Folha de ponto é o documento no qual é feito o registro do horário de entrada e de saída dos colaboradores de uma organização. A marcação é obrigatória por lei, no caso, a Portaria 671, que é conhecida como a nova lei de ponto, para empresas que possuem mais de 20 funcionários.
Quem trabalha no RH sabe, no entanto, que a folha de ponto é uma forma mais antiga de fazer os registros das horas. Afinal, existem tecnologias, aplicativos e sistemas que possibilitam realizar essas marcações e a gestão dessas jornadas de forma totalmente automatizada, em nuvem e em tempo real.
Neste artigo, você vai conhecer mais sobre como a folha de ponto se tornou tão importante, ter acesso a um modelo de folha de ponto para download e entender as possibilidades inovadoras de realizar esses registros com tecnologia. Boa leitura!
O que diz a CLT sobre a folha de ponto
A CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) diz que é obrigatória a realização do controle de ponto para empresas ou instituições que contem com mais de 20 colaboradores. O artigo 74 da CLT diz, sobre a marcação de ponto:
“O horário de trabalho será anotado em registro de empregados.
§ 2º Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.“
Apesar de a obrigatoriedade estar restrita ao porte de empresa citado na lei, empresas com menos de 20 funcionários também podem ser beneficiadas com o registro e controle da folha de ponto. Afinal, esse processo garante transparência nas relações de trabalho, além de contribuir para um RH mais ágil e eficiente.
Além disso, a súmula nº 366 do Tribunal Superior do Trabalho, fala sobre cartão de ponto, registro, horas extras e minutos que antecedem e sucedem a jornada de trabaho. A lei diz que:
“Não serão descontadas nem computadas como jornada extraordinária as variações de horário do registro de ponto não excedentes de cinco minutos, observado o limite máximo de dez minutos diários. Se ultrapassado esse limite, será considerada como extra a totalidade do tempo que exceder a jornada normal.”
Portaria 671: o que muda
Em novembro de 2021, foi publicada pelo Ministério do Trabalho a Portaria 671, que é uma atualização de diversos aspectos das leis trabalhistas. Dentre eles, a gestão de ponto e controle de jornada de trabalho, que ganhou novas diretrizes e viu serem revogadas as portarias 1.510 e 373.
Segundo a Portaria 671, são permitidas a folha de ponto mecânica, manual e eletrônica, incluindo também o relógio de ponto cartográfico. No último caso, existem três categorias às quais as empresas podem optar por aderir, são elas:
- REP-P (Registrador Eletrônico de Ponto por Programa)
- REP-C (Registrador Eletrônico de Ponto Convencional)
- REP-A (Registrador Eletrônico de Ponto Aleternativo)
O REP-P é a grande inovação trazida pela Portaria 671, pois regulamenta o controle de ponto digital e em nuvem, criando regras para a emissão e disponibilização de comprovante de ponto e garantia da segurança jurídica.
Como funciona a folha de ponto
A folha de ponto é um modelo de documento que contém todas as informações pessoais e laborais dos colaboradores, e também dados da empresa. Além disso, conta com os dias do mês para preenchimento dos horários realizados em cada data. Assim, entende-se que um modelos de folha de ponto deve seguir a seguinte estrutura básica:
- cabeçalho, onde empresa e colaborador devem preencher com o que é solicitado;
- linhas com dias do mês para preenchimento dos horários da jornada;
- e o espaço para assinatura dos envolvidos (colaborador e RH).
Como fazer folha de ponto de funcionário
Existem algumas boas práticas para realizar o preenchimento deste documento de forma correta e dentro dos prazos. Isso porque é com base na folha de ponto que são calculadas as horas trabalhadas dos colaboradores, as ausências e horas extras para fechamento da folha de pagamento ao fim do mês. Por isso, o RH não pode cometer falhas neste processo.
Quando se trata de um preenchimento manual, as chances de haver erros são muito maiores. Por isso costumamos dizer que livro de ponto ou folha de ponto são coisas do passado, e que o caminho mais eficaz hoje em dia é o da tecnologia.
Ela garante que os registros sejam idôneos, íntegros e atualizados em tempo real, de modo que o RH já possa acompanhar dia a dia como está o panorama antes de fechar a folha. Com isso, é possível também antecipar alguns cenários mais desafiadores, entender se existem muitas batidas ímpares que possam prejudicar o fechamento das horas e sugerir a compensação com banco para reduzir horas extras.
Passivos trabalhistas por erros: como evitar
Uma das maiores preocupações do RH e das empresas é o alto custo com passivo trabalhista que pode acontecer em função do descumprimento da legislação. No caso da folha de ponto, existem diversos riscos associados, afinal, trata-se das horas trabalhadas dos colaboradores.
