A descentralização do RH é algo que torna o setor mais dinâmico, focado em processos estratégicos e que realmente importam para a empresa. Consiste em dar mais agilidade para os profissionais da área. E isso é possível por meio dos investimentos feitos em tecnologias, que tornam a divisão de tarefas algo bem mais fácil.
Os profissionais de Recursos Humanos são responsáveis por uma série de atividades que lotam as suas agendas. De fato, muitas vezes possuem pouco tempo para fazer a gestão de pessoas de forma efetiva. A descentralização é importante e a tecnologia pode auxiliar nesta tarefa, o Pontoweb é capaz de contribuir com isso.
O ponto eletrônico torna a gestão da jornada de trabalho muito mais assertiva. Embora essa seja uma atividade historicamente ligada ao RH, os líderes de setores podem fazer esse acompanhamento, que permite identificar onde há falhas nas equipes e a necessidade de ajustes.
Justificativas e correções do registro de jornada dos profissionais, por exemplo, são atividades que as lideranças também podem realizar com precisão junto a área de Recursos Humanos. O trabalho em equipe, bem como a descentralização do RH, compartilhando a gestão, evita erros e dissabores com os colaboradores, leva a um acompanhamento preciso da equipe e aumenta a proximidade do líder com o time.
Pilares da descentralização do RH
A descentralização do RH traz diversos benefícios para a empresa, para o RH e para os gestores. Porém, é importante destacar que esse processo impacta em três diferentes níveis:
- Gestão de Processos;
- Acesso às Informações;
- Gestão de Pessoas.
É necessário que estes três pilares sejam bem planejados e executados para que o conceito realmente seja colocado em prática. Aliás, a área de Recursos Humanos precisa ser desburocratizada, tornando a tomada de decisões mais ágil.
1. Gestão de processos
Existem muitas ferramentas disponíveis que auxiliam na gestão de processos, automatizam as atividades manuais e fornecem informações relevantes para apoiar as decisões. Além disso, elas ajudam na captura de dados, o que evita questões como:
- Retrabalho;
- Desperdício de tempo;
- Divergências com fichas, formulários ou planilhas preenchidas a mão;
- Perda da confiabilidade da informação gerada.
Com o apoio das tecnologias, os gestores também passam a controlar processos simples junto à área de RH. Isso gera informações mais confiáveis, assertivas e facilita o acesso aos dados pelas lideranças. Aliás, os smartphones vieram a contribuir significativamente neste aspecto, uma vez que colocam a gestão na palma da mão.
É claro que o RH deve se envolver no processo. Apesar de descentralizar a gestão e tornar o processo conjunto com os gestores, o profissional de Recursos Humanos ainda é peça fundamental na orientação e realização de muitas atividades.
Afinal, para a conclusão de alguns desses processos o dado é suficiente para o gestor concluir a tarefa. Por outro lado, algumas atividades e processos terão de ser complementados pelo time de gestão pessoal.
Um bom exemplo de sistema que contribui para a descentralização do RH é o Leader. Essa ferramenta é excelente, gerando autonomia para os líderes de setores, que passam a ter uma comunicação muito maior com suas equipes. Com ele os gestores podem:
- Gerir as equipes com precisão;
- Administrar ajustes e justificativas de ponto;
- Aprovar solicitação de férias;
- Fazer análise de desempenho.
As informações podem ser conferidas de qualquer lugar, seja na sede da empresa, em casa, ou em viagens de negócios. Tudo acontece via aplicativo, na palma da mão. Desse modo, os líderes passam a ter muito mais facilidade na tomada de decisões e a descentralização do RH começa a ganhar forma.
2. Acesso às informações
Ao tornar as informações mais acessíveis, é possível desburocratizar muitas tarefas que consomem um grande tempo de atendimento do RH. Assim, a área deixa de ser a centralizadora das informações e finda as solicitações vindas de outros setores que buscam dados sobre as equipes. É mais autonomia para as lideranças!
Ao descentralizar as informações, ganha-se em produtividade do RH e inverte-se a relação com os líderes, onde o papel do RH passa a ser mais estratégico e dá suporte na análise das informações, ajudando a desenvolver ações efetivas e assertivas.
Assim, o RH passa a atuar mais como consultor do que executor de atividades, desenvolvendo na essência o seu papel estratégico de gestão de pessoas. Então, os profissionais da área conseguem melhorar a comunicação com os colaboradores da empresa, para identificar suas necessidades, dúvidas e problemas.
