As mudanças tecnológicas impactaram amplamente o ambiente organizacional – internet, globalização, novos sistemas para automatizar rotinas. O RH também sofreu transformações, desde o uso de ferramentas de gestão de presença e frequência de pessoas até ajustes de procedimentos para abarcar novos formatos de trabalho, como os funcionários que colaboram remotamente, por exemplo.
Com a geração Y ocupando cada vez mais posições as empresas precisam adaptar-se para conseguir atrair e reter esses talentos. Uma das táticas possíveis é utilizar as ferramentas de gestão de pessoas.
As ferramentas disponíveis hoje no mercado agregam praticidade e benefícios concretos para os setores de RH das organizações e para os colaboradores. Investir em tecnologia é importante para proporcionar a automatização de processos e flexibilização no trabalho, por exemplo.
Muitas organizações utilizam as tecnologias para fazer a gestão de pessoas e estão conquistando resultados expressivos, como redução de custo, redução de gargalos operacionais, emissão de relatórios detalhados, controle de horas extras. Quer conhecer essas vantagens e ver como essas ferramentas podem ajudar a sua empresa?
Como utilizar ferramentas para gestão de pessoas
1. Tempo
Sem adotar tecnologias para gestão de pessoas, o tempo gasto com desenvolvimento e correção de relatórios, análise de horas extras e conferência das informações para definição das folhas de pagamentos pode ser extenso e limitar a produtividade do RH.
Foi o caso da empresa de TI Brayner, que antes do investimento em ferramentas de gestão de presença e frequência realizava o controle de ponto por meio de papeletas, o que dificultava a análise pelo RH por conta de lacunas e informações incorretas.
Ao investir em uma ferramenta de gestão de pessoas, a organização conseguiu reduzir o tempo na tratativa de ponto e automatizar os cálculos de horas para o fechamento Folha de Pagamento.
2. Segurança jurídica
Outro ponto que merece destaque e que podem gerar muitos transtornos para as empresas que não utilizam ferramenta de gestão pessoas diz respeito à segurança jurídica e a proteção das informações dos colaboradores. Ao ter a garantia da segurança e do registro das informações dos colaboradores, as empresas podem evitar problemas com processos trabalhistas.
Por exemplo, ao investir em equipamento de registro de ponto a empresa passa a ter os dados referentes a jornada de trabalho do colaborador, horas extras, evitando os problemas frequentes do registro de ponto por papel.
A EPC Construções, por exemplo, investiu em ferramentas de gestão de presença e frequência, assegurando mais tranquilidade e transparência. Eles optaram por um Relógio Eletrônico de Ponto homologado pela Portaria 671 do MTE e em um software de tratativa de ponto e a segurança do armazenamento dos dados na nuvem.
Dessa forma, as informações não ficam expostas aos riscos e intempéries que podem acarretar no extravio das informações e em problemas jurídicos para a empresa, além de falta de transparência com os colaboradores.
3. Economia e eficiência
Qual empresa quer perder lucratividade no cenário competitivo e de crise em que vivemos? Certamente não a sua!
Acontece que os custos de horas extras podem estar impactando negativamente a lucratividade do negócio. Esse problema pode ser revertido com a um sistema que permita monitore e analisar facilmente as informações de ponto dos colaboradores.
A tecnologia surgiu como uma grande aliada à área de gestão de RH, agregando tecnologias como a Internet das Coisas (IoT), que proporciona a comunicação entre aparelhos e sistema, e a computação em nuvem, quer permite o acesso e armazenamento de dados de forma fácil, barata e segura. Essas tecnologias permitem com que os gestores tenham acesso às informações de registro de ponto em tempo real e em qualquer lugar.
Isso permite analisar a qualquer momento as informações de ponto dos colaboradores em diferentes filiais. Por exemplo, se o gestor de RH está em uma viagem a trabalho, mas precisa levantar os dados de uma das filiais, ele consegue acessar todas as informações em tempo real pela internet, avaliando questões como as horas extras do dia e já enviando um plano de ação para reduzir o banco de horas dos colaboradores, desonerando a Folha de Pagamento.
Economia e eficiência foram algumas das razões que motivaram a maior franquia de O Boticário a buscar soluções inovadoras. A empresa possui hoje 1.200 colaboradores, sendo 800 deles alocados em 110 lojas. Realizar a análise e controle dos dados desses funcionários era algo complexo, trabalho e escondia um gasto significativo no final do mês para a empresa.
Ao implantar em um sistema de ponto eletrônico, a empresa conseguiu economizar R$ 100,00 por mês em horas extras por funcionário, além de um controle maior do banco de horas. Assim, multiplicando a redução pelo total de funcionários, a empresa passou a economizar R$ 120 mil por mês.
4. Otimização dos processos
Sem adotar ferramentas de gestão de presença e frequência de pessoas, sua organização pode estar desperdiçando o potencial de profissionais de Recursos Humanos e até mesmo de outros setores.
A TLSV, por exemplo, identificou a possibilidade de melhorar os processos ao trocar o registro de manual, o que demandava muito trabalho no processo de conferência e cálculos dos horas dos colaboradores todos os meses. Assim, os profissionais deixavam de se dedicar a ações estratégicas para focar em processos operacionais.
Ao investir em um sistema eletrônico de ponto, a empresa pode agilizar os processos, o que permitiu o reajuste e a adequação das jornadas de trabalho de acordo com a atuação da empresa em diferentes regiões, otimizando os processos e o modo de trabalho.
Além disso, em empresas que utilizam sistemas manuais, fazer o controle de escala de jornadas é um processo moroso e trabalhoso. Já quando se adota ferramentas de gestão de presença e frequência de pessoas, essa tarefa pode ser facilmente configurada e calculada em um sistema inteligente de ponto, o que impacta beneficamente na otimização do tempo e dos processos do RH.
5. Ferramentas para gestão de pessoas: oportunidades de expansão
Em um momento de tão alta competitividade, como o atual, as empresas devem aproveitar com agilidade as oportunidades que surgem. Entretanto, em alguns casos, a ineficiência de alguns processos internos pode atrasar ou mesmo impedir a expansão dos negócios.
Essa era a realidade da EPC Construções, empresa na qual a gestão de pessoas contava com uma tecnologia limitada para realizar a gestão do ponto dos colaboradores alocados em 14 obras em diferentes locais do país. Isso limitava as funções do RH.
A ferramenta de gestão de pessoas utiliza era limitada e não atendia adequadamente as necessidades da empresa. Para solucionar este problema, foi preciso inovar e, após investir em Relógio Eletrônico de ponto (REP Ah10 e Ah10Lite) – que conta com a vantagem de ser móvel e de fácil manuseio -, a gestão de batidas de ponto tornou-se um diferencial estratégico para a empresa, deixando de ser um obstáculo para o crescimento, e se tornando um aliado.
