Você está satisfeito com o seu fornecedor de relógio ponto? Como o controle da jornada de trabalho é uma determinação legal, muitas empresas o fazem apenas para cumprir a legislação. É uma pena: afinal, é possível usar este recurso para fazer muito mais, como aumentar a eficiência operacional e tomar decisões mais efetivas. Por isso, a escolha do fornecedor é determinante para o sucesso da gestão de ponto.
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5 pontos para avaliar na escolha do fornecedor de relógio ponto
Para tornar o RH mais eficiente é fundamental escolher um bom fornecedor de relógio ponto. Para ajudar você nessa decisão tão importante listamos alguns dos principais aspectos que devem ser avaliados na hora de escolher um parceiro para a gestão de ponto eletrônico.
1. Os equipamentos deste fornecedor de relógio ponto são antifraude?
No momento de escolher um fornecedor de relógio ponto é fundamental questionar sobre a confiabilidade dos equipamentos. A Portaria 480 do Inmetro orienta sobre os Registradores de Ponto Eletrônico, que devem ser homologados e dispor de selo de identificação. Portanto, fique atento se fornecedor escolhido possui equipamentos antifraude.
Um exemplo de tecnologia antifraude é a biometria 3D, que não reconhece próteses de silicone, por exemplo. Também é importante questionar sobre o período de garantia e suporte. O ideal é que o atendimento seja multicanal, gratuito e disponibilize a comunicação via telefone, e-mail e chat. Além disso, também é importante verificar a disponibilidade da contratação de SLAs adicionais. Outro diferencial é a possibilidade de usar o Arquivo Fonte de Dados (AFD) como elemento comprobatório da jornada de trabalho em eventual ação judicial.
2. Automação dos processos: fazer mais ou fazer melhor
Você sabia que é possível reduzir entre 30% a 60% do tempo dedicado às tratativas de ponto? A automação dos processos dá mais agilidade para a equipe do RH, que pode abandonar de vez as inúmeras planilhas e pilhas de papéis com ajustes de ponto.
Com um software de gestão de ponto é possível aprovar justificativas e fazer ajustes diretamente pela aplicação. Além de tornar o RH mais eficiente, também torna a gestão mais estratégica. E, vale ressaltar que o diferencial não é somente concluir as demandas com mais agilidade, mas sim utilizar recursos que funcionam de forma integrada, apresentando as informações por meio de dashboards que geram inteligência.
3. As informações geradas são confiáveis?
Ao escolher um bom fornecedor de relógio ponto a empresa passa a ter mais precisão e consistência de dados. Portanto, vale questionar como o relógio se comporta em casos de falta de energia, se há risco de bugs, etc. Ao encontrar uma aplicação segura, você pode definitivamente dar adeus às planilhas e a coleta manual de informações. Além de ganhar mais agilidade no dia a dia, para reunir, analisar e corrigir ocorrências ligadas à gestão do ponto, o RH também atende às exigências do eSocial.
4. Você consegue usar o mesmo sistema para gerir colaboradores internos e externos? E as filiais?
Outro aspecto que você deve avaliar na escolha de um fornecedor de relógio ponto é a possibilidade de gerenciar todos os colaboradores em um único lugar. Portanto, verifique se o software escolhido permite fazer a gestão unificada de vários relógios em diferentes unidades.
Outro diferencial é a coleta de ponto via smartphones ou tablets, uma solução que atende perfeitamente as necessidades de equipes internas e colaboradores externos.
5. Um fornecedor de relógio ponto será suficiente ou você vai precisar de mais?
A tecnologia traz inúmeras facilidades, mas ter que acessar várias ferramentas para extrair ou visualizar as informações dificulta a produtividade. Por isso, o ideal é optar por um único fornecedor para relógio ponto, aplicativos mobile e software de gestão. Com isso, todas as aplicações funcionam de forma integrada.
Um exemplo é a tecnologia IoT (Internet das Coisas) que permite a comunicação em tempo real entre o registrador de ponto eletrônico e o software para a gestão e tratamento das informações.
Como escolher um sistema de gestão de ponto
O sistema de gestão de ponto também pode contribuir para a redução de custos. Optando por um software com informações em tempo real é possível economizar até 30% em horas extras. Portanto, agora que você já sabe o que deve avaliar na hora de escolher um fornecedor de relógio ponto, vamos apresentar algumas dicas sobre como escolher o sistema mais adequado para as necessidades da sua empresa.
Listamos abaixo algumas recomendações que podem ajudar a escolher um bom fornecedor de relógio ponto:
- Identificar as necessidades da sua organização;
- Definir os objetivos da empresa;
- Avaliar as soluções disponíveis no mercado;
- Definir o sistema mais adequado para sua empresa;
- Implantar a solução escolhida e desfrutar dos benefícios.
Lembre-se de que o sistema escolhido deve atender a todos os requisitos do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). Além disso, fique atento aos requisitos funcionais, como a emissão de relatórios gerenciais, cálculos automatizados e a própria navegação, que deve ser intuitiva. Outros fatores que também devem ser considerados são os aspectos técnicos, como a biometria antifraude, geração de arquivos fiscais e as integrações.
A sua empresa quer tornar o negócio mais rentável? Uma alternativa é escolher um bom fornecedor de relógio ponto, que lhe permita acompanhar as informações em tempo real. A possibilidade de tomar decisões mais ágeis e efetivas irá ampliar a eficiência operacional e a rentabilidade do seu negócio.
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