A Brayner é uma empresa especializada em ambientes de Tecnologia da Informação e Comunicação. Atua no mercado desde 1996 em vários segmentos como Indústria, Comércio, Óleo & Gás, Saúde e Finanças. Atende principalmente nos segmentos de infraestrutura de TIC, e outsourcing em soluções de comunicação.
Atualmente, a Brayner conta com trinta funcionários ao todo, sendo que vinte deles trabalham alocados em obras. Essa situação trazia desafios para a empresa, que necessitava de um sistema que garantisse a confiabilidade da batida de ponto, sobretudo àquelas que eram realizadas fora do escritório.
Confira agora como a Brayner conseguiu eliminar a falta de mobilidade e aumentar a eficiência na gestão de ponto de seus colaboradores:
Antes do Ponto Eletrônico
A Brayner realizava o controle de ponto por meio de papeletas, com a necessidade de que os funcionários as preenchessem e entregassem aos responsáveis no final do mês, com todos os dados exatos de entrada e saída do trabalho. No entanto essa rotina não ocorria como o previsto. Nem sempre os colaboradores conseguiam lembrar os horários corretos, o que era um obstáculo ao registro das batidas.
O uso de papeletas não conseguia contemplar às necessidades dos envolvidos com o processo de batida de ponto, havendo sempre dificuldades pontuais. Como existem obras em vários estados, havia um aumento de custo e de pessoal disponível com relação à logística dos procedimentos.
Não havia mobilidade, pois era necessário que alguém do escritório fosse até o canteiro de obras para levar e trazer as papeletas, havendo riscos de extravios. E, muitas vezes, era necessário enviar novamente o responsável pelas folhas até a obra, porque o preenchimento não era feito da forma correta.
De acordo com Tatyane Freitas, analista de Recursos Humanos da Brayner, essas situações em conjunto poderiam trazer algum problema jurídico para a empresa, pois havia certas lacunas para os funcionários questionarem os procedimentos. A batida de ponto era algo tão complexo, que às vezes até os gerentes das obras se esqueciam de alguns detalhes, dificultando as análises e tratamento das planilhas pelo RH.
Essa situação correspondia ao apanhado de desafios enfrentados pela Brayner com a gestão de pessoas diariamente, cenário que não se equipara aos anseios de uma organização que tem como parceiros a HP e a Samsung.
O desafio relacionado à falta de mobilidade e a complexidade do antigo sistema de ponto adotado sempre apontava que era necessária a busca por uma solução que realmente permitisse a gestão dos colaboradores, com uma visão ampla do processo.
Sendo assim, algumas empresas chegaram a ser contatadas durante a pesquisa por uma nova solução, porém foi constatado que a relação custo-benefício não compensava. Além dessas prestadoras de serviço não oferecerem uma alternativa online – o que dificultaria a batida de ponto no canteiro de obras –, os valores não eram atrativos.
Foi então que Tatyane Freitas se deparou com a solução da Ahgora. Ao realizar pesquisas sobre o assunto na internet, ela clicou em um link e notou as possibilidades mais amplas que a empresa oferecia.
Segundo a analista de Recursos Humanos, algumas das características do cloud computing, como a possibilidade de integração com o sistema do contador, foi algo que “brilhou em nossos olhos”, referindo-se ao entusiasmo de sua equipe ao perceber o diferencial da nova solução em relação ao que tinham pesquisado anteriormente.
A implantação do Sistema de Ponto Eletrônico para resolver a falta de mobilidade na Brayner
A plataforma adotada foi o Pontoweb, solução online que dispensa a instalação de equipamentos. Esse produto foi o mais adequado porque o colaborador pode realizar as batidas na própria obra usando a plataforma mobile, em smartphones e tablets.
Essa versão permite, sob uma interface totalmente intuitiva, que todos os procedimentos sejam realizados sem complicação.
O procedimento de implantação foi resolvido rapidamente, já que o sistema é homologado e não há necessidade de instalação, levando ao todo dois meses para que a equipe se adaptasse completamente à nova solução de ponto e não sofressem mais com a falta de mobilidade para registrar o ponto.
A fim de facilitar a implantação e explicação dos procedimentos, Tatyane Freitas elaborou uma cartilha própria da Brayner. Nela, esmiuçou o funcionamento do sistema para todos os funcionários de acordo com as necessidades e regras internas da empresa. A Ahgora colaborou nesses procedimentos com o contínuo suporte em todas as solicitações de dúvidas que surgiram durante o processo.
Resultados Gerados
De acordo com Tatyane Freitas, os maiores benefícios gerados pelas soluções Ahgora foram o aumento de segurança jurídica e a centralização das informações pela gestão de dados online. Com o sistema homologado não haverá problema com o registro de ponto e não acarretará em imprevistos para a empresa caso recebam visitas de órgãos fiscalizadores.
Com relação à centralização das informações, o controle dos dados gerados foi otimizado, e os imprevistos com rasuras e possíveis extravios relacionados aos complexos procedimentos de logística cessaram. Isso evitou inclusive problemas com tratamentos de dados pertinentes à faltas, atrasos ou horas extras.
De acordo com Tatyane Freitas, “houve aproximadamente 40% de economia na folha de pagamento, pois os funcionários chegavam a dobrar o salário com o valor das horas extras”.
Ainda, segundo ela “houve uma considerável redução no tempo da análise dessas horas extras, pois dependíamos do envio das informações, além da conferência e organização, a fim de que fossem enviadas ao contador para que ele rodasse a folha de pagamento”.
A simplificação dos procedimentos possibilitou um retorno de investimento imediato, principalmente porque os colaboradores das obras não precisam mais gastar o tempo escrevendo nas papeletas, e isso facilita a conferência e o tratamento dos dados pelo Departamento de Recursos Humanos.
