Controle de ponto: um guia completo para o RH

Controle de ponto é uma determinação da Portaria 671 para empresas com mais de 20 colaboradores. Sendo assim, é necessário que todos os negócios nessas condições realizem a marcação de seus horários de entrada e de saída, garantindo devidamente o registro da jornada de trabalho.

A gestão de pessoas é um dos grandes desafios das empresas, e um sistema de controle de ponto eletrônico é uma eficiente solução. Sistemas em nuvem otimizam a gestão de pessoas e aumentam a transparência nas relações de trabalho.

É por isso que, neste artigo, vamos apresentar tudo o que você precisa saber sobre o controle de ponto. Você vai saber:

• o que as leis trabalhistas determinam;
• as alterações geradas pela reforma trabalhista;
• as mudanças previstas pelo eSocial;
• as diferenças entre o controle manual e o automatizado;
• as integrações que a tecnologia oportuniza.

Por fim, destacamos as mudanças que a tecnologia trouxe para a gestão de RH e como tornar esses processos mais eficiente. Boa leitura!

Controle de ponto ao longo do tempo

As empresas contavam com profissionais responsáveis por monitorar a entrada e a saída dos colaboradores. Eles anotavam todas as movimentações em papel.

Ponto manual

Ao longo dos anos essa rotina evoluiu. Os livros de ponto chegaram. Com ele, os próprios funcionários começaram a anotar as horas correspondentes a própria jornada de trabalho. O problema é que esse modelo era bastante suscetível a fraudes.

Uma das mais comuns é que o colaborador pode, facilmente, registrar os horários pelo colega. Afinal, este tipo de manobra passa desapercebida facilmente.

Contudo, vale lembrar que – ainda hoje – há organizações que utilizam esse formato. É o caso das mais tradicionais, que não acompanham os avanços digitais e podem sofrer com situações semelhantes.

Ponto eletrônico

Com o aparecimento dos primeiros relógios de registro de ponto, a tecnologia começou a fazer parte do controle de jornada de trabalho. Contudo, ainda com falhas que permitiam alterar as informações.

Hoje, vemos uma verdadeira transformação na gestão de horas dos colaboradores. Os cartões magnéticos, a biometria e outras soluções voltadas ao monitoramento da jornada de trabalho elevaram o sentido dessa tarefa.

Gestão de ponto

Ela deixou de ser uma simples burocracia para um importante instrumento de apoio nas tarefas do RH. Os sistemas automatizados são grandes impulsionadores dessa mudança. Eles incentivam um RH mais estratégico, uma vez que facilitam a rotina dos profissionais da área.

A digitalização do controle de jornada reduz o tempo gasto pela equipe de RH na administração de trivialidades. Com ela, a tratativa de ponto é otimizada.

O processo passa a ser ágil. Consequentemente, os profissionais de RH conseguem voltar seus esforços ao que realmente importa: a gestão de pessoas.

Além disso, conseguem fornecer informações com muito mais segurança e acuracidade. Afinal, os processos manuais estão sujeitos a falhas como esquecimento ou registro equivocado de dados. Com a automatização isso não acontece porque o próprio sistema de ponto é responsável pela confecção de relatórios e análises.

O que a lei diz sobre o controle de ponto

A legislação trabalhista brasileira busca equilibrar a relação trabalhista. Por isso, traz diversas regras que devem ser cumpridas por empregadores e empregados. Tanto o Direito do Trabalho, por meio da CLT – Consolidação das Leis Trabalhistas, quanto outras leis associadas, têm o objetivo de tornar essa convivência mais transparente e segura.  

O que é o controle de ponto

O controle de ponto é uma das questões desse arcabouço legal. A lei determina que empresas com mais de 20 empregados têm a obrigação de realizar o controle da jornada de trabalho dos colaboradores. Ao longo dos anos, o governo tem feito sucessivas mudanças regulatórias. Elas impactam de forma significativa esse processo:

• Portaria 671, do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE);
• Portaria 510, publicada pelo Inmetro;
• Reforma Trabalhista.

