Os documentos fiscais de ponto devem ser tratados com muito cuidado dentro das empresas, especialmente pelos departamentos de Recursos Humanos e Contabilidade. Afinal, um dos desafios destes setores é garantir a segurança e o cumprimento dos direitos e deveres dos colaboradores. Assim, empresa e trabalhadores são poupados de litígio.
Por exemplo, entre as inúmeras razões para realizar o armazenamento correto das notas fiscais eletrônicas, está a proteção da empresa e dos colaboradores contra disputas na Justiça do Trabalho. Mas, a empresa precisa manter todos os documentos fiscais armazenados por um tempo determinado, segundo a legislação. Aliás, existe um prazo para cada um deles.
Existem regras para o arquivamento, basta segui-las para evitar problemas jurídicos. Além disso, essa gestão de documentos também favorece a organização da empresa, que conta com um banco de dados completo. Neste artigo apresentaremos os critérios que devem ser seguidos para o arquivamento dos documentos fiscais de ponto eletrônico.
O que são documentos fiscais de ponto?
Sempre é importante deixar claro que empresas com 20 funcionários ou mais devem registrar o ponto dos colaboradores. Para isso, a melhor alternativa é usar um sistema de ponto. E estes dados que são registrados referente a jornada de trabalho devem ficar guardados por determinado tempo.
O relógio eletrônico de ponto (REP) deve emitir um comprovante, entregue aos colaboradores após seus registros de horários. No caso dos softwares, o recibo de ponto digital é emitido de maneira online. Então, isso traz mais tranquilidade aos colaboradores, já que os dados ficam registrados online, sem precisar se preocupar em deixar o comprovante de papel a salvo para comprovação.
A Portaria 671 determina que o empregador deve fornecer documentos, relatórios e arquivos aos órgãos responsáveis pela fiscalização do trabalho. Confira todos eles:
- AFD (Arquivo Fonte de Dados): gerado diretamente pelo REP mediante comando do auditor-fiscal do trabalho;
- Relatório Instantâneo de Marcações: gerado diretamente pelo REP mediante comando do auditor-fiscal do trabalho;
- AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados): quando solicitado pelo auditor-fiscal do trabalho;
- ACJEF (Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais): quando solicitado pelo auditor-fiscal do trabalho;
- Relatório Espelho de Ponto: quando solicitado pelo auditor-fiscal do trabalho;
- Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade: fornecido pelo fabricante do REP. Um para cada equipamento utilizado pelo estabelecimento, quando solicitado pelo auditor-fiscal do trabalho;
- Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade: fornecido pelo desenvolvedor do Programa de Tratamento, mesmo que seja desenvolvido internamente pela empresa, quando solicitado pelo auditor-fiscal do trabalho.
Estes são alguns documentos que devem ficar protegidos pelo sistema adotado em seu negócio. Além deles, existem vários outros, que precisam ser armazenados por anos, até mesmo se o colaborador sair da empresa. Estes documentos servem para comprovar as jornadas de trabalho e muito mais.
Documentos fiscais de ponto: o que precisa ficar guardado e por quanto tempo?
O maior problema que uma empresa pode enfrentar ao armazenar e arquivar os documentos fiscais de forma incorreta é a penalização por parte dos órgãos fiscalizadores. Isso pode acontecer quando a empresa não conta com uma política de ponto, onde os horários, faltas e abonos são devidamente registrados, levando a multas e complicações com a Justiça do Trabalho.
O mais comum, entretanto, é que haja a perda de registros devido a falhas no sistema de armazenamento. Por exemplo, empresas que fazem o registro manual da jornada de trabalho em livro ponto, o que é bem mais complicado de manter a salvo. Então, quando há infiltrações no local em que são armazenados, o material se perde e gera grandes dores de cabeça para a empresa.
Armazenar documentos fiscais de maneira online é uma boa alternativa, mas é preciso garantir que os backups sejam constantes. Já imaginou manter os arquivos em um computador ou HD externo, e o equipamento queimar? É para evitar tais prejuízos que a Ahgora usa computação em nuvem e investe em servidores modernos e recuperação de dados, trazendo segurança para as informações da sua empresa.
Os documentos fiscais trabalhistas devem ser arquivados para evitar que a empresa pague tributos em duplicidade, algo comum quando há falta de controle. Além de poder se proteger, caso um funcionário entre com uma ação, agindo de má fé, cobrando direitos que não tem.
