Home office: tudo que o RH precisa saber sobre o tema

Em um mundo que está constantemente evoluindo, o ambiente de trabalho não fica para trás. O home office é uma modalidade de trabalho que permite realizar as atividades a partir da sua própria casa, com mais autonomia, flexibilidade e qualidade de vida.

O conceito tradicional de deslocamento diário para o escritório vem sendo desafiado e formas alternativas têm se tornando até mesmo uma necessidade em um mundo conectado e globalizado. 

As empresas que adotam o trabalho remoto ganham em produtividade, motivação e retenção de talentos. Os colaboradores, por sua vez, têm mais liberdade, conforto e satisfação, podendo equilibrar melhor o trabalho e a vida pessoal.

Se você está se perguntando como fazer o home office funcionar com sua equipe, continue a leitura. Neste texto, traremos dicas, exemplos e recomendações para sua equipe aproveitar ao máximo essa forma de trabalhar remotamente.

Home office: a tendência que veio para ficar

O home office, nome popularizado dado ao trabalho realizado fora do ambiente convencional de escritório, permite que os profissionais executem suas atividades remotamente, seja em suas próprias residências (como a tradução literal do termo indica) ou em locais de escolha pessoal (anywhere office).

Mesmo após a flexibilização das restrições impostas pela pandemia, essa modalidade seguiu em ascensão. De acordo com dados da FGV, aproximadamente 33% das empresas adotaram o home office em 2022 — um salto significativo em comparação aos 7% que permitiam essa prática antes da pandemia.

Isso ocorre devido a:

• Avanços tecnológicos: ferramentas como ponto digital, plataforma de comunicação instantânea e sistema de gestão de tarefas permitiram a realização de atividades em equipe, mesmo a distância.
• Busca por equilíbrio: o home office oferece maior autonomia na gestão do tempo e flexibilidade, viabilizando conciliar responsabilidades pessoais e profissionais.
• Redução de custos: empresas podem economizar em despesas relacionadas à manutenção de escritórios físicos, como aluguel, energia e equipamentos.
• Satisfação e produtividade: a ausência de deslocamentos e interrupções constantes no ambiente de escritório possibilita maior concentração e foco nas tarefas, elevando os níveis de satisfação e produtividade.

Fica claro que o home office é muito mais do que uma tendência. É uma realidade do novo mercado de trabalho, onde a flexibilidade se torna cada vez mais relevante e as possibilidades são tão vastas quanto a extensão digital que nos cerca.

Por que utilizar o home office?

A escolha do modelo de trabalho certo pode ser a peça-chave para o sucesso de uma organização. Novas gerações já estão priorizando formas de trabalho mais flexíveis, dinâmicas e criativas, que se adequem ao seu estilo de vida e objetivos. 

Tradicionalmente, o modelo presencial sempre foi a norma, mas os horizontes do trabalho contemporâneo têm se expandido. Entre os principais modelos de trabalho existentes, podemos destacar:

• Trabalho presencial: o empregado realiza suas atividades na sede da empresa ou em um local determinado pelo empregador. Esse modelo exige maior controle de jornada, custos com infraestrutura e deslocamento, mas também permite maior interação e integração entre os colaboradores e o fortalecimento da cultura organizacional;
• Trabalho híbrido: combinação entre o presencial e o remoto, em que o empregado pode alternar entre os dois conforme a necessidade ou a conveniência. Esse modelo oferece maior flexibilidade, autonomia e equilíbrio entre a vida pessoal e profissional, mas também requer maior organização, comunicação e disciplina;
• Trabalho remoto: o empregado realiza suas atividades fora da sede da empresa, geralmente em sua própria residência ou em um local de sua escolha.

Cada modelo tem suas vantagens e desvantagens, mas o trabalho remoto se destaca por oferecer diversos benefícios. Vejamos alguns deles a seguir.

Vantagens 

O primeiro benefício do home office é a flexibilidade para os colaboradores. Segundo pesquisa da Gartner, a flexibilidade é uma das principais prioridades dos líderes de RH em 2024.

