Não é novidade para ninguém que os serviços contábeis estão em constante transição. Com isso, a contabildade online ganha detaque: com o progresso tecnológico, essa mudança se torna ainda mais perceptível, tendo em vista que agrega funcionalidades úteis tanto para quem presta o serviço, quanto para quem o recebe.

A contabilidade online, por exemplo, é considerada um grande avanço para quem atua como contador, uma vez que ela permite digitalizar todos os processos, aumentando a segurança e a agilidade do atendimento.

Nesse sentido, o profissional conta com ferramentas prontas e automatizadas, que permitem realizar sua atividade com maior precisão e eficiência. 

Mas como entrar no mundo da contabilidade online e aproveitar todos os seus benefícios?

Neste artigo, mostraremos um passo a passo para migrar para contabilidade online e as vantagens que essa transição oferece. Abordaremos também a diferença entre essa modalidade em relação à contabilidade tradicional, além de outros pontos pertinentes ao assunto.

Boa leitura!

O que é contabilidade online?

A contabilidade online consiste na prestação de serviços contábeis utilizando ferramentas online. Dessa forma, em uma plataforma específica, o empresário pode inserir os dados do seu negócio para que um contador avalie e os organize, tudo à distância.

Assim, as informações se tornam de fácil acesso, permitindo a visualização e controle de qualquer lugar e a qualquer hora, por todos os envolvidos. Isso elimina de vez a dependência total do contador para obter esses dados.

Portanto, a contabilidade online se tornou uma das alternativas mais eficiente para manter as informações e as responsabilidades empresariais sempre em dia, garantindo uma tomada de decisão rápida e prática.

Qual a diferença entre contabilidade online e tradicional?

No que tange aos serviços oferecidos, não há diferença entre a contabilidade online e a tradicional. Isso significa que o escritório continua realizando atividades como:

Entretanto, na contabilidade online, todos os serviços realizados e informações colhidas ficam organizados e disponíveis em uma plataforma. Além disso, a interação entre empresa e contador é feita integralmente no ambiente digital, eliminando barreiras geográficas e de tempo, por exemplo.

Esse tipo de contabilidade começou a ganhar forma em 2012 e, desde então, vem se mostrando uma opção rápida e segura. Já a tradicional, apesar de ainda ser aplicada, vem perdendo espaço, uma vez que os empresários estão cada vez mais optando pela comodidade de resolver suas pendências de forma remota.

Tanto é que muitos contadores não contam mais com espaço físico de escritório, para que possam receber seus clientes. Com isso, passaram a economizar tempo e dinheiro, mas ainda oferecendo um serviço completo e eficiente.

Como funciona a contabilidade online?

De forma resumida, podemos afirmar que, na contabilidade online, todas as atividades relacionadas à contabilidade das empresas passaram a ser realizadas através de uma plataforma digital.

Dados sobre o negócio, documentos e relatórios financeiros são armazenados nela, assim como todas as atividades realizadas pelo escritório e ações que devem ser adotadas pelo cliente.

A ideia por trás desse formato é oferecer um suporte completo de contabilidade para quem precisa deste serviço, mas quer que os processos sejam simples e otimizados. E mais: não desejam ser totalmente dependentes da figura contador, podendo obter os dados que necessitam a qualquer instante.

Isso significa que informações como apuração de tributos, declarações municipais e federais e balanços anuais precisam estar dispostos em um mesmo local — caso algum dado seja necessário para uma reunião, por exemplo, é possível obtê-los imediatamente.

Infográfico 5 sinais que está na hora de automatizar a contabilidade

Quais atividades o contador precisa realizar ao utilizar a contabilidade online?

Ao adotar a contabilidade online, é preciso obter uma tecnologia que permita a realização desse serviço — especialmente para a inserção e organização dos dados e a sua disponibilidade em tempo real.

Caso contrário, é inviável migrar para esse formato, pois as chances de a qualidade do serviço não ser satisfatória serão grandes.

É importante reiterar que, para atuar nesse segmento, o profissional também deve possuir registro junto aos Conselhos Regionais e Federais de Contabilidade, para que seja considerado regularizado.

Afinal, vale a pena migrar para a contabilidade online?

Para empresas que são mais dinâmicas e que desejam elevar a eficiência e produtividade no seu dia a dia, a contabilidade online é uma ótima opção. Isso porque ela permite organizar as informações empresariais, além de ter à disposição profissionais capacitados 24 horas por dia.

Além disso, a contabilidade online oferece mais autonomia ao empreendedor, que passa a ter acesso às informações sempre que necessitar, sem ter que pedir diretamente para o contados.

Logo, essa migração costuma ser vantajosa para grande parte dos negócios, uma vez que também permite que os gestores disponham mais tempo para o que de fato importa: o core business.

Além disso, ela também é benéfica para os escritórios de contabilidade em si, que podem ampliar o seu atendimento, independentemente da localização. Bem como, conseguem otimizar seu tempo, pois os dados ficam centralizados e de fácil acesso até para o seu controle.

Quais os tipos de empresa que a contabilidade online consegue atender?

Não há um tipo de empresa específico que pode contar com esse formato de contabilidade, porém, ele consegue atender melhor aquele que possui como atividade a prestação de algum serviço.

Isso porque comércios e indústrias exigem um nível de complexidade contábil e fiscal maior, o que faz que alguns escritórios optem por focar seu atendimento em empresas de serviços, para poderem entregar um resultado qualificado.

A contabilidade online é confiável?

A digitalização contábil oferece maior confiabilidade no momento em que minimiza erros e ajuda o escritório a estar sempre de acordo com as obrigações previstas em lei. Afinal, grande parte das ferramentas são vinculadas aos órgãos reguladores, fazendo com que estejam sempre atualizadas.

Para as empresas, a contabilidade online também é vista como algo seguro, visto que os profissionais que atuam por trás da tecnologia são igualmente capacitados para desempenharem suas atividades.

Além do mais, os dados ficam registrados na nuvem — o que reduz os riscos de perda de informações importantes.

Passo a passo para a adoção de ferramentas tecnológicas que auxiliem a contabilidade online

Agora que você conheceu um pouco mais sobre a contabilidade online, é hora de ver como adotar a ferramenta que irá proporcionar o oferecimento desse tipo de serviço. Confira:

1. Analise a saúde financeira dos clientes

A contabilidade é um serviço que gera custos substanciais às empresas. Afinal, a grande maioria precisa de um apoio frequente, não apenas no momento de realizar os balanços e declarações anuais.

Logo, antes de oferecer a contabilidade online, analise à fundo a saúde financeira dos seus clientes e faça uma proposta consistente, mostrando o percentual de redução de custos que essa migração irá gerar e o impacto que terá no seu faturamento.

2. Entenda o status do fluxo de caixa

Como é preciso investir em uma ferramenta específica para oferecer esse serviço, é importante avaliar se há fluxo de caixa que permita realizar esse investimento a médio e longo prazo.

Junto a isso, proponha esse mesmo raciocínio para as empresas, demonstrando o quanto a tecnologia poderá ser útil para que os empreendedores conheçam cada vez mais o seu negócio.

3. Foque no público mais adequado

Por mais que pareça tentador oferecer a contabilidade online para todas as empresas do seu banco de dados, é importante estudar com cautela os seus clientes. Portanto, conheça o cenário de cada um e entenda suas necessidades, avaliando se essa modalidade irá suprí-las ou não.

Lembre-se de focar no público certo, que já esteja familiarizado e aberto ao uso de tecnologias e à inovação. Ou seja, analise quais de fato estão mais propensas a aderir ao seu novo negócio e quais precisam ser melhor trabalhadas para que estejam de acordo.

4. Opte por uma contabilidade parceira

A contabilidade parceira é um formato em que o escritório contrata um sistema e indica para seus clientes, a fim de garantir que seus processos internos também melhorem. Desta forma, o trabalho como um todo se torna mais eficiente, além de estar agregando ainda mais valor a eles.

5. Treine e capacite a sua equipe

Ofereça um treinamento efetivo para todo o seu time, para que estejam alinhados e engajados com os novos recursos que o escritório irá disponibilizar. 

É importante que eles saibam mexer na tecnologia e trabalhar com todas as funcionalidades, para oferecer uma experiência plena e satisfatória aos clientes.

6. Integre o sistema com seus clientes

Além de oferecer as funcionalidades desejadas e, claro, caber no seu bolso, é importante que o sistema de gestão contábil se integre com o ERP que seus clientes utilizam. Sendo assim, fica mais fácil administrar as informações, mantendo-as sempre atualizadas.

7. Atualize o mix oferecido de serviços

Com tudo organizado, você poderá renovar e ampliar o pacote de serviços oferecidos pelo seu escritório. A tecnologia facilita, por exemplo, a realização de consultorias ou BPO financeiro, ampliando, assim, o valor do seu escritório e garantindo maior eficiência para seus clientes.

Principais vantagens da contabilidade online

Após conhecer melhor sobre essa modalidade, podemos destacar uma série de benefícios que ela oferece, como:

  • Praticidade para compreender as atividades realizadas pela empresa, bem como o cenário contábil  — tudo em tempo real;
  • Otimização de tempo, uma vez que as informações e os documentos são facilmente encontrados;
  • Centralização dos processos, atividades e informações em uma única plataforma;
  • Fácil acesso à plataforma de qualquer dispositivo e a qualquer hora;
  • Atendimento ilimitado, pois é realizado através da internet. Sendo assim, pode ser acessado via e-mail, chat, chatbot ou mesmo aplicativos de mensagem instantânea;
  • Emissão facilitada de NFSe, já que tudo é realizado em uma mesma plataforma, facilitando e tornando a rotina mais eficiente;
  • Agilidade nos pagamentos e faturamentos;
  • Automação de tarefas, facilitando na organização e acesso aos dados;
  • Eficiência operacional, reduzindo trabalhos manuais que demandam tempo das equipes — elevando a produtividade;
  • Dados em tempo real, permitindo a geração de relatórios e balanços com mais agilidade;
  • Atendimento eficiente, mesmo que online, toda a comunicação continua sendo realizada junto a um profissional qualificado;
  • Segurança na troca e no armazenamento das informações;
  • Decisões mais assertivas, visto que os dados ficam sempre à disposição para serem analisados;
  • Redução de custos por não ser preciso contar com uma estrutura física de escritório para atender presencialmente.

Todos esse benefícios podem ser adquiridos ao integrar ao Programa de Contabilidades Parceiras da Ahgora. Com ele, as empresas conseguem melhorar suas rotinas internas, entregam mais valor aos clientes e, ainda, têm a disposição um software intuitivo e com funcionalidades que permitem oferecer uma contabilidade online eficiente.

Com essa plataforma, ainda é possível:

  • Automatizar rotinas de ponto;
  • Reduzir custos com hora extra;
  • Liberar o RH para atuar de forma estratégica. 

Ficou curioso? Então clique aqui e veja o porquê você deve fazer parte do Programa de Contabilidades Parceiras!