Mas é claro que para esta nova estrutura funcionar são necessárias duas coisas importantes: facilidade de uso e qualidade dos dados. No quesito usabilidade, os gestores precisam localizar facilmente as informações e ganhar poder na resolução de problemas. Para isso, é importante contar com um sistema ou aplicativo que seja fácil de usar.
Além disso, contar com uma base de dados completa e atualizada é essencial. Históricos incompletos e dados desatualizados geram desconfiança e podem confundir as análises, levando a decisões erradas. Resultado: mais tempo dedicado do RH à atividade.
Para que esta nova estrutura funcione adequadamente é essencial que os líderes se responsabilizem por solicitar e fiscalizar o preenchimento adequado das informações. Aliás, os colaboradores precisam ser orientados sobre o uso dos sistemas de ponto, marcações de horas extras e pedidos de férias.
3. Gestão de pessoas
Mais do que realizar processos e produzir informações, também é preciso gerir pessoas. Esta é uma atividade que o RH e os líderes devem compartilhar, cada um com a sua parcela de responsabilidade. Mas, antes de definir o papel de cada um, as empresas precisam determinar até onde irá a autonomia dos gestores.
Claro que algumas ações ficam integralmente na responsabilidade do RH, como o cumprimento das convenções coletivas, distribuir benefícios, pagar, recolher encargos, entre outros. Já a autonomia dos gestores neste âmbito, tem limite. Neste caso, a sugestão é que algumas decisões que envolvem riscos sejam tomadas de comum acordo e com orientação do RH.
Por exemplo, a demissão de um colaborador não pode ser feita pelo gestor sem o conhecimento e avaliação do RH. Isso porque pode gerar passivos trabalhistas e outros riscos para a corporação.
Uma forma de fazer com que a descentralização da gestão de pessoas funcione bem é desenhar os fluxos de aprovação. Desse modo, garantindo a atuação adequada dos gestores e formando-os sobre a gestão de pessoas, seja em relação a passivos ou como agir em situações específicas.
Vantagens da descentralização do RH
A descentralização das informações gera diversos impactos positivos nos negócios. A primeira delas é o fácil acesso das lideranças aos dados, reduzindo assim a dependência da área de Recursos Humanos. Além dos líderes terem os dados em mãos rapidamente, o RH também ganha tempo para atuar de forma mais estratégica para o negócio.
Ao mesmo tempo, esse processo gera autonomia para tomar decisões com base em dados concretos. Ou seja, reduz a dependência da área de RH através do aumento da autonomia dos gestores. Todos saem ganhando, até mesmo os colaboradores, que recebem retornos mais ágeis, por exemplo.
Outra vantagem é uma maior assertividade nas resoluções pois, com o fácil acesso às informações, as decisões passam a ser embasadas em dados concretos e reais.
Por fim, a descentralização do RH permite que esses profissionais passem a atuar no desenvolvimento de ações de capacitação, motivação, disseminação da cultura da empresa, entre outros.
Como a tecnologia pode ajudar neste processo?
A tecnologia é a principal impulsionadora dessa transformação. Ela garante a segurança das informações e a transmissão dos dados de forma fácil. O uso de softwares específicos ajuda, e muito, no processo de descentralização do RH. Contudo, para que funcione adequadamente é necessária uma mudança de cultura na empresa.
Além da mudança de cultura, é preciso transformar os processos! Para que uma ferramenta de apoio funcione adequadamente é necessário fazer alterações que culminem em um ponto de equilíbrio entre operação do sistema e processo. Assim, proporcionando o aumento da produtividade, agilidade na execução das atividades e segurança.
Apostar em tecnologias fáceis de usar agrega valor ao dia a dia de trabalho. O Leader, por exemplo, é um aplicativo que nasceu com o objetivo de proporcionar autonomia com responsabilidade e segurança para os gestores.
Com o aplicativo, o RH delega atividades simples de gestão das pessoas para os líderes, o que impacta diretamente na qualidade das informações. Fácil de usar e intuitivo, ele entrega a informação na palma da mão dos gestores.
Por outro lado, o RH pode fazer o acompanhamento de forma fácil no sistema de gestão Pontoweb. Tudo de forma fácil e rápida, já que esse sistema conta com armazenamento em nuvem e tecnologia IoT, capaz de conectar diferentes aplicativos. Por fim, ele é bastante intuitivo e pode ser acessado em poucos cliques.
A descentralização do RH é uma tendência e a tecnologia serve para facilitar e agregar valor a esta mudança. Dessa forma, atividades simples realizadas facilmente pelos gestores são compartilhadas com as lideranças, deixando de fazer parte apenas da rotina do RH. Adote sistemas de gestão e modernize a sua empresa!
