Modelo de folha de ponto para RH: automatize o preenchimento

Modelo de folha de ponto: tudo que você precisa saber sobre o preenchimento para evitar passivos trabalhistas. Continue a leitura e confira!

É lei: toda empresa com mais de 20 colaboradores precisa fazer o controle de ponto dos colaboradores e disponibilizar esses registros a todos os envolvidos. Para aquelas que possuem menos funcionários, ainda assim é de grande valor fazer essa gestão, e neste artigo você vai entender porquê.

Em última instância, as folhas de ponto devem ser preenchidas corretamente para que o empregador possa realizar o pagamento do salário de acordo com a hora trabalhada. É bem comum que o RH ou os profissionais responsáveis pela gestão de pessoas na empresa encontrem falta de marcações de ponto, rasuras, dados incompletos e, com isso, percam mais tempo para fechar a folha do mês.

A conferência dos registros de ponto – ou o preenchimento da folha de ponto -, portanto, pode ser algo desafiador para os responsáveis por essa gestão. Como consequência dos erros comumente cometidos, as empresas acabam precisando recorrer ao pagamento de horas extras com uma recorrência muito maior do que deveria ser o padrão.

Colaboradores que não registram corretamente os seus horários de entrada e saída, intervalos ou então que não são acompanhados para entender a necessidade de horas extras, contribuem para sobrecarregar o RH no final do mês. Os erros no preenchimento da folha de ponto podem causar:

• atraso no pagamento do salário do colaborador;
• retrabalho para os setores envolvidos;
• atraso no recolhimento de impostos;
• pagamento excessivo de horas extras;
• risco de multas;
• desperdício de tempo.

A pior parte? Esse desperdício de tempo (e dinheiro) impede o RH de adotar uma postura mais estratégica e atua somente de forma totalmente operacional. Digitar registros de ponto, verificar manualmente a entrada e saída de todos os colaboradores e se eles estão cumprindo seu horário de trabalho. Tudo isso onera e prejudica a performance do RH, e não precisa mais acontecer assim.

Para contornar isso, contar com um modelo de folha de ponto automatizado pode ser a solução que você precisa para acabar com os erros no preenchimento da folha de ponto e conseguir se dedicar às pessoas. Baixe agora o seu!

O que é um modelo de folha de ponto

Um modelo de folha de ponto é um documento no qual são registrados os horários de entrada e saída dos colaboradores de uma empresa para controle da jornada de trabalho. Assim, a folha de ponto é fundamental para que empregador e colaborador tenham em mãos as informações referentes ao horário de trabalho.

Em resumo, a folha de ponto atende à uma determinação prevista na CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas) sobre empresas com mais de 20 colaboradores. O uso de um sistema para este registro, no entanto, não deve se restringir somente a essas empresas: todas podem ser ter relações mais transparentes e seguras com seus colaboradores ao adotar este controle.

Para o trabalhador é bom, porque ele consegue ter uma garantia dos horários em que efetivamente trabalhou. Para a empresa também, pois pode acompanhar se as jornadas estão sendo cumpridas, se há altos índices de faltas ou atrasos e até mesmo como estão as horas extras para alertar os times e evitar esses custos.

Além disso, outros benefícios que se pode ter ao contar com um modelo de folha de ponto são:

1. Mais agilidade no fechamento do ponto;
2. Cálculos corretos para a folha de pagamento;
3. Facilidade na organização de informações para o eSocial;
4. Segurança jurídica e fiscal para a empresa.

Boas práticas no preenchimento do modelo de folha de ponto

Uma folha de ponto normalmente conta com a seguinte estrutura básica:

• um cabeçalho, onde empresa e colaborador devem preencher com o que é solicitado;
• as linhas com dias do mês para preenchimento dos horários da jornada;
• e o espaço para assinatura dos envolvidos (colaborador e RH).

Vale reforçar aqui que este é o caso da planilha de controle de ponto manual, mas que existem maneiras de controlar as entradas de saídas dos colaboradores de forma automatizada sem que seja preciso realizar este preenchimento.

