Por que fazer a gestão de colaboradores externos? Bruno é representante comercial, promove os produtos da sua empresa em regiões específicas. Ana é multiplicadora e tem a função de transmitir a cultura da empresa e qualificar colaboradores da matriz e filiais.
Bruno e Ana têm uma situação em comum: atuam em atividades externas à empresa e, por isso, precisam registrar a jornada de trabalho em sistemas de ponto por programa (portaria 671/MTE).
Outras atividades profissionais, como consultorias, prestadores de serviço, vendedores de campo, entre outros, tem este mesmo desafio: fazer a gestão de colaboradores externos. Apesar de parecer algo simples, nem sempre colaboradores e gestores entendem a importância gerir os profissionais externos. Neste artigo destacamos algumas das principais vantagens de fazer a gestão de colaboradores externos.
Desafios da gestão de colaboradores externos
Um dos principais desafios enfrentados pelas empresas que prestam serviço externo é fazer a gestão dos colaboradores fora da empresa. Isso porque têm dificuldade em acompanhar a jornada de trabalho destes profissionais, bem como garantir a prestação do serviço externo.
E com isso, fazer a gestão em tempo real, tendo informações precisas sobre as horas extras e previsibilidade e até mesmo ter a garantia de que o colaborador está efetivamente prestando o serviço externo. Pela legislação trabalhista, empresas com 20 ou mais colaboradores deve optar por alguma forma de registro da jornada de trabalho dos mesmos.
A tecnologia simplificou essa escolha. Atualmente, é possível registrar o ponto via smartphones e tablets, que são opções mais acessíveis para colaboradores externos. Abaixo você já pode conferir uma lista de motivos sobre a importância gerir a jornada de trabalho dos colaboradores externos.
Gestão de colaboradores externos e os motivos para o registro de ponto
1. Informações estratégicas em tempo real
Vamos supor que a função de um determinado engenheiro é fiscalizar as obras da construtora. Como sua atividade é externa e ele faz o registro das horas trabalhadas em papel e ao final de cada mês entrega este documento ao RH. Essa situação ainda é muito comum e a principal dificuldade é que a empresa não tem controle sobre a jornada de trabalho do colaborador, e muito menos das horas extras trabalhadas.
Hoje existem alternativas eficientes para gestão de colaboradores externos que permitem o acompanhamento em tempo real. Ou seja, tanto o RH, quanto os líderes e o próprio colaborador podem acompanhar o panorama de horas trabalhadas. Com isso é possível ter uma gestão mais efetiva sobre as horas extras ou faltantes e não há riscos de surpresas no momento de fechar a folha de pagamento.
2. Controle de custos
A sua empresa tem muitos custos invisíveis? Talvez você nem tenha percebido, mas no seu orçamento podem existir custos aparentemente não tangíveis. E, muitas vezes, esses valores estão associados à gestão de profissionais externos, principalmente pela falta de acompanhamento das atividades e controle sobre o registro de ponto.
Uma forma de identificar se a sua empresa pode ter mais controle sobre os custos é justamente fazendo a gestão de trabalhadores externos de forma mais efetiva. Que tal implantar um sistema de registro de ponto que funcione remotamente?
Você pode inclusive ter uma solução geolocalizada para saber exatamente onde o seu colaborador estava no momento que registrou o ponto e com isso reunir mais dados para a tomada de decisões que envolvem o controle de custos. Então, auxilia e muito na gestão de colaboradores externos.
3. Adequar-se a legislação
A Gestão de ponto e presença é importante tanto para o colaborador, quanto para o empregador, pois é uma forma de documentar e comprovar a atividade laboral. Isso sem falar que o acompanhamento, quando feito da forma correta, elimina problemas judiciais trabalhistas.
A antiga Portaria 373, que regia sobre os sistemas alternativos de registro de ponto, é uma grande aliada neste sentido, pois possibilita que os os colaboradores possam efetuar o registro de ponto por meio de smartphones com o registro da geolocalização do colaborador no momento da batida. Assim, os gestores podem acompanhar em tempo real a prestação dos serviços destes profissionais que atuam de forma externa, como construção civil, representação comercial, entre outros.
Este é só o primeiro post da série sobre jornada de trabalho externo. Ainda vamos abordar as mudanças ocasionadas pela reforma trabalhista e dicas sobre como fazer a gestão de funcionários externos de forma eficaz. Também vamos detalhar como a tecnologia pode simplificar o registro de ponto em tempo real.