Juntas, regem sobre diversos pontos do controle de jornada dos funcionários. Regulamentada pela Lei 13.467 de 2017, a nova legislação da Reforma Trabalhista trouxe inúmeras alterações à CLT.

Entre elas, estão a liberação de novos modelos de trabalho. É o caso do teletrabalho, por exemplo. Agora, é possível a negociação sobre a jornada de trabalho e do banco de horas.

Todas essas mudanças impõem grandes desafios para as empresas. Elas precisam adequar procedimentos internos para garantir a eficiência desses processos. Mais que isso, profissionalizar os profissionais de RH para conhecer tecnologias que facilitam a operação.

A reforma trabalhista entrou em vigor no final de 2017. Ela modificou mais de cem pontos da legislação brasileira. Entre eles, temas como jornada de trabalho, terceirização, férias, home office, entre outros.

Como toda mudança, esse é um assunto que ainda gera muitas dúvidas entre empresários, profissionais de recursos humanos e os próprios trabalhadores.

Veja algumas mudanças provocadas pela reforma trabalhista:

Jornada estendida

O limite da jornada de trabalho diária passa a ser de 12 horas e não mais 8 horas. As 12 horas trabalhadas devem ser seguidas por um descanso de 36 horas. Além disso, o funcionário pode trabalhar no máximo 44 horas semanais. Em contrapartida, a jornada mensal continua sendo de 220 horas.

A mudança foi apenas na distribuição da carga horária e na abertura da escala de trabalho 12×36, que antes era limitada aos profissionais de saúde e vigilância.

Home office ou teletrabalho

Com a reforma trabalhista, a atividade profissional desenvolvida fora das dependências da empresa passou a ser considerada.

O home office (ou teletrabalho) compreende prestação de serviços que utilizam tecnologia da informação e de comunicação. Portanto, não são ocupações que se enquadram em trabalho externo.

Embora nesta categoria não haja necessidade de controle de jornada de trabalho, o empregado deve seguir as instruções fornecidas pelo empregador.

Período de descanso

A nova legislação trabalhista permite que o descanso da intrajornada seja negociado entre empregado e empregador. Desde que não seja inferior a 30 minutos.

A legislação anterior trazia que na jornada de trabalho de 8 horas diárias, o intervalo deveria ser entre 1 e 2 horas. Agora, pode ser de meia hora, desde que negociado entre as partes (empresa e colaborador).

Férias

As mudanças também contemplaram as férias. Inicialmente, podiam ser usufruídas em apenas dois períodos de férias, e agora podem ser fracionadas em até três períodos.

Porém, uma dessas frações devem ter no mínimo 14 dias corridos e os demais não podem ser inferiores a cinco dias sequenciais. Outra diferença é que agora é proibido que o início das férias seja dois dias antes de feriado ou descanso semanal.

Mudanças legais e portarias sobre o controle de ponto

As empresas e os profissionais de RH precisam ficar atentos às regras definidas pelo MTE e outros órgãos competentes. Nos últimos anos, o governo promoveu uma série de mudanças. As portarias, visam agilizar, desburocratizar e definir uma fiscalização mais efetiva. Inclusive em torno do controle de ponto.

Também conhecida como Lei do Ponto Eletrônico, a antiga Portaria 1.510 passou a valer em 2009 e perdeu sua vigência em 2021, com a publicação da nova Portaria 671, tratando sobre a regulamentação do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (REP).

Quais são os tipos de controle de ponto

Os tipos de controle de ponto eletrônico são definidos pela Portaria 671, que aumenta a segurança e transparência na relação entre trabalhadores e empresas. Para tanto, exige a utilização de um Registrador Eletrônico de Ponto enquadrado em uma de suas três categorias (REP-C, para relógios de ponto convencionais; REP-A, para sistemas alternativos; e REP-P, para sistemas por programa ou software).

