Como fornecer um bom feedback?

Fornecer feedback aos colaboradores é fundamental para o crescimento pessoal e profissional deles. Quando feita adequadamente, essa prática pode ajudar a melhorar o engajamento, a habilidade, o comportamento e a qualidade do trabalho. Isso gera benefícios para todos os envolvidos, e aqui você entenderá como deve ser feito.

Apesar de ser uma prática benéfica, ainda é baixo o número de gestores que adotam esta metodologia. Alguns, inclusive, entendem que o feedback deve ser utilizado somente quando o colaborador faz algo errado. Entretanto, quem segue essa ideia pode prejudicar o negócio, já que esse está longe de ser o único objetivo.

Conforme estudo divulgado pelo Office Vibe, empresas que fornecem feedback regularmente aos colaboradores apresentam taxa de rotatividade 14,9% menor do que aquelas que não têm esta prática. Além disso, a falta desse parecer dobra a probabilidade das pessoas mostrarem desengajamento com a organização.

Entretanto, não basta apenas aplicar essa metodologia em seu negócio, é preciso fazer da forma correta. Sendo assim, confira a seguir o que pode ser feito para melhorar o desempenho dos profissionais que fazem parte do quadro e qual é o papel do RH nessa história.

O que é feedback?

Feedback é a nomenclatura dada para a ação que revela pontos positivos e de melhoria do desempenho de um funcionário. Assim, compartilhar com ele um retorno sobre o trabalho executado pode contribuir com objetivos como:

• Proporcionar melhora na produtividade;
• Promover alinhamento de expectativas entre colaborador, gestor e empresa.

Além disso, o feedback pode acontecer em grupo, com o objetivo de avaliar as metas e traçar novos caminhos para obter êxito. Ao dar retorno a um funcionário, o líder deve demonstrar fatos objetivos, que visem melhorias no desempenho do colaborador. Portanto, não devem utilizar impressões subjetivas ou pessoais.

O termo vem do inglês, onde feed significa “alimentar” e back representa “de volta”, sendo que na tradução quer dizer algo como “realimentar”, “dar resposta”. Pode-se dizer ainda que o conceito representa a comunicação entre duas ou mais pessoas, sendo que uma delas é avaliada pelos demais.

O feedback pode ser positivo ou construtivo, de modo que as habilidades de comunicação e empatia serão fundamentais neste momento. O RH pode assumir o controle e conduzir este processo, ou então auxiliar os líderes de times. A ideia é que, assim, o avaliado possa melhorar seu desempenho a partir do que ouviu.

Quais são as vantagens do feedback?

Existem várias vantagens dessa prática nas empresas e, como você já sabe, ela é benéfica para todas as partes envolvidas. Sendo assim, é algo que pode contribuir para:

1. Aproximar o gestor da equipe: os líderes precisam estar próximos dos seus coordenados. Isso aumenta o senso de pertencimento e amplia o engajamento.
2. Eliminar ruídos de comunicação: aqui está um grande problema nas relações de trabalho, e que pode ser reduzido por meio de conversas de alinhamento. Então, o feedback pode auxiliar com dicas e ideias para melhorar o desempenho do trabalhador.
3. Aumentar a produtividade: esse é um dos principais objetivos e benefícios das avaliações passadas aos colaboradores. Pode funcionar de duas formas: para incentivar uma prática positiva ou corrigir algo que está sendo feito errado.
4. Ajudar a desenvolver habilidades: essa é válida principalmente para profissionais recém-chegados nas empresas e que ainda não dominam as atividades que executam.
5. Aprimorar o conhecimento: os gestores e o RH podem auxiliar os colaboradores com suas experiências. Assim, o profissional conseguirá tomar decisões com mais precisão.

Conheça os 5 tipos de feedback

Existem variados tipos de feedbacks e é preciso entender que a abordagem deve ser diferenciada, conforme a categoria em que se encaixam. O mais comum é o construtivo, ou, de melhoria, que serve principalmente para explicar uma atitude que não agradou a empresa. Tem também o positivo, pessoal, insignificante e ofensivo.

Não importa qual seja o modelo, é importante que exista uma preparação antecipada, para que no momento da conversa, tudo saia conforme o esperado. O ideal é que exista uma boa comunicação na empresa, onde o diálogo possui papel importante.

Confira a seguir quais são os tipos de feedbacks e entenda para que servem:

1. Positivo

Serve para falar sobre os pontos positivos do colaborador com a empresa. Assim, o seu objetivo é oferecer elogios e ressaltar ações que devem ser repetidas, já que trouxeram resultados positivos. Entretanto, o líder deve tomar cuidado com a forma como a mensagem será recebida e entendida.

Em suma, o feedback positivo é uma forma de parabenizar um colaborador. Dessa forma, é importante deixar claro que a empresa gostou de determinada atitude e seria interessante que ela fosse repetida.

2. Construtivo

É algo que precisa ser pensado em detalhes, para que o profissional entenda o que será dito e não leve para o lado pessoal. Em suma, consiste em uma conversa difícil em que o responsável irá expor pontos de melhoria em relação ao desempenho do colaborador na empresa.

É importante esclarecer que determinada atitude ou comportamento demonstrado não faz parte da política da empresa. Ou então, sinalizar que uma prática realizada não trouxe os resultados esperados, entre outros motivos diversos. Dado seu teor, os colaboradores podem não ficar contentes ao ouvir esse tipo de feedback, e por isso é preciso pensar bem ao fazê-lo. Por isso, avalie as palavras que serão usadas.

E no fim da conversa, o gestor precisa ter a certeza de que o trabalhador realmente entendeu qual foi a mensagem passada. Afinal, o objetivo é melhorar a atitude e reparar algo que estava acontecendo, com o líder guiando o liderado por outros caminhos.

3. Pessoal

Não está relacionado à produtividade no trabalho em si, mas à convivência entre o profissional e o time do qual faz parte. Ou seja, é referente à convivência dentro da empresa, com os colegas de trabalho. Sendo assim, é algo que pode ser positivo, ou construtivo.

O clima organizacional precisa ser saudável, para que o rendimento de cada um seja ampliado. Estar em um local cheio de tensão faz com que as pessoas rendam menos do que podem. Por isso, RH e gestores precisam trabalhar para evitar conflitos internos.

4.     Insignificante

Esse tipo de feedback não é dos mais conhecidos. Em suma, não representa muita coisa para o ouvinte. Normalmente acontece quando o responsável por conduzir a conversa não se prepara para isso e acaba deixando vagos alguns pontos importantes.

É algo sem propósito, pode apresentar uma mensagem genérica, sem base em dados sólidos. Por isso, se você for realizar uma crítica ao trabalho de algum profissional, faça isso de forma assertiva, e não apenas baseado em opiniões.

5. Ofensivo

Existe ainda o feedback ofensivo. Esse caso acontece muitas vezes quando o responsável pela conversa está de cabeça quente e fala as coisas sem pensar muito antes. De fato, ele não é recomendado, já que tende a prejudicar mais a situação do que ajudar de alguma maneira.

O feedback ofensivo é desrespeitoso e deve ser evitado no ambiente organizacional. É importante que o gestor escolha boas palavras e não use termos para menosprezar as atividades desempenhadas pelo colaborador que está ouvindo. Jamais use termos como “preguiçoso”, “irresponsável” e outras coisas do tipo.

Como fornecer um bom feedback?

O feedback geralmente é dado pelos líderes aos colaboradores, sob a orientação do RH. Isso para evitar algumas dificuldades, como por exemplo, a má interpretação dos comentários do gestor pelo profissional, o que pode levar a um confronto ou mesmo a críticas. Enfim, uma boa comunicação é essencial.

Quando feito de maneira errada, o feedback pode gerar uma reação de cobrança do gestor. Aliás, o pingue-pongue pode inclusive continuar com o receptor discordando e gerar um desgaste desnecessário. Para evitar situações como esta, é fundamental que o líder se prepare para a conversa e leve exemplos de ações e sugestões que contribuam com a mensagem a ser transmitida.

É claro que isso não é motivo para que os líderes deixem de realizar essa atividade. O que ocorre é justamente o contrário. Uma pesquisa realizada pela Office Vibe aponta que 82% dos colaboradores apreciam receber feedback, independente do teor ser positivo ou construtivo.

Além disso, um estudo publicado na Harvard Business Review mostra que os funcionários esperam o chamado feedback corretivo, com sugestões de melhorias e formas mais produtivas para executar o trabalho.

Sendo assim, preparamos algumas dicas para ajudar você a dar feedbacks de forma assertiva e com foco no resultado dos colaboradores. A gestão de pessoas pode ser beneficiada por esta prática, basta realizar da forma correta. Confira ideias para melhorar o feedback:

1. Elabore um roteiro

O primeiro passo para que a prática tenha sucesso é preparar um roteiro, que servirá para guiar a conversa. Aliás, essa dica é ainda mais valiosa quando o feedback for construtivo. Nesses casos, é essencial pensar em cada detalhe da reunião.

Um dos pontos de atenção é que o responsável pela conversa também deve ressaltar pontos positivos no desempenho do colaborador. Então, fará com que ele fique à vontade e compreenda que o objetivo da conversa é ajudá-lo em seu desenvolvimento pessoal e profissional. Em suma, o profissional deve entender o feedback como positivo e valioso no ambiente profissional.

Conforme os autores do livro Técnicas de Entrevista, estabelecer e discutir metas ocupa cerca de 75% do tempo de avaliações bem-sucedidas. Portanto, lembre-se de incluir momentos para essa prática em sua sessão de feedback.

Ainda segundo os autores da publicação, uma dica para elaborar o roteiro é iniciar pelo feedback positivo, de modo a reforçar os pontos fortes no trabalho da pessoa avaliada. Essa prática faz com que o colaborador relaxe e se sinta motivado para participar da conversa de modo ativo. O próximo passo é apresentar exemplos práticos de alinhamentos e pontos a melhorar.

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2.    Escolha bem o ambiente do encontro

Dar feedback é algo muito sério e pode afetar significativamente o desempenho e a motivação do colaborador. Por isso, é preciso escolher um local tranquilo e reservado para a conversa, sobretudo quando o retorno for de melhoria. Nesse caso, a menos que o comentário seja direcionado a toda a equipe, nunca o faça em grupo.

Quando tiver caráter construtivo, é recomendável que o retorno ao colaborador seja dado apenas individualmente, e sempre acompanhado de dicas e sugestões para direcionar as mudanças. Apenas criticar o profissional por estar fazendo algo de errado não é recomendado. Por isso, mostrar a eles os caminhos para acertar é algo essencial.

3. Prepare-se para a condução

Anote os pontos que você acredita serem importantes para abordar durante a reunião, para não se esquecer de nada. Inicie a fala por pontos positivos para posteriormente levantar os pontos de melhoria e fazer alinhamentos. Além disso, leve exemplos de situações anteriores para que o funcionário compreenda melhor os aspectos que precisam ser melhorados.

É importante ser bem específico, indicando qual é a característica mostrada no trabalho que deve ser alterada. Por exemplo, se o feedback for quanto à falta de iniciativa do colaborador, o gestor não deve apenas apontar esse comportamento, mas ajudar o funcionário a entender como ele pode ser mais proativo no trabalho.

Por fim, é importante que seja feito um acompanhamento das mudanças e estipulado conjuntamente um prazo para o atingimento desse objetivo. Afinal, a finalidade é melhorar a relação entre contratante e contratado. Não adianta apenas conversar e não mudar em nada o que já está sendo feito, inclusive nos casos em que as mudanças devem partir da empresa.

4. Acompanhamento pós-feedback

Ao final, é fundamental reforçar de forma breve os pontos principais do feedback, para que a pessoa fixe na memória o mais importante da mensagem passada. Lembre-se também de explicitar como será feito o acompanhamento da evolução do funcionário. Esta etapa pode ser desenvolvida conjuntamente entre os líderes diretos e RH.

Mais de 40% dos dirigentes das empresas participantes de um estudo feito pela consultoria de RH Michael Page afirmaram que engajar o funcionário é o melhor caminho para que a organização atinja bons resultados. Entretanto, apesar de entender a importância do engajamento, ainda faltam estratégias nas companhias para atingi-lo.

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