Este é o segundo post da série sobre apontamento de horas. Inicialmente explicamos o que é timesheet e como registrar o tempo dedicado à execução de cada atividade ou projeto. Agora vamos descrever por que é tão importante fazer o apontamento de horas e quais erros que você deve evitar.
Com o apontamento de horas é possível fazer uma gestão mais eficaz do tempo. Você pode mensurar desde as horas dedicadas para cumprir o escopo de um projeto, até o custo real desta entrega. Essa análise pode ser feita tanto por projeto, como por cliente, atividade ou até mesmo equipe.
Apontamento de horas e uso do timesheet
Você consegue fazer uma lista detalhada de tudo o que fez na semana passada? É possível que as atividades principais você até lembre, mas detalhar o que fez e quanto tempo levou em cada atividade certamente é uma afronta à memória de qualquer pessoa. Pois é exatamente este um dos principais erros do apontamento de horas: fazer o preenchimento do timesheet uma vez por semana ou uma vez por mês.
Quanto mais distante o registro estiver do momento em que a atividade foi realizada, maior será a chance de erros na descrição do que foi feito, na mensuração do tempo dedicado e até de esquecimento de tarefas. Outra falha muito comum é fazer o preenchimento do timesheet em papel, pois depois as informações deverão ser transferidas para uma planilha, o que também demanda tempo e ainda tem o risco de falhas na digitação.
O fato de preencher o timesheet muito tempo depois e fazer apontamento em papel costumam resultar num terceiro erro: a inconsistência das informações. O colaborador aponta que executou determinada atividade num dia ou horário em que não estava trabalhando. No momento de cruzar os dados o erro aparece e impossibilita a análise real.
Sendo assim, vale reforçar que para evitar falhas na mensuração dos dados, o apontamento de horas deve ser feito diariamente. A tecnologia é uma forte aliada para simplificar o processo e torná-lo mais seguro e realista. Inclusive, é possível integrar o preenchimento do timesheet ao relógio ponto, evitando assim uma série de inconsistências.
5 motivos para fazer o apontamento de horas
1. Mensurar as demandas
Diferente do que muitos pensam o objetivo do apontamento de horas não é controlar o que cada pessoa da equipe faz ao longo do dia. O propósito é mensurar o tempo de dedicação necessário para o desenvolvimento de cada atividade e identificar melhorias que possam ser feitas para otimizar o tempo de cada funcionário.
Portanto, com o apontamento de horas em mãos é possível tornar a gestão da sua empresa mais eficiente , inclusive nos casos de trabalho remoto.
2. Qualificar do tempo
Certamente você sabe quantificar as horas trabalhadas pela sua equipe, mas a qualificação dessas horas só é possível fazer por meio do apontamento de horas.
A partir do momento que você sabe como cada colaborador da equipe usa o seu tempo é possível suprimir atividades duplicadas, diminuir o retrabalho e até reduzir ou eliminar práticas desnecessárias, como o deslocamento para reuniões, por exemplo.
3. Antecipar imprevistos
Quando o apontamento de horas é feito diariamente o gestor consegue acompanhar o andamento das atividades ou projetos e antecipar imprevistos. Isso significa que se alguma demanda não está seguindo o cronograma previsto, é possível identificar o motivo e alocar mais pessoas para que a entrega seja feita no prazo ou negociar com o cliente uma nova data para a entrega.
4. Aperfeiçoar o planejamento
Analisando todas as informações que citamos anteriormente, como as demandas que cada colaborador consegue fazer por dia, o tempo necessário para a execução de um projeto e os imprevistos mais comuns, é possível aperfeiçoar escopo e planejamento. Quanto mais realista for o planejamento, maior a tendência de a equipe ficar motivada para cumprir as metas no prazo previsto.
5. Ter mais precisão nos custos
Com o apontamento de horas é possível ter mais precisão nos custos. Isso reduz a chance de precificação errada, pois é possível colocar na ponta do lápis todos os os custos para desenvolver determinado projeto, levando em conta o tempo de dedicação de cada profissional envolvido. Além de ter mais controle financeiro sobre os projetos, você também terá uma visão mais clara sobre horas extras e banco de horas, podendo inclusive reduzir os custos no fechamento da folha de pagamento.
Por fim, o apontamento de horas é positivo tanto para empregadores, quanto para empregados. Enquanto a empresa tem uma visão mais clara de todos os processos, os funcionários conseguem demonstrar todo o esforço feito para cumprir suas atividades. Por este ponto de vista, a ferramenta de timesheet indica os colaboradores que merecem ser valorizados e reconhecidos quando o desempenho se destaca dos demais.
Você já está convencido de que o apontamento de horas é realmente importante para monitorar o tempo dedicado aos projetos e atividades da sua empresa? Então, não perca o próximo post desta série, que é sobre como aplicar o modelo timesheet e qual o impacto do apontamento de horas para o seu negócio.