Entre seus principais aspectos estão:

• a proibição da restrição de marcação de ponto;
• a proibição dos marcadores automáticos;
• a probição da alteração das informações registradas;
• a emissão obrigatória de comprovante da marcação a cada registro efetuado.

Qual o melhor tipo de controle de ponto

O REP-P é o melhor tipo de controle de ponto pois possui benefícios como inovação, sustentabilidade, economia, segurança e flexibilidade na escolha de coletores. Assim spós a criação da norma, as empresas passaram a ter maior controle dos registros de ponto.

Portaria 373 do MTE

Em vigor de 2011 a 2021, a Portaria 373 foi substituída pelas definições da categoria REP-A da 671, e ofereceu às empresas a possibilidade de utilizar sistemas alternativos de controle de ponto. Um exemplo é o uso de relógios de ponto biométricos, sem impressão de comprovante.

Se a empresa optar pelo o uso de um sistema alternativo de registro de ponto, os empregadores devem garantir que ele não faça restrições à marcação do ponto eletrônico. No entanto, essa definição só é válida mediante realização de acordo coletivo.

Além disso, a marcação não pode ser feita de forma automática. O sistema não pode admitir a exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada. Por fim, estão proibidas alterações ou exclusões dos dados registrados pelos empregados.

Portaria 510 do Inmetro

Uma das mudanças no controle de ponto é a Portaria 510/2015, publicada pelo Inmetro. A norma rege modificações sobre os Relógios Eletrônicos de Ponto (REPs).

Ela determina que, entre outras coisas, o ponto seja suspenso ou impedido em caso de abertura do equipamento. Seja por motivo de manutenção ou por violação. Isso até que o fabricante do relógio realize o desbloqueio.

Outra alteração é que os botões exclusivos de Relação Instantânea de Marcações (RIM). Os botões emitem documento com as marcações de ponto efetuadas nas 24 horas anteriores. Devem estar presentes no relógio, identificados pelas cores vermelha e azul, respectivamente.

Além disso, o Arquivo de Fonte de Dados (AFD) só poderá ser armazenado em memória externa por meio da Porta Fiscal em caso de situação crítica. É o caso da memória esgotada, equipamento aberto ou sem papel. Prioriza-se sempre outras portas de saída, caso existentes.

Há ainda outras normas regulamentadoras. Elas abordam questões como jornada de trabalho, descanso, horas extras e banco de horas, que devem ser obedecidas. São elas:

• NR 17 – estabelece parâmetros de ergonomia. Determina pausas de 10 minutos para atividades como digitação e operação de telemarketing ou teleatendimento. Esses intervalos não devem ser registrados no REP;
• NR 19 – regula a atividade de fabricação, armazenamento e transporte de explosivos e determina as condições de segurança dos funcionários que trabalham nessa área;
• NR 31 – norma regulamentadora da atividade rural, estabelece as condições de segurança e saúde no trabalho na agricultura, pecuária, silvicultura, exploração florestal e aquicultura;  
• NR 34 – trata das medidas de proteção à segurança, à saúde e ao meio ambiente de trabalho nas atividades da indústria de construção, reparação e desmonte naval;
• NR 36 – estabelece os requisitos mínimos para a avaliação, controle e monitoramento dos riscos existentes nas atividades desenvolvidas na indústria de abate e processamento de carnes e derivados destinados ao consumo humano.

O que mudou com o eSocial

Esse novo modelo exige que instituições tenham processos organizados e estruturados. Por isso, quanto mais cedo as empresas investirem em soluções tecnológicas e na automação de processos internos, mais natural e fácil será a mudança.