Na maior parte dos modelos de contratação, as horas são a principal moeda de troca. Portanto, é fundamental que o RH tenha total controle do que está sendo cumprido para pagar o que é devido, e nada além disso. Veja alguns casos que podem colocar a sua empresa em apuros.
O que acontece se o funcionário não assinar o ponto?
No caso de empresas com mais de 20 colaboradores, se não houver o preenchimento da folha de ponto, ou o registro eletrônico, a organização pode ser multada. Está prevista a realização de fiscalizações pelos auditores do Ministério do Trabalho e, em caso de irregularidades encontradas, a empresa é responsabilizada.
Já se for uma empresa com menos de 20 pessoas, não haverá problemas de fiscalização, porém a organização não fica isenta de ser processada pelos colaboradores. Isso nos dois casos (empresas com mais ou menos de 20 funcionários) é o maior risco. Uma das principais causas de processos trabalhistas é por pagamento indevido, então seu RH precisa ficar de olho.
Por isso a importância de contar com uma ferramenta automatizada para realizar essa gestão, e também de conscientizar os colaboradores quanto ao uso correto e devido registro de suas horas. É vantagem para todos os envolvidos, pode ter certeza!
Quem pode mexer no ponto do funcionário?
Como falamos anteriormente, o registro de ponto precisa ser íntegro e idôneo, de modo que não deve haver manipulação por parte de ninguém, nem mesmo do RH sem expressa solicitação ou autorização do colaborador. A Portaria 671 prevê a existência de programas de tratamento de ponto, onde os gestores e o RH têm acesso a todos os registros dos colaboradores. Segundo o artigo 82:
“O programa de tratamento de registro de ponto é o conjunto de rotinas informatizadas que tem por função tratar os dados relativos à marcação dos horários de entrada e saída contidas no Arquivo Fonte de Dados, gerando o relatório Espelho de Ponto Eletrônico e o Arquivo Eletrônico de Jornada.
Parágrafo único. A função de tratamento dos dados se limitará a acrescentar informações para complementar eventuais omissões no registro de ponto, inclusive ausências e movimentações do banco de horas, ou indicar marcações indevidas.”
Alguns exemplos práticos disso podem ser indicados quando um colaborador esquece de fazer um registro de ponto, por exemplo, e aí solicita inclusão de batida. Ou então quando precisa abonar horas de um dia por algum motivo previsto em lei, ou mesmo se precisa realizar qualquer outro tipo de correção.
Por meio de um sistema idôneo, todos esses movimentos ficam registrados em histórico, via solicitação dos colaboradores, para não haver problemas posteriormente.
Folha de ponto e o eSocial
Além de todos os impactos na folha de pagamento, a folha de ponto também tem relação com a geração do eSocial, que gerou mudanças importantes nos departamentos de RH – e nos escritórios de contabilidade também.
O programa do Governo Federal tem o objetivo de padronizar o envio de informações trabalhistas, fiscais e tributárias pelas empresas. O eSocial passou a exigir a transmissão de dados – como os coletados com a folha de ponto – quase no mesmo momento em que os eventos acontecem.
Todos os dados coletados no eSocial já são registrados, mas cada um de um jeito. Algumas informações vão por meio eletrônico e outras são armazenadas até hoje no papel. Com o novo sistema, todas passarão a seguir um só caminho. Fica mais fácil e seguro validar, armazenar e fiscalizar as obrigações.
A importância de evitar atrasos na folha de ponto
Antes as empresas podiam empurrar a entrega de dados alguns dias para frente. É que a fiscalização nem sempre era imediata. Agora os prazos são rígidos e precisam ser cumpridos à risca. Se as empresas atrasam o envio dos documentos, o problema fica nas mãos do contador.
É o caso da folha de ponto, documento que serve de base para uma série de informações que devem ser prestadas ao eSocial. Como garantir que seus clientes encaminhem os dados de controle de jornada dos colaboradores no prazo?
Para ajudar você, a Ahgora preparou um manual. Nele, você encontrará detalhes sobre as regras do novo programa e as consequências de não cumpri-las. Também vai achar sugestões de como ficar em dia com os prazos da folha de ponto.
Com esse manual, você conhecerá aplicações que facilitam os processos burocráticos com a folha ponto. Abandonar o livro ponto e adotar um sistema de ponto eletrônico é uma delas. Vai sobrar tempo para o RH se dedicar à gestão de pessoas. E será possível que a sua empresa contábil assuma uma posição cada vez mais consultiva, auxiliando seus clientes na tomada de decisão assertivas.