Em todo caso, são boas práticas no preenchimento pelos colaboradores que devem ser orientadas pelo RH:

• registrar a cada entrada e saída o horário correspondente, para não esquecer;
• manter o registro atualizado diariamente;
• não manipular os horários, ou seja, não incluir um horário diferente do que foi realizado;
• não rasurar a folha de ponto de nenhuma maneira;
• não registrar os horários conforme ponto britânico (a seguir, falaremos mais sobre isso).

4 erros que o RH evita com um modelo de folha de ponto

Conforme mencionado anteriormente, um modelo de folha de ponto automatizado pode ser muito útil para otimizar o tempo do RH e facilitar a vida de todos na empresa quanto ao registro de ponto e cumprimento à lei. Além disso, podem ajudar o RH a evitar 4 erros principais que mais são cometidos quando este é o assunto. Veja quais são eles:

1. Mais horas operacionais do que estratégicas

O preenchimento da folha de ponto (digitação e conferência de registros de ponto) é uma tarefa morosa que, se não realizado da forma correta, toma muito tempo do RH. Com um modelo de folha de ponto automatizado, por meio de sistema eletrônico de coleta de ponto em tempo real, todos saem ganhando. Desde o colaborador, passando pelo seu gestor, até o próprio RH.

2. Invalidade jurídica do ponto britânico

Ponto britânico é o estilo de preenchimento da folha de ponto com os horários exatos em que as pessoas deveriam trabalhar. Por exemplo, quando o colaborador ou o próprio RH preenchem “8h, 12h, 13h e 17h”, exatamente igual, todos os dias.

Em caso de o colaborador entrar na Justiça, no entanto, esses registros de ponto são invalidados e a empresa pode ser prejudicada. As jornadas excessivas entram como um dos principais motivos de processos trabalhistas, portanto contar com um registro mais fidedigno protege a empresa de passivos trabalhistas.

3. O ônus da prova favorece o colaborador

Em empresas com menos de 20 colaboradores, o empregador não tem obrigação de ter registro eletrônico de ponto. Entretanto, no caso de litígio, é a empresa que deve comprovar o (não) cumprimento da jornada de trabalho, não o (ex-)colaborador.

Este é um dos principais motivos pelos quais é importante, mesmo que a sua empresa não tenha este número mínimo de colaboradores, contar com um modelo de folha de ponto para o registro das jornadas. Isso é uma prevenção que poderá lhe ajudar no futuro.

4. Alto impacto da folha de pagamento no orçamento

É comum empresários mais preocupados com o que têm a perder do que com aquilo que podem ganhar. Converta tempo em custos pensando nos seguintes números:

• Despesas com hora-homem para conferência e tratativas de ponto;
• Custos com horas extras desnecessárias, que poderiam ser substituídas por banco de horas ou escalas de trabalho;
• Quanto essas horas representariam no caso de um eventual processo trabalhista.

Modelo de folha de ponto automatizado

Todas as empresas com mais de 20 colaboradores são obrigadas a fazer o registro de ponto. O modelo manual não oferece segurança para a empresa. Pode ser rasurado ou preenchido conforme o colaborador quiser. Gera mais trabalho, pois os dados são repassados para uma planilha ou sistema. Ou seja, é demorado, inconsistente e arriscado.

Atualmente, conforme mencionado, existem tecnologias de ponto eletrônico que capturam os registros de forma automatizada e enviam para o sistema de ponto. As informações são transmitidas na hora, assim o RH e o gestor sabem quem faltou ou não registrou seu ponto. Dessa forma, etapas do processo são eliminadas.

O colaborador pode inserir justificativas de atrasos, faltas e atestados médicos. Isso evita que o RH tenha que procurar o colaborador para se justificar sempre que faltar a marcação no sistema.

Horas extras, adicionais e outras informações também são sinalizadas diretamente pelo sistema. Ao RH cabe disponibilizar as informações do espelho de ponto para a conferência do colaborador, que também pode ser feito diretamente pelo sistema. A tecnologia conta com um controle a partir de um relógio próprio, adequado à legislação, e que registra os horários exatos, sem rasura e erros.

Esse modelo de gestão e controle de ponto auxilia na realização das tarefas do RH, conseguindo administrar as informações e verificar inconsistências com efetividade e agilidade. Dessa forma, garante mais segurança e evita retrabalho, além de reduzir os riscos de prejuízo para as empresas.

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