Nesse sentido, o trabalho remoto é uma maneira de oferecer flexibilidade aos colaboradores, permitindo que eles trabalhem em horários mais convenientes, em locais mais confortáveis e próximos de suas residências, e conciliem melhor a vida pessoal e profissional.

Outro aspecto importante do home office é a redução de custos para a empresa. É possível economizar em diversas despesas, por exemplo:

• Aluguel de escritórios;
• Energia elétrica;
• Água;
• Internet;
• Equipamentos;
• Manutenção;
• Entre outros.
  

Além disso, o trabalho remoto amplia o acesso a profissionais com habilidades específicas que, em muitos casos, não estão disponíveis localmente. Também oferece mais oportunidades a profissionais de regiões distantes das capitais e grandes centros e favorece intercâmbio sociocultural. 

Desvantagens 

Como nem tudo são flores, o home office também traz alguns desafios para as empresas. O primeiro deles é a comunicação. 

Quando a equipe trabalha em locais diferentes, a comunicação deve ser clara, frequente e eficiente. Isso evita ruídos, mal-entendidos e conflitos que prejudiquem a produtividade. Nesse sentido, para melhorar a comunicação, é recomendável:

• Usar as ferramentas adequadas, como e-mail, chat e videoconferência;
• Definir os canais, horários e as regras de comunicação, como quem deve ser informado, quando e como;
• Dar feedbacks constantes, reconhecendo os acertos e orientando as melhorias.

O engajamento é outro desafio. O trabalho remoto pode gerar um sentimento de isolamento, desmotivação e desvinculação dos colaboradores com a empresa. Isso pode afetar o seu desempenho e satisfação. Para aumentar o engajamento, é importante:

• Promover ações de integração, incentivo e celebração, como eventos online, premiações, aniversários, entre outros;
• Estimular a participação e a colaboração dos times, como pesquisas, sugestões, projetos em equipe etc;
• Criar uma cultura de reconhecimento, valorização e pertencimento, mostrando que cada colaborador é importante e faz parte da empresa.

O home office também dificulta o fortalecimento da cultura organizacional, especialmente se os colaboradores não estiverem fisicamente presentes no mesmo local. Para mudar esse cenário, é necessário:

• Investir em ações de endomarketing, como campanhas, newsletters, vídeos, etc., que divulguem a missão, a visão e os valores da empresa.
• Oferecer treinamento e desenvolvimento, como cursos, palestras e mentorias que capacitem os colaboradores e os alinhem com as estratégias da empresa.
• Alinhar as expectativas e os objetivos dos colaboradores com os da empresa, como metas, indicadores e prazos que orientem o trabalho e a avaliação dos resultados.

Por fim, o trabalho remoto requer uma gestão estratégica, focada em resultados e não em horas trabalhadas. Isso significa um monitoramento diferenciado, considerando principalmente as entregas. Para fazer uma gestão eficaz, é aconselhável:

• Definir metas, indicadores e prazos claros, que sejam específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais;
• Acompanhar o desempenho e a entrega dos colaboradores, usando as ferramentas de comunicação e as plataformas de gestão de projetos e tarefas;
• Avaliar os impactos e os resultados do trabalho remoto, usando os dados e as informações coletadas, e fazer os ajustes necessários.

Aspectos legais do trabalho remoto

Talvez um dos maiores desafios para equipes de RH seja compreender e gerenciar os aspectos legais que envolvem essa modalidade de trabalho. 

Por isso, é preciso estar atento às normas e aos direitos que regem o home office, evitando problemas e garantindo uma relação justa e segura entre empregadores e empregados.

O home office envolve uma série de regras que devem ser observadas e acordadas entre as partes. Veja alguns exemplos a seguir.

Regulamentações trabalhistas

O trabalho remoto está previsto na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), nos artigos 75-A a 75-E, que estabelecem as regras gerais para essa modalidade, tais como:

• A formalização do contrato de trabalho;
• A responsabilidade pela aquisição e manutenção dos equipamentos e infraestrutura necessários;
• A preservação da saúde e segurança do trabalhador;
• O respeito à jornada de trabalho e ao direito ao descanso;
• Entre outras. 

Além disso, o trabalho remoto também pode ser regulado por convenções e acordos coletivos de trabalho, que podem estipular condições específicas para determinadas categorias profissionais ou setores de atividade.

Acordos pontuais e políticas internas

Além das normas legais e coletivas, o trabalho remoto também pode ser objeto de acordos individuais entre o empregador e o empregado, que devem ser formalizados por escrito e anexados ao contrato de trabalho. 

Esses acordos podem definir aspectos como: 

• Duração do trabalho remoto;
• Periodicidade de comparecimento à empresa;
• Meios de comunicação e controle de produtividade;
• Reembolso de despesas, entre outros. 

O empregador também pode estabelecer políticas internas para orientar e padronizar o trabalho remoto na empresa, abordando temas como critérios de avaliação de desempenho, medidas de segurança da informação etc.

Questões de segurança e privacidade

O trabalho remoto implica em riscos e desafios relacionados à segurança e privacidade dos dados e informações da empresa, dos clientes e dos próprios trabalhadores. 

Por isso, é importante que o empregador adote medidas preventivas e corretivas para proteger esses dados e informações, tais como:

• Uso de senhas;
• Treinamentos;
• Criptografia;
• Antivírus;
• Firewall;
• Backups.

Além disso, o empregador também deve respeitar os limites da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) e garantir os direitos dos titulares dos dados, como o consentimento, a informação, a correção, a exclusão, entre outros. 

Mantendo-se atualizados sobre esses aspectos legais e implementando políticas e práticas sólidas, os profissionais de RH podem contribuir para um ambiente de trabalho remoto bem-sucedido e conforme aos requisitos legais.

Estratégias para maximizar as vantagens do home office

Para superar os obstáculos e garantir que o home office seja produtivo e satisfatório, o RH pode utilizar algumas estratégias que visam apoiar, orientar e engajar os colaboradores. 

Uma das principais é contar com o apoio e o comprometimento dos líderes e gestores. Afinal, eles são os responsáveis por definir políticas e regras claras, promover ações de comunicação, integração e reconhecimento.

Quer conhecer melhor essas estratégias e saber como aplicá-las na sua empresa? Então, confira a seguir:

Adaptação e flexibilidade

Uma das principais vantagens do home office é a possibilidade de oferecer mais autonomia e flexibilidade aos colaboradores. Para aproveitar esses benefícios, é crucial adotar iniciativas como:

• Implementar uma política de horários flexíveis que permita aos colaboradores gerirem seu próprio tempo, desde que cumpram as horas necessárias. Essa abordagem tende a elevar a motivação, satisfação e produtividade, enquanto reduz o estresse e o absenteísmo;

• Incorporar ferramentas de gestão de tempo, como o Timesheet, para monitorar e planejar tarefas, ajustando-se às demandas do trabalho remoto. Essas ferramentas facilitam a organização da rotina, priorização de atividades cruciais e evitam procrastinação e sobrecarga de trabalho;

• Realizar reuniões periódicas de feedback para avaliar a satisfação e equilíbrio entre trabalho e vida pessoal dos colaboradores. Esses encontros reconhecem o desempenho, identificam dificuldades, oferecem suporte e alinham expectativas e metas para um melhor equilíbrio.

Foco na cultura empresarial 

Outro desafio do home office é manter a cultura empresarial e o engajamento dos colaboradores. Para enfrentar essa questão, são essenciais iniciativas que promovam:

• Comunicação clara dos valores da empresa aos colaboradores remotos. Essa prática auxilia na construção de identidade, propósito e direcionamento, reforçando os comportamentos e atitudes esperados.