A seguir você vai saber quais são os documentos que precisam ser arquivados e por quanto tempo. Preste bem atenção em cada um deles, para evitar processos na Justiça do Trabalho e para melhorar a transparência com os colaboradores. Veja quais são:
Documentos que devem ser armazenados por 2 anos
- Aviso prévio;
- Pedido de demissão;
- TRCT (Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho).
Documento que deve ser armazenado por 3 anos
- CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados).
Documentos que devem ser armazenados por 5 anos
Entre os documentos fiscais de ponto que precisam ser armazenados por 5 anos, o destaque fica por conta daqueles que alteram a lei trabalhista. Graças a flexibilização da lei, é possível fazer acordos com os colaboradores e alterar a jornada. Veja todos eles:
- Acordo de compensação de horas;
- Acordo de prorrogação de horas;
- Comprovantes de Adiantamento salarial (para efeitos trabalhistas);
- Atestados médicos (para efeitos trabalhistas);
- Autorização de descontos;
- Controle de ponto;
- Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical Urbana (GRCSU) – para as contribuições não recolhidas não há prazo, para as recolhidas são cinco anos;
- Recibos de pagamento de abono pecuniário;
- Recibos de pagamento e adiantamento salarial;
- Mapa Anual de Acidentes do Trabalho;
- Recibos de pagamento e gozo de férias e 13º salário;
- Pagamento de salário;
- Pagamento de vale transporte (pedido, recibo de entrega, alteração de endereço, etc.);
- Seguro Desemprego (Comunicação de Dispensa e requerimento do Seguro Desemprego);
- Comprovante de entrega da Guia da Previdência Social ao sindicato profissional;
- Comprovante de pagamento ou a declaração apresentada pelo contribuinte individual para fins de apresentação ao INSS;
- Guia da Previdência Social (GPS);
- Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS;
- Comprovante de pagamento ou declaração do segurado;
- Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
- Documentos que comprovem a isenção da contribuição previdenciária;
- Lançamentos contábeis de fatos geradores das contribuições previdenciárias;
- Documentos relativos à retenção dos 11% do INSS sobre nota fiscal de serviços;
- Salário-educação – documentos relacionados ao benefício;
- RAIS (Relação Anual de Informações Sociais);
- Salário-família – documentos relacionados ao benefício;
- Salário-maternidade – documentos relacionados ao benefício;
- Demais documentos sujeitos à fiscalização do INSS.
Documentos que devem ser armazenados por 10 anos
- Folha de pagamento.
Documentos que devem ser armazenados por 20 anos
- Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) – Exames médicos: admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional (contados após o desligamento do empregado) devem ser mantidos por 20 anos após o desligamento do trabalhador;
- Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
- Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) – toda a documentação.
Documentos que devem ser armazenados por 30 anos
- Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) – depósitos e documentos relacionados;
- Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP);
- Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF).
Documentos que devem ser armazenados por tempo indeterminado
- Livro de Inspeção do Trabalho;
- Livros/fichas de registro de empregados;
- Contrato de trabalho;
- Livro “Registro de Segurança” das caldeiras e vasos sob pressão;
- Comprovante de exercício da atividade remunerada dos segurados e contribuintes individuais.
Como armazenar os documentos fiscais de ponto eletrônico de forma segura?
Além de manter os documentos físicos arquivados, a empresa pode contar com um sistema de gestão e de controle de ponto que faça todo o registro e salvamento das informações. O modelo de armazenamento em nuvem vem ganhando força no mundo todo, devido a sua segurança e agilidade. Assim, pode auxiliar o seu negócio!
Embora os termos “documentos fiscais de ponto” nos induzam a pensar que armazenar apenas dados sobre a jornada é suficiente, é preciso ir além disso. Por exemplo, os documentos que envolvem o pagamento do aviso prévio e do pedido de demissão também devem ficar registrados. Ou seja, são detalhes que o RH precisa ficar atento.
Ao contratar o Pontoweb sua empresa terá todas as informações dos colaboradores armazenadas, contando ainda com fácil acesso para a consulta. Esse é um sistema integrado, que apresenta informações aos líderes de setores, RH, gestores e aos profissionais que fazem parte do quadro de trabalhadores.
Bom, você deve ter percebido que guardar apenas de maneira física documentos que devem ser armazenados por anos não é a melhor ideia. Isso pode trazer problemas e grandes prejuízos para o seu negócio. Lembre-se que a tecnologia está transformando as empresas e deve ser sua grande aliada ao armazenar esses dados, contribuindo com a eficiência do seu empreendimento. Conheça o nosso sistema, fale com a Ahgora!
