Se monitorar o tempo dedicado para a execução de atividades ou projetos é importante para a sua empresa, o timesheet pode ser usado nestas atividades.
O modelo timesheet pode ser uma alternativa bem eficaz para o gerenciamento do tempo dedicado pela equipe em uma tarefa específica. Por isso, neste post vamos esclarecer o que é timesheet, apresentá-lo na prática, suas vantagens e como mensurar a produtividade no trabalho.
Afinal, o que é timesheet?
O modelo timesheet é muito usado por alguns segmentos, como empresas de consultorias, agências de comunicação e design e também por desenvolvedores. Mas, este formato de monitoramento pode ser melhor explorado e aplicado em várias outras atividades. Portanto, vamos definir o que é timesheet: basicamente é a ação de registrar o tempo dedicado para a realização de uma determinada atividade ou projeto.
A principal função do modelo timesheet é proporcionar uma gestão mais eficaz do tempo, por meio da análise das informações registradas pelos colaboradores. Ou seja, com o timesheet é possível colocar na ponta do lápis todo o esforço para a execução de uma determinada demanda e calcular exatamente o custo de um projeto. Com isso, fica mais fácil identificar quais atividades geram lucro para a empresa e quais a fazem operar no vermelho.
Timesheet e a tomada de decisão
O próprio modelo timesheet é um exemplo que auxilia na tomada de decisão. Por meio do registro do tempo dedicado para a realização de cada atividade ou projeto é possível identificar gargalos, medir a produtividade entre colaboradores e equipes e até calcular com exatidão o custo de um projeto.
A sua empresa deve possuir um sistema de registro de ponto que quantifica o tempo que cada funcionário trabalha. Porém, isso não é suficiente para identificar quais atividades cada profissional desenvolveu durante o expediente. É aí que entra o modelo timesheet, muito usado por consultores, desenvolvedores, agências e profissionais de comunicação e design. A função do timesheet é qualificar as horas que foram quantificadas pelo registro de ponto.
Apontamento de horas: 3 dificuldades que a tecnologia ajuda a superar
O apontamento de horas em papel é uma das principais dificuldades encontradas por quem deseja implantar o modelo timesheet. Primeiro, porque o colaborador faz o preenchimento a mão e para manter o histórico dos dados é preciso arquivar os próprios papéis ou transferir as informações para alguma planilha ou outro meio digital.
Esse retrabalho demanda muito tempo e ainda está sujeito a erros, pois a própria grafia pode dificultar o entendimento, comprometer a informação e, consequentemente, a análise.
1. Preenchimento do timesheet
Com a tecnologia fica muito mais fácil engajar a equipe para o preenchimento do timesheet. Existem diversas soluções no mercado e o uso é muito semelhante: basta descrever a atividade, classificá-la, por projeto ou cliente e indicar o tempo de execução.
Um aspecto importante é que o modelo de timesheet escolhido permita somente o apontamento de horas efetivamente trabalhadas. Isso significa que se o funcionário encerrou o expediente às 18h, por exemplo, ele não poderá apontar a execução de uma atividade até às 18h15, pois o próprio sistema identificará a inconsistência entre as informações.
2. Conciliação dos dados
Certamente diversas empresas e profissionais já desistiram do modelo timesheet pela dificuldade em fazer a conferência entre as horas trabalhadas e a descrição das horas dedicadas para determinada atividade ou projeto. No entanto, existem ferramentas que fazem essa conciliação de forma automatizada. Com apenas um clique o RH ou gestores podem visualizar quantas horas não foram registradas e quais são os intervalos que precisam de preenchimento.
3. Análise de Dados
Para quem faz todo o monitoramento de horas em papel ou usando planilhas de excel, a elaboração de relatórios é outra dor de cabeça. Quanto maior a empresa, maior é o tempo para gerar relatórios que comparem a produtividade entre períodos, equipes ou mesmo entre colaboradores com a mesma função. Logo, ter o dado e não conseguir analisá-lo é o mesmo que não tê-lo. Mas, o modelo de timesheet da Ahgora elimina essa dificuldade, pois ele gera relatórios em questão de segundos.
Como motivar seus colaboradores a usar o modelo timesheet
Explique o benefício
Monitorar o tempo não deve ser um interesse só da empresa, mas também do funcionário, pois com o modelo timesheet é possível comprovar o esforço e a dedicação para a realização de suas atividades. Além de identificar oportunidades, gargalos e até períodos improdutivos. Portanto, demonstre a confiança que você tem na equipe e explique os motivos e benefícios do timesheet, para ambas as partes.
Treine sua equipe para usar a ferramenta escolhida
Vamos partir do princípio que você vai usar a tecnologia para fazer o apontamento de horas. Antes de começar é fundamental apresentar a ferramenta, seus recursos e tirar eventuais dúvidas. Mesmo que a solução escolhida seja completamente intuitiva podem surgir questionamentos.
Então, para estimular o uso do modelo timesheet é importante explicar o uso e treinar a equipe. A escolha de uma ferramenta intuitiva, que permite a atualização de forma rápida e sem burocracias também pode ser um estímulo ao registro.
Compartilhe os relatórios
Você pode compartilhar as análises de dados com a equipe para apresentar resultados positivos alcançados, assim como outras informações relevantes sobre o apontamento de horas. Uma dica é apresentar aos colaboradores os principais motivos ou períodos de improdutividade e outros gargalos, para juntos resolverem essa situação. Além de tornar as relações de trabalho mais transparentes, os relatórios também são um ponto de partida para identificar novas oportunidades e traçar ações que aumentem a produtividade.
5 passos para começar a fazer o apontamento de horas
1. Apresente a metodologia
Explique o que é timesheet e sensibilize sua equipe sobre a importância de fazer o apontamento de horas corretamente. Uma dica é mostrar o quão incômodo era fazer o apontamento em papel e o quanto a tecnologia simplificou isso.
2. Escolha uma solução
Escolha uma ferramenta que simplifique o registro de atividade e automatize a conferência entre horas apontadas e horas trabalhadas.
3. Motive a equipe
Defina estratégias para motivar os colaboradores a fazer o apontamento de horas. Você pode, inclusive, estabelecer recompensas para quem registrar as atividades diariamente.
4. Acompanhe o apontamento de horas
Determine os tipos de apontamento que deseja mensurar: por projeto, por cliente, por atividade ou equipe e monitore os registros ao longo do tempo.
5. Analise a produtividade e rentabilidade com o timesheet
Com o mapeamento das horas dedicadas para cada etapa de um projeto ou para cada cliente, fica mais fácil analisar a produtividade dos colaboradores, a rentabilidade dos serviços prestados e o tempo de execução de atividades rotineiras. Use essas informações para orientar a tomada de decisões.
Lembre-se de fazer acompanhamentos regulares para ouvir o feedback dos seus colaboradores sobre o apontamento de horas, identificar melhorias no processo e fazer eventuais ajustes. Quando a equipe percebe que suas opiniões são valorizadas, tende a ficar mais engajada e proativa.
Agora você já sabe que com a tecnologia é possível implantar o modelo timesheet de forma fácil e efetiva. Conte conosco e inicie a gestão de produtividade da equipe na sua empresa agora!