• Promoção da participação em eventos virtuais de equipe, como happy hours ou atividades sociais, para fortalecer o sentimento de pertencimento. Esses encontros estimulam interação, colaboração e confiança, criando momentos de descontração e diversão.

• Estabelecimento de práticas de reconhecimento e recompensa para celebrar sucessos e esforços da equipe. Essa medida eleva a autoestima, motivação e lealdade dos colaboradores, incentivando a busca pela excelência e a superação de desafios.

Leia também: Adicional de assiduidade: o que é, o que diz a CLT e como funciona

Treinamento e desenvolvimento de habilidades

Por fim, o home office também exige o treinamento e o desenvolvimento de habilidades específicas para o trabalho remoto. Para alcançar essa preparação,  é essencial realizar iniciativas nesse sentido, como:

• Implementação de treinamentos online focados no aprimoramento das habilidades digitais, incluindo comunicação virtual e segurança cibernética. Essas competências são vitais para garantir a eficiência, qualidade e segurança das informações e processos no ambiente remoto.

• Facilitação do acesso a cursos e recursos de aprendizado online (LMS), como a Webtraining, para promover o desenvolvimento profissional. Esses recursos podem ampliar o conhecimento, competências e capacidades dos colaboradores, impulsionando a inovação e a competitividade da empresa.

• Estímulo à troca de conhecimento entre os colaboradores por meio de fóruns e grupos de discussão internos. Esses espaços favorecem o compartilhamento de experiências, ideias e soluções, incentivando a aprendizagem colaborativa e fortalecendo o senso de comunidade na empresa.

Como fazer a gestão de presença no home office

O home office é uma modalidade que alinha a eficiência operacional com as expectativas e necessidades em constante evolução dos profissionais modernos. Mas, para que o trabalho remoto seja realmente vantajoso, é preciso se preparar e se organizar.

Um dos aspectos mais importantes é o controle de ponto de quem trabalha remotamente. Afinal, você precisa saber se eles estão cumprindo a jornada de trabalho, respeitando os horários e entregando os resultados esperados.

Para isso, as ferramentas de gestão de ponto são de grande ajuda, já que facilitam o registro e o acompanhamento das horas trabalhadas. Uma das melhores opções é o Pontoweb by Ahgora.

Com ele, os funcionários podem registrar o ponto de qualquer lugar usando diferentes dispositivos, como computadores, smartphones e tablets, através do Ahgora Multi. Assim, conseguem comprovar que estão trabalhando e você pode ter acesso às informações em tempo real, evitando problemas e garantindo a transparência.

A inovação como aliada do trabalho remoto

O home office demanda dos colaboradores uma organização e disciplina para evitar distrações e atrasos. Enquanto isso, para empresas e líderes de equipe, o desafio está em gerenciar as atividades a distância, mantendo a produtividade e qualidade do trabalho.

Uma maneira de apoiar essa gestão é através do uso do Timesheet, uma ferramenta que permite planejar e acompanhar as tarefas realizadas pelos colaboradores, seja no escritório ou em casa.

O Timesheet faz parte do RH 5.0, um conceito que busca integrar humanos e tecnologias de forma harmoniosa, com métodos e ferramentas que mantêm os negócios atualizados e competitivos no mercado.

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Desbloqueando o potencial do home office!

Adotar o home office é transformar a maneira como encaramos o trabalho e impulsionar o sucesso organizacional para além das fronteiras físicas. 

Com esse formato de trabalho, é possível economizar recursos, aumentar a eficiência, conquistar e reter os melhores profissionais, além de garantir a continuidade das operações em situações de emergência.

Mas, para ser eficiente e seguro, é fundamental ter como aliadas as ferramentas tecnológicas confiáveis. Somente elas podem oferecer acesso a dados em tempo real, facilitar a comunicação, otimizar os processos e apoiar a tomada de decisão.

Se você gostou deste texto e quer saber mais sobre o trabalho remoto e as formas de registro de jornada, continue acompanhando nosso blog. 

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