Saiba como a tecnologia pode contribuir com a gestão de RH

A gestão de RH torna-se mais dinâmica quando a tecnologia é usada de maneira assertiva. Isso quer dizer que os gestores passam a ter em mãos informações valiosas sobre os colaboradores e conseguem tomar decisões com mais facilidade. Além disso, também é possível tornar as atividades do setor mais velozes e respeitar a legislação trabalhista.

Torna-se cada vez mais necessária uma gestão de pessoas eficiente nas organizações. Mas, isso não quer dizer que o Departamento de Recursos Humanos terá que trabalhar mais. Afinal, quando a tecnologia faz parte das atividades, mesmo em escritórios cada vez mais enxutos, tudo pode ser feito em alguns cliques.

Apostar em tecnologias mais modernas para realizar o registro do ponto dos funcionários é um grande diferencial. Afinal, isso ajuda a aumentar a produtividade e a eficiência da área de RH e garantir a segurança jurídica da empresa. Aliás, é algo que é benéfico não apenas para o setor de Recursos Humanos, como para todo o RH.

Além disso, o investimento em softwares na área de RH é um dos grandes trunfos para aumentar a produtividade, evitar erros, reduzir custos com a folha de pagamento e garantir a segurança jurídica. Entenda a seguir como a tecnologia é importante em uma empresa. Conheça agora todos os pontos sobre este assunto!

Como a tecnologia pode contribuir com a gestão de RH?

O mundo foi envolvido pela tecnologia da informação e tornou-se praticamente impossível escapar dessa realidade. Principalmente hoje com a utilização em larga escala da gestão baseada em Cloud Computing e mineração de dados. De modo geral, o Departamento de Recursos Humanos foi completamente envolvido pelo acesso facilitado às informações.

É possível utilizar a gestão da informação para analisar os agentes internos e externos à realidade da empresa. Tanto o perfil de um candidato quanto o desempenho de um funcionário são perfeitamente verificáveis com o uso de plataformas desenvolvidas especificamente para essas necessidades. Então, é algo que torna os processos mais velozes.

O que não faltam hoje são mecanismos sofisticados que analisam desde as redes sociais até questões internas das organizações. Esse cenário tecnológico tornou necessária a viabilização de uma duradoura e consolidada relação entre a Tecnologia da Informação (TI) e o RH. Principalmente porque facilita a gestão remota e diminui os recursos locais de TI.

Como a tecnologia pode contribuir com as atividades do RH?

Com a aderência de recursos tecnológicos pelas organizações, a subjetividade e a expertise individual passaram a ser englobados juntamente com as plataformas de gestão dentro do RH. Isso não quer dizer que a capacitação profissional dentro tenha perdido a sua importância, que é fundamental.

Mas sim que as características foram incrementadas pelos benefícios fornecidos pela tecnologia. Dentro dessa realidade, sistemas especializados, como CRM, o ERP e SCM foram largamente incorporados à nível corporativo, permitindo que a obtenção e tratamento de dados se tornasse muito mais ampla e precisa. Veja algumas dessas possibilidades na prática:

1. Tratamento de ponto: existem sistemas capazes de auxiliar no registro de ponto e tratamento das informações, para identificar horas extras, atrasos e outros fatores recorrentes. É possível gerenciar esses dados em uma plataforma específica, sem a necessidade de procurar as informações de forma manual;
2. Fechamento de folha de pagamento: a efetividade das ferramentas gerenciadas com os dados em cloud permite que o fechamento das folhas de pagamento sejam realizados com mais agilidade e de forma segura. Então, permite que os dados sejam encontrados com mais acessibilidade pelos setores envolvidos;
3. Recrutamento e seleção: hoje existem redes sociais especializadas no recrutamento e algumas soluções online colaboram com essa perspectiva. Assim, analisam o histórico do candidato e permitem que os interessados a uma determinada vaga estejam realmente adequados ao perfil que a organização procura.

Estas são apenas algumas das possibilidades que o setor de Recursos Humanos pode aproveitar. Afinal, existem variados softwares que podem ser inseridos na realidade de sua empresa. O objetivo é contribuir para a transformação digital, permitindo que os profissionais atuem de forma estratégica.

Gestão do RH baseada em Business Intelligence

A gestão de Recursos Humanos acompanhada dos meios técnicos de TI, como Business Intelligence (BI), permite que as tomadas de decisão sejam mais rápidas e bem embasadas. O motivo é que as técnicas de analytics permitem uma composição ampla de todo o processo, propiciando que os cenários sejam facilmente mapeados e controlados.

E essa perspectiva diz respeito a todos os envolvidos com a empresa. Seja com gestores, colaboradores ou terceiros. Veja alguns exemplos:

• Retenção de talentos: a possibilidade de manuseio dos dados pode ser extremamente favorável para os analistas na gestão de RH. É possível identificar quais funcionários têm se dedicado mais às horas extras e quais os colaboradores que têm muitas faltas e atrasos em seu histórico. Informações como essas ajudam na medição de excessos no trabalho ou falta de engajamento;
• Transparência entre colaborador e empresa: a tecnologia permite a democratização da informação. Fornecer dados importantes ao funcionário, como registros de ponto e holerite, gerando uma relação de confiança com a organização. O colaborador se sente mais motivado e engajado.

Até pouco tempo atrás os gestores precisavam fazer anotações manuais, mas agora isso já não é mais necessário. Afinal, assim que as informações são inseridas em um software, o sistema consegue produzir relatórios sobre o tema. E os resultados são ótimos para perceber os caminhos que devem ser tomados.

Benefícios da tecnologia na gestão de RH

A tecnologia traz alguns benefícios bem importantes para a gestão de RH. Quando uma empresa adota sistemas precisos, que seguem o que manda a legislação, não apenas garante a segurança jurídica, como facilita a produtividade. Chega de contar com anotações em papéis, elas ficaram no passado!

Em suma, a tecnologia na gestão de RH traz uma série de vantagens para a empresa e para os colaboradores. Aliás, é algo exigido em um mundo cada vez mais corrido, onde mal temos tempo para respirar. E com a rotina das empresas não é diferente, por isso o setor de Recursos Humanos pode ser beneficiado desse modo.

1. Controle mais eficiente de horas extras

Em tempos de crise, é fundamental o controle preciso das horas extras. Optando por um software de RH que tenha um sistema de gestão de ponto, é possível avaliar em tempo real as horas extras do funcionário. Assim, será possível buscar uma redução ainda no mês vigente, antes de concluir a folha de pagamento.

Além de atender uma obrigatoriedade imposta pela CLT, em termos de jornada de trabalho, a tecnologia permite um maior controle sobre o sistema de ponto do funcionário. Antigamente o RH tinha que avaliar as informações de uma por uma, para identificar qual valor cada colaborador tinha direito. Mas, agora as horas extras são anotadas automaticamente.

2.     Análises em tempo real

Também é possível avaliar em tempo real informações importantes para a área de Recursos Humanos de uma empresa, como relatórios de turnover, absenteísmo, horas extras, frequência etc.

Ao mesmo tempo, descarta a necessidade do uso de papel para o registro do ponto e permite que o RH, alocado na matriz, por exemplo, acesse instantaneamente as informações de colaboradores em todas as filiais da empresa.

Dessa forma, os gestores podem tomar decisões de forma rápida e assertiva. Seja para chamar a atenção de um funcionário com alto índice de ausência ou mesmo para identificar a necessidade de contratação de um novo talento.

3.     Gerar economia

Entre os principais benefícios de um software de RH estão a economia, a agilidade no trabalho e a emissão de relatórios precisos. Além disso, traz outras vantagens, como automatização de processos manuais, o que reduz o tempo destinado a certas atividades. Assim, libera o profissional de RH para se dedicar a atividades estratégicas e evita erros de cálculos das horas dos profissionais.

Também gera maior segurança nas informações, reduz o retrabalho e, consequentemente, aumenta a produtividade do setor. Além disso, com um sistema de ponto, por exemplo, o gestor de RH consegue automatizar os cálculos de folha. Assim, isso permite reduzir o tempo que a equipe dedica a essa atividade, cortando possíveis custos com horas extras.

4.     Centralização da informação

O uso da tecnologia também traz o benefício da centralização de informações. Isso facilita o trabalho do Departamento de Recursos Humanos e permite que a busca de dados, como, por exemplo, o histórico de um funcionário, seja feita com agilidade. Desse modo, as informações centralizadas reduzem o número de planilhas e documentos de controle.

Com um sistema de gestão de RH, os líderes tornam-se mais independentes. Eles podem gerenciar ou consultar a qualquer momento as informações necessárias para analisar e identificar tendências na organização, contando com dados precisos, atualizados em tempo real e focados na realidade da empresa.

5.     Eficiência na análise de relatórios

Emitir relatórios precisos e de forma rápida é um dos grandes desafios da maioria das empresas. Isso porque boa parte delas controla essas informações de modo manual e impreciso. Ao contar com um sistema de RH eficiente, essas informações são facilmente organizadas, o que permite a tomada de decisão assertiva.

Assim, o profissional de RH deixa de levar dias para ter acesso aos relatórios e passa a gerá-los em poucos cliques. Vamos supor que você precise de relatórios operacionais e gerenciais que possuam:

•       Horas trabalhadas;
•       Turnover e absenteísmo;
•       Número de colaboradores;
•       Treinamentos;
•       Folha de pagamento;
•       Despesas.

A ideia é coletar as informações do último ano e com base nesses dados analisar as estratégias e reduzir custos. Mas, você conseguiria gerar esses relatórios facilmente? Sem um software que auxilie a gestão de RH dificilmente isso seria possível.

6.     Redução de processos trabalhistas

As relações trabalhistas são regulamentadas pela CLT, que tem o objetivo de resguardar os direitos tanto do empregado quanto do empregador. Para cumprir essas regras, é necessário que a empresa esteja atenta à legislação e utilize ferramentas que protejam os direitos de ambos.

Existem diversas ferramentas que ajudam a proteger empregado e empregador, como por exemplo, um relógio de ponto homologado e um sistema de automatização das informações. Então, isso evita transtornos com processos trabalhistas motivados por questões relacionadas a honorários, horas extras, danos morais, interjornada de trabalho, não recolhimento do FGTS, entre outros.

Dessa forma, os dados são registrados adequadamente, o que evita erros no processo e garante a segurança das informações. Além desses, existem sistemas que auxiliam a organizar a folha de pagamento, férias, 13º salário, aviso prévio, entre outros. Assim, podem ajudar a resguardar os direitos das empresas e dos colaboradores.

7.     Aumento de competitividade

Quando uma empresa adota ferramentas perfeitas, torna a gestão do RH algo menos burocrática. Desse modo, acontece o fomento da competitividade, permitindo que os profissionais de RH possam atuar de uma maneira estratégica.

Além dos sistemas digitais evitarem passivos trabalhistas, tornam a relação entre colaboradores e empresa mais forte. Por isso, a tendência é que a produtividade seja mