Planilha de controle de férias é um arquivo feito em um editor de planilhas, como Excel ou Google Sheets, para auxiliar o RH na gestão deste direito dos colaboradores. É preciso seguir mais de 800 regras da legislação trabalhista, além de pagar os colaboradores em dia e não perder nenhum prazo.
O principal desafio do RH, neste caso, é consolidar todas as informações em um só lugar, para não precisar acompanhar em diferentes canais. E, para isso, uma planilha de controle de férias pode ser muito útil.
Nela, o RH reúne os dados pessoais e laborais dos colaboradores, além de centralizar os períodos aquisitivos e automatizar esses cálculos, otimizando o tempo de todos. Neste artigo, você vai entender melhor porque você precisa de uma forma mais eficiente de realizar a sua gestão de férias.
Boa leitura!
Planilha de controle de férias ajuda o RH?
Antes de começar a falar sobre os desafios diários da área de Recursos Humanos com a gestão de férias, vamos trazer um pouco de contexto da CLT. As férias estão previstas no artigo 129 da legislação como um período de descanso do colaborador sem impactos na sua remuneração.
As férias começaram a constar na lei em 1925, quando era previsto apenas 15 dias de descanso, depois chegamos em 30 no ano de 1977 e, finalmente, com a Constituição Federal de 1988, as férias passaram a ser um direito de todos os colaboradores celetistas.
Portanto, garantir o direito às férias é uma obrigação total das organizações. O RH precisa ficar sempre de olho para cumprir todas as mais de 800 regras de férias previstas nos mais de 20 artigos da legislação e não sofrer nenhum tipo de penalidade ou multa.
Existem inúmeros conceitos e determinações na legislação que o RH deve seguir para evitar qualquer descumprimento. Assim, para simplificar, confira a seguir alguns dos principais e entenda como o uso de uma planilha de controle de férias pode ajudar.
Período aquisitivo: garanta os prazos com uma planilha de controle de férias
Período aquisitivo é o tempo de trabalho que o colaborador deve ter cumprido para adquirir o direito ao gozo de férias. A CLT determina que este período deve ser de 12 meses de atuação na mesma empresa. Isso acontece porque, segundo a lei, a cada mês trabalhado, o colaborador conquista 2,5 dias de férias, fechando assim os 30 dias ao final de 12 meses.
Este tende a ser um cálculo desafiador para o RH, pois deve ser feito individualmente para cada colaborador conforme a sua data de admissão na empresa. Além disso, o período aquisitivo e o valor a ser pago pelas férias devem levar em conta as horas trabalhadas, as horas-extras, os adicionais, os registros de faltas injustificadas e o cumprimento efetivo da jornada de trabalho contratada.
Antecipação de férias
Podem haver exceções nesta norma em alguns casos, como a antecipação de férias. Este cenário acontece quando, por algum motivo, o colaborador deseja ou precisa se afastar das suas atividades antes de completar os primeiros 12 meses de trabalho.
Nessa situação, é permitido pela CLT que a empresa faça um acordo para liberá-lo a usufruir desses dias antes de cumprir o período aquisitivo. Por exemplo: vamos supor que um colaborador esteja na sua empresa há 6 meses. Com isso, ele conquistou o direito a 15 dias de férias, até então, e, com a anuência da empresa, pode combinar com a equipe e gestores para usufruir desses dias, mesmo antes de fechar os 12 meses.
Evidentemente esses dias são “perdidos” pelo colaborador na conta total, ou seja, se ele usufruir de forma antecipada já é contabilizado como período de férias. Assim, irão lhe restar 15 dias quando o seu período aquisitivo de 12 meses for finalizado.
Férias coletivas
No caso das férias coletivas de fim de ano, por exemplo, para colaboradores que ainda não finalizaram seu período aquisitivo, o mesmo cálculo é realizado. Os dias são “descontados” das férias totais como dias conquistados e já usufruídos, e o colaborador fica com o saldo restante para escolher quando tirar.
Lembrando que NÃO podem usufruir das férias colaboradores que:
- deixam o emprego e não são recontratados em 60 dias;
- usufruem de licença por mais de 30 dias;
- recebem indenização por acidente de trabalho ou auxílio doença por mais de 6 meses;
- não comparecem ao trabalho por mais de 30 dias por paralisação dos serviços da empresa.
Para realizar todos esses cálculos de datas e prazos de concessão de férias com mais agilidade, você pode utilizar a nossa planilha de controle de férias. Clique no botão abaixo e faça o download do modelo agora mesmo!
Período concessivo e férias vencidas
As férias vencidas representam uma das maiores dores do RH devido ao alto custo que implicam para a empresa. Afinal, segundo a legislação trabalhista, são considerados como férias vencidas os dias que eram de direito do colaborador, porém ele não usufruiu dentro do prazo.
Este prazo refere-se ao período concessivo, que é o tempo de 12 meses que a empresa tem após o fim do período aquisitivo para conceder as férias ao colaborador. A lei não permite que sejam acumulados dois períodos de férias, sendo o colaborador obrigado a usufruir, vender ou receber indenização pelos dias não usufruídos.
O último cenário é o pior para as empresas, pois a lei determina também que o pagamento das férias vencidas têm valor dobrado em relação ao custo das férias normais. Ou seja, RH, se você não conceder as férias dentro do período concessivo do colaborador, terá que pagá-lo em dobro. Por isso, as empresas precisam estar sempre muito atentas aos prazos de vencimento de férias.
Por último e não menos importante: como saber quem está de férias durante qual período? Esse é outro dos desafios do RH que a nossa planilha de controle de férias resolve. Com ela, você não precisará mais marcar grifado em amarelo quem está de férias, por exemplo, e atualizar isso de forma constante, e terá todos os dados preenchidos de forma automática. Assim, RH, gestor e equipes ficam sempre alinhados e atualizados.
Marcação e solicitação de férias
Como é de se imaginar, existem normas previstas em lei também para a marcação das férias e, consequentemente, para como essas solicitações devem ser realizadas e comunicadas.
Segundo a CLT, é a empresa que deve definir o período em que cada colaborador irá sair de férias, com espaço para uma flexibilidade olhando para gestão de pessoas. No entanto, a maior parte das empresas hoje segue as boas práticas de possibilitar que o colaborador escolha o período em que deseja usufruir dos dias e, a partir daí, seja validado com o gestor e no próprio RH se a data é possível para a empresa. Assim, todos saem felizes.
Aqui vão, então, algumas regras para você ter em mente quanto a isso, RH:
- o comunicado deve acontecer por escrito e com, no mínimo, 30 dias de antecedência de ambas as partes;
- os 30 dias podem ser divididos em até 3 períodos de férias no ano, sendo um deles de, no mínimo, 14 dias e nenhum menor do que 5 dias;
- o período de férias não pode começar em até dois dias antes de feriados e DSRs.
Com relação a este último ponto, o RH muitas vezes fica desesperado para validar os pedidos de férias junto aos gestores, ou então conceder as férias compulsórias de quem já está com o prazo vencendo. Por isso é tão importante contar com a planilha de controle de férias, na qual poderão ser registradas todas as informações referentes à marcação de férias.
Por que usar uma planilha de controle de férias?
Uma planilha de controle de férias é um instrumento para facilitar a organização de todas as informações relacionadas à gestão deste direito. Afinal, o controle das férias é uma das atividades mais complexas realizadas pelo RH.
Isso porque não só os casos mencionados neste artigo, mas também inúmeras outras variáveis devem estar previstas nos cálculos e concessões de férias. É importante que as regras estejam claras para todos, sendo recomendável, inclusive, a existência de uma política de férias própria da empresa a ser respeitada.
O RH, no entanto, precisa garantir que tudo saia conforme o planejado. Por isso, oferecemos esta planilha de controle de férias para você. Nela, você terá acesso a três abas principais, sendo a primeira voltada para o planejamento de férias; a segunda para o controle; e a terceira para um resumo total da sua operação.
Confira o passo a passo a seguir sobre como utilizar a planilha de controle de férias da melhor forma possível no seu RH:
1. Comece preenchendo todos os nomes, setores e datas de admissão dos colaboradores da sua empresa na aba “Controle de Férias”;
2. Depois, na aba “Planejador de Férias”, selecione o nome de cada colaborador e preencha as datas em que eles irão usufruir das férias;
3. E pronto! Assim, sua aba de controle será atualizada automaticamente com os dias já usufruídos e o saldo restante para cada pessoa.
4. Para acompanhar de forma macro, navegue até a aba “Resumo” e confira o cenário completo de como está a sua empresa em termos férias dos funcionários, quantos ainda precisam tirar no mês e no ano, e por aí vai.
Essa planilha de controle de férias ajuda o seu RH a evitar que os prazos legais sejam perdidos e, assim, garantir que você não precise mais pagar férias dobradas. O direito às férias faz parte da legislação trabalhista e deve ser cumprido, além de ser um momento muito importante de descanso e reposição de energias por parte do seu time.
Conte com a planilha de controle de férias da Ahgora para auxiliar a resolver os seus problemas! Nós desenvolvemos também um software completo que faz todas essas funções descritas aqui de forma automatizada, sem planilhas e sem preocupações. Um controle de férias online: que tal? Preencha o formulário abaixo e fale com nossos consultores para conhecer a tecnologia da Ahgora!