Entre as principais mudanças com os novos prazos do eSocial estão os eventos trabalhistas, que deverão ser notificados quase que instantaneamente. Veja alguns exemplos:

Admissão de funcionários

• como era: esse informe poderia ser realizado até sete dias após a entrada do novo colaborador;
• como fica: o arquivo com a informação tem de ser enviado antes que o trabalhador comeceas atividades.

Notificação de horas extras

• como era: as empresas tinham até o mês seguinte para apontar as horas extras realizadas pelos colaboradores ao governo;
• como fica: a notificação precisa ser feita até o fim do mês.

Folha de pagamento

• como era: os eventos que aconteciam em determinado mês poderiam ser informados na folha do mês seguinte;
• como fica: esses eventos deverão ser lançados na folha do mês em que acontecem — saiba mais sobre as mudanças do eSocial na folha de pagamento.

Esse novo cenário exige uma mudança significativa no comportamento. Na dinâmica adotada pelo RH das empresas, também. Não será mais possível postergar a entrega das obrigações legais. Com um sistema cada vez mais integrado, o governo passa a contar com recursos eficientes para a aplicação de multas e penalidades a quem não cumprir o que prevê a lei.

Como deve ser feito o controle de ponto

O controle de ponto deve ser feito da maneira prevista em lei que melhor se enquadrar na sua realidade. No entanto, a gestão eletrônica é muito mais eficiente, sustentável e barata do que os processos manuais. Veja alguns dos possíveis problemas do ponto manual.

• rasuras;
• extravio;
• informações incorretas;
• horário britânico;
• dificuldade de localizar informações.

Além disso, exigem um controle constante para evitar fraudes.

O relógio de ponto cartográfico é uma alternativa interessante para as pequenas empresas, por conta de seu baixo custo de aquisição. Em contrapartida não permite a integração com sistemas de folha de pagamento ou contabilidade.

Já os sistemas automatizados padronizam as informações trabalhistas e fiscais, garantem segurança jurídica em função da rastreabilidade dos dados e permitem que o RH atue de forma mais estratégica. Alguns gestores, no entanto, consideram sua utilização pouco acessível em razão do custo maior de aquisição.

Controle de ponto eletrônico: o que é e porque usar

O controle de ponto eletrônico pode ser feito de diversas formas:

• por meio de um leitor biométrico,
• com um cartão de proximidade,
• código de barras, ou
• teclado.

Esse sistema é mais eficiente do que os modelos antigos. Afinal, oferece precisão na informação e evita erros e incoerências no registro.

O registro de ponto digital pode ser realizado ainda via aplicativo no computador. Nos navegadores de internet, o colaborador pode efetuar o registro por senha e usuário. Todos os browsers são compatíveis: Google Chrome, Mozilla Internet Explorer, etc. Para aumentar o nível de segurança, pode ser instalado um leitor biométrico de digital.

No caso de se utilizar um leitor biométrico, o dispositivo é conectado por uma porta USB. Assim, possibilita o registro e a validação das informações no sistema. Tudo online e sem instalar software, inserindo a matrícula e a senha.

Outra forma é utilizando um aplicativo mobile. Neste caso, o registro de ponto pode ser via matrícula e senha ou reconhecimento facial. A automatização oferece vantagens significativas, como o acesso unificado às informações de diferentes unidades. Também acaba com o número infindável de planilhas e documentos que não conversam entre si.

Qual a importância do controle de ponto

Com isso, o departamento de RH ganha agilidade e mais tempo para se dedicar à gestão de pessoas. Além disso, permite:

• otimização da jornada de trabalho;
• maior controle de horas extras;
• gestão eficiente da jornada de trabalho e do banco de horas;
• acompanhamento diário de banco de horas;
• facilidade na gestão de justificativas de faltas e atrasos;
• relatórios automatizados que simplificam a tomada de decisões;
• transparência nas relações profissionais.

A importância do controle de ponto em uma nova realidade

Os desafios na gestão de horas dos colaboradores são muito mais complexos hoje do que alguns anos atrás. Os novos modelos de trabalho exigem que as empresas estejam preparadas. É preciso para lidar com diferentes cenários e necessidades.

A possibilidade de executar a jornada de trabalho remoto é um exemplo disso. Assim como a terceirização, foi viabilizada pela reforma trabalhista. Embora não seja uma obrigação da empresa contratante, deve-se atentar a como a empresa monitora o saldo de horas.

Ter acesso a informações relacionadas a faltas, horas extras e atrasos é importante. Afinal, permite ao RH avaliar o retorno sobre o investimento (ROI) da folha de pagamento. Toda essa convergência prova que a transformação digital é urgente e o RH é um impulsionador dessas mudanças.

Os profissionais do setor agem na integração de cultura. Devem buscar as tecnologias que orientam e monitoram os modelos de trabalho. Hoje, já é possível contar com sistemas integrados. Softwares centralizam as informações de equipes… mesmo que os funcionários estejam em locais diferentes. Sistemas em nuvem permitem o gerenciamento dos dados em tempo real.

As novas tecnologias de apoio à gestão de pessoas oferecem facilidades, como:

• acesso por meio de dispositivos móveis;
• registro de ponto por meio do reconhecimento facial (Face ID);
• salvamento da localização geográfica do colaborador no momento da batida.

Ferramentas como o Timesheet permitem registrar o tempo dedicado para a realização de cada atividade ou projeto. E qual a importância disso? Proporcionar uma gestão mais eficaz do tempo, por meio da análise das informações registradas pelos colaboradores.

Além disso, o apontamento de horas integrado ao sistema de ponto concede precisão ao gerenciamento dessas informações.

É possível mensurar o esforço para a execução de uma determinada demanda e calcular exatamente o custo de um projeto. Com isso, fica mais fácil identificar quais atividades geram lucro para a empresa e quais a fazem operar no vermelho.

Controle de acesso: integração com a gestão de ponto

Uma boa estratégia de gestão de pessoas passa também por ferramentas que auxiliam na segurança. O controle de acesso é um instrumento essencial nesse processo. Ele permite obter informações estratégicas sobre o fluxo de funcionários, visitantes e fornecedores em tempo real.

É possível saber, rapidamente:

• o número de pessoas que estão na empresa em dado momento;
• o horário de maior fluxo;
• ambientes por onde passaram, etc.

Além disso, o controle de acesso apoia

1. a proteção da integridade dos funcionários;
2. a segurança do patrimônio da empresa;
3. o sigilo das informações.

Esse sistema assegura a entrada fácil e simplificada de pessoas autorizadas. Ele também bloqueia as não autorizadas. Isso possibilita gerenciar diferentes níveis de acesso nos ambientes.

Hoje, com a ajuda da tecnologia, é possível integrar as catracas de acesso a um sistema de gestão de ponto. Isso resulta em um benefício imediato para o RH.

O cadastro da biometria do funcionário pode ser feito uma única vez e evita fraudes no registro de presença. Isso é possível graças a tecnologias como cloud computing e internet das coisas (IoT). Elas permitem a comunicação entre equipamentos e softwares. Como consequência, geram informações seguras e disponíveis em tempo real.

Além do mais, a integração entre os sistemas favorece o controle de horas extras. Isso impede a entrada de colaboradores na empresa em férias ou com atestados. Assim evitando possíveis processos trabalhistas.

Resultados de uma gestão eficiente para o RH

O software de gestão de jornada de trabalho traz como bônus a possibilidade de obter informações de forma ágil e segura. Isso permite que os profissionais de RH se antecipem e promovam ações para reverter um cenário negativo rapidamente.

A substituição constante de trabalhadores é um dos principais problemas enfrentados pelas empresas. Esse movimento gera despesas com:

• desligamentos e novas admissões;
• perda de talentos para a concorrência;
• custo com capacitação de novos colaboradores;
• queda na produtividade;
• entre tantas outras dificuldades.

A partir da análise das taxas de turnover, é possível entender quais os motivos da rotatividade. Mais, intervir de forma efetiva para minimizar o problema.

Uma gestão focada em capital humano acompanha dados de perto. Assim acompanha retenção de talentos, absenteísmo, engajamento, treinamento, entre outras. Esses indicadores são fundamentais para o cálculo do ROI, o retorno sobre investimento.

Em um cenário econômico cada vez mais enxuto e concorrido, a análise e mensuração dos resultados é importante. Ela permite identificar ameaças, reconhecer tendências, descobrir gargalos e tornar a gestão mais estratégica e eficiente.

A partir do momento que você identifica as ações que estão gerando resultados pode potencializá-las.

A produtividade é outro ponto que pode ser melhorado com práticas voltadas ao bom clima organizacional. A utilização de sistemas integrados de controle de ponto possibilita quantificar as horas trabalhadas facilmente.

RH e gestores conseguem acompanhar o rendimento de cada membro das equipes em tempo real. Além disso, as soluções ampliam a transparência nas relações de trabalho.

Tanto o RH, quanto os gestores da área e colaboradores têm acesso às informações a qualquer hora e de qualquer lugar. Inclusive por meio de dispositivos móveis.

Sua empresa está preparada para a nova era da gestão de pessoas?

O mundo está em constante transformação e as relações de trabalho acompanham esse ritmo. Nesse novo cenário, o RH assume um papel mais estratégico e analítico e a gestão de pessoas começa a ser descentralizada.

O controle de ponto deixa de ser apenas uma necessidade legal. Ao invés, passa a desempenhar uma função importante de apoio à gestão.

Mas você sabe realmente como fazer uma boa gestão de pessoas? Essa atividade vai muito além de administrar burocracias e escrever relatórios. O profissional de RH concentra esforços para contratar talentos adequados à cultura organizacional da empresa. Além disso, facilitam o seu desenvolvimento.

Para isso, o apoio da tecnologia é fundamental. Automatizar rotinas exige investir em tecnologias e adaptar processos para tornar a execução ágil. Outra mudança é a descentralização da informação.

Na gestão compartilhada, as lideranças passam a ter acesso a informações sobre o próprio time. Sem a necessidade de recorrer o tempo todo ao RH.

Dessa forma, passam a contar com informações que possibilitem uma gestão mais eficiente do time. Sua empresa está preparada?

Como escolher o sistema ideal para controle de ponto?

Qual é o sistema para controle de ponto mais adequado? É aquele que entrega condições necessárias para um bom funcionamento da sua empresa. Quer saber mais sobre este assunto e não errar em sua decisão? Confira todos os detalhes a partir de agora!

1. Identifique as necessidades

Nesta etapa você deve identificar as reais necessidades da sua empresa ao adquirir um sistema para controle de ponto.

2. Defina os objetivos

Alinhe os objetivos com base nas necessidades levantadas, você deve levar em consideração requisitos técnicos e funcionais.

3. Avalie as soluções

Leve em conta diferentes aspectos do sistema de ponto que você pretende adotar, como: Automatização, Centralização da informação e Tecnologia.

4. Defina o sistema

Ao final da jornada você estará pronto para responder às seguintes perguntas: Qual o melhor software para a minha empresa? Qual o melhor equipamento para a minha empresa? Qual é o sistema mais adequado para o controle de ponto?

5. Desfrute da melhor solução

Agora que você conhece os passos importantes para adquirir o melhor software de gestão de ponto, não esqueça de comparar os benefícios e escolher o fornecedor que vai apostar com você.

É sempre importante lembrar que o registro de ponto e controle de jornada de trabalho é uma obrigação legal da sua empresa, caso você conte com mais de 20 colaboradores. Por isso, escolher um bom fornecedor e manter a sua gestão em dia é fundamental para evitar passivos trabalhistas e alcançar a segurança jurídica.