O fim de ano costuma ser bastante corrido para a maior parte das pessoas. Se você é um profissional de RH, sabe que para o setor, essa tendência é multiplicada. Fechamento de folha, 13º salário e férias fazem com que o último mês do ano seja curto para todas as atividades do departamento pessoal. Além disso, o período ainda conta com dois feriados, que podem ser prolongados.
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Felizmente, já existem sistemas e ferramentas capazes de ajudar no fechamento de folha. A tecnologia pode ser a melhor solução para aumentar a assertividade, economizar o seu tempo e reduzir os erros durante esse processo. Quer saber quais são as opções disponíveis no mercado? Continue lendo este artigo!
Fechamento de folha de pagamento: do papel ao sistema automatizado
A rotina do RH é cheia de tarefas burocráticas, as quais levam a maior parte do tempo da equipe. Fazem parte disso os salários, benefícios, descontos, adicionais, férias coletivas e campanhas de incentivo, por exemplo. Em geral, estas atividades eram feitas manualmente, utilizando lápis e papel.
As planilhas de Excel ajudaram a digitalizar as informações, mas não tirou os profissionais do centro dessa demanda. A necessidade de intervenções humanas e o tempo dispendido continua praticamente o mesmo.
Entretanto, a Transformação Digital chegou ao RH. Assim, é possível modernizar a forma como as tarefas são realizadas e controladas. Dessa forma, você não só economiza tempo, mas reduz a margem de falhas e garante um processo muito mais seguro.
Ponto e fechamento de folha de pagamento integrados
Uma das melhores opções para dar conta dessa demanda de fim de ano é apostar em um sistema de gestão e controle de ponto que integre a folha de pagamento. Desse modo, quase todas as necessidades do DP podem ser atendidas a partir de um único ecossistema digital.
Simplicidade no controle da jornada
É mais fácil definir horários e escalas, uma vez que são flexíveis e configuráveis.
Como o sistema utiliza tecnologias de Inteligência Artificial e Machine Learning, é capaz de fazer cálculos automáticos em tempo real. Isso porque a ferramenta aprende durante a implementação e otimiza automaticamente a experiência do usuário.
Aumento da sensação de segurança
Tanto os leitores biométricos antifraude, quanto o sistema de marcação remoto cumprem a função de assegurar a confiabilidade da informação. Também é possível geolocalizar o ponto e monitorar o status dos equipamentos.
Reflexo na experiência dos colaboradores
Os profissionais são empoderados, com acesso online ao ambiente interativo. Lá, podem visualizar as marcações de ponto, os saldos de horas e os demonstrativos de pagamentos. Além de cadastrar justificativas e anexar documentos.
Dessa forma, aumenta a transparência na relação empresa-colaborador e otimiza a gestão avançada da assiduidade.
Integração com sistema ERP no fechamento da folha
Quando o assunto é facilitar a vida da equipe de RH para o fim de ano, a possibilidade de integração com o ERP e com a folha de pagamento é particularmente importante.
O sistema de gestão de ponto tem a capacidade de se adequar conforme a necessidade das contabilidades, agilizando e simplificando todo o processo de fechamento de folha.
Além disso, o arquivo gerado pela integração pode ser lido através de diferentes sistemas de gestão de pessoas. Assim, no fim do ano, as informações estarão disponíveis para fazer cálculos ou permitir que os responsáveis pela contabilidade realizem uma simples consulta.
Para facilitar ainda mais, é possível preencher campos de acordo com os códigos contábeis alinhados ao setor. Dessa forma, você pode gerá-los em diversas atividades, automatizando grande parte do processo. Entre as opções de códigos estão:
- Falta;
- Atraso;
- Adicional noturno;
- DSR descontado;
- Saldo do banco de horas;
- Saldo negativo do banco de horas;
- Horas trabalhadas;
- Expediente (noturno).
Ganho de tempo
A plataforma ajuda a ganhar tempo, pois apresenta modelos pré-definidos para a integração com outros sistemas de folha de pagamento disponíveis no mercado. Contudo, para quem necessita de modelos específicos para o seu negócio, é possível ainda personalizar a forma de exportação de maneira rápida.
Caso precise de relatórios, eles podem ser acessados facilmente, em formato de lista com detalhes do que exibem. Alguns exemplos são:
- Afastamentos;
- Batidas por período;
- Sumarizado diário por funcionário;
- Saldo de banco de horas.
Há ainda o relatório com os totais, mais completo e muito útil para auxiliar no processo de fechamento de folha.
Além dessas funcionalidades, o sistema de gestão de ponto oferece outras possibilidades para poupar o tempo dos profissionais de RH. Com ele, é possível centralizar uma série de dados, como salários mensais, 13º salário, férias e benefícios. Também ajuda a controlar a ausência dos colaboradores e gerar holerite online.
Agora, você já sabe um pouco mais sobre as facilidades de um sistema de gestão de ponto para a correria do fim de ano. Conheça o Pontoweb e mude já a rotina do seu RH!
