O mercado de outsourcing está em franca expansão, evoluindo para além do facilities management. Agora, torna-se comum a contratação de freelancers de design, comunicação e, principalmente, software. Contudo, as empresas de outsourcing têm pela frente um passo importante: encontrar a melhor tecnologia para gerir a presença de colaboradores externos. Listamos três aspectos que você deve avaliar antes de contratar um software para o acompanhamento de ponto destes profissionais remotos.
Os desafios enfrentados pela TI na escolha de sistemas especializados
Segundo o estudo Future of Work, da ADP (Automatic Data Processing), 61% dos trabalhadores da América Latina acreditam que a tecnologia permite estabelecer conexões pessoais mais profundas, transpondo barreiras de distância e tempo. Com esse desafio superado, surgem outras preocupações.
A grande diferença das empresas de outsourcing é justamente o fato de os colaboradores trabalharem em locais distintos. Alguns desenvolvem atividades externas, outros trabalham em home office e tem ainda os que ficam alocados em empresas dos clientes. A escolha da tecnologia para gerir a presença de colaboradores externos deve considerar todas essas questões que influenciam diretamente na operação. A boa notícia é que existem aplicações preparadas para resolver cada um desses casos.
Quantos softwares a sua empresa utiliza atualmente? Essa é uma preocupação recorrente entre os profissionais de TI. Afinal, quanto maior for o número de sistemas utilizado, maior é a preocupação com segurança, integração de dados e com o próprio engajamento da equipe. No que diz respeito à tecnologia para gerir a presença de colaboradores externos, muitas empresas apontam a falta de integração como uma dificuldade a ser superada. Um exemplo disso é a falta de conexão entre o sistema de registro de jornada e folha de pagamento.
A transformação digital promoveu muitas mudanças nas organizações e a tecnologia simplificou inúmeros processos. Porém, de repente as empresas se viram envolvidas numa “colcha de retalhos” de softwares. No fim das contas, cabe à TI buscar alternativas que sejam eficientes, cumpram a legislação, não necessitem de um alto investimento e atendam às necessidades do dia a dia. É o caso da tecnologia para gerir a presença de colaboradores externos.
Como a tecnologia ajuda gerir a presença de colaboradores externos?
As principais objeções apontadas no momento de contratar uma tecnologia para gerir a presença de colaboradores externos são:
- falta de segurança do sistema;
- dificuldade de integração;
- suporte lento;
De fato, as ferramentas de registro de ponto que não permitem o acompanhamento em tempo real são muito limitadas. Assim como os sistemas que são instalados em equipamentos locais e têm o risco de perda de dados. Porém, existem alternativas eficientes para resolver essas e outras dificuldades. Um exemplo é o Pontoweb, que possui integração com a folha de pagamento e torna o fechamento mais simples e ágil.
Além disso, existem outras situações que dependem do monitoramento da presença dos profissionais em seus postos de trabalho. Alguns dos exemplos bem comuns são o fornecimento de refeições e o deslocamento das equipes. Portanto, quando a empresa não conta com uma tecnologia para gerir a presença de colaboradores externos essas atividades simples do dia a dia podem demandar muito tempo e impactar diretamente na produtividade.
Também vale ressaltar a facilidade que um bom software oferece: o suporte multicanal. Uma alternativa eficaz, gratuita e ilimitada. Ou seja, o cliente pode utilizar quantas vezes quiser, sem custo algum. Portanto, no momento de contratar um sistema para a gestão de terceirizados é fundamental contar com esse diferencial ou ao menos definir um SLA para atendimento durante 24 horas, todos os dias da semana.
Gerir a presença de colaboradores externos: 4 aspectos que você deve avaliar
A escolha de um software ou tecnologia para gerir a presença de colaboradores externos deve considerar a confiabilidade das informações, a visualização em tempo real e a facilidade de integração, entre outros fatores. Para ajudá-lo nesta tomada de decisão nós listamos alguns fatores que você deve avaliar:
Acessibilidade
É imprescindível que o software para a gestão de colaboradores externos funcione em qualquer lugar. Portanto, o ideal é que seja um sistema em nuvem, que além de garantir a acessibilidade do colaborador também concede ao RH a possibilidade de acompanhamento em tempo real.
Segurança
Outro diferencial do cloud computing é a garantia de segurança das informações sem a necessidade de um alto investimento em infraestrutura. A dica aqui é escolher um software que tenha servidores com disaster recovery, que tenha PCI (Security Standards Council), SOC (Security Operations Center) e esteja em conformidade com o ISO 27001.
Transparência
A tecnologia para gerir a presença de colaboradores externos também pode contribuir para a transparência das relações profissionais. Portanto, vale dar preferência para aplicações de IoT (Internet das Coisas), que proporcionam uma gestão mais ágil e transparente. Afinal, todo o controle e acompanhamento de horas extras, faltas e atrasos pode ser visto em tempo real por todos os envolvidos (RH, gestor, colaborador, etc).
Infraestrutura
Também é importante considerar o tipo de conexão para a transmissão de dados e quais hardwares são necessários para o funcionamento do sistema. Outro aspecto é identificar se o sistema pode ser usado via browser, se tem versão mobile e para qual sistema operacional (Android, iOS).
A nossa dica final é que você escolha um software que centralize todas as informações em um único lugar e ainda permita a integração com outros sistemas. Assim, você garante que a tecnologia para gerir a presença de colaboradores externos irá atender as necessidades e ainda vai contribuir para simplificar os processos e aumentar a produtividade.
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