tratamento das informações de ponto foram tão significativas que permitiram uma redução de tempo em 50%. Se antes era necessário um mês inteiro para realizar exclusivamente as tratativas da cidade de Recife, agora também é possível que sejam realizadas as de Salvador no mesmo período por um único responsável no RH.
E os benefícios não ficaram retidos aos profissionais do RH. Houve a redução de custo de R$ 100,00 por mês em horas extras por funcionário, além de um controle muito maior no banco de horas dos colaboradores.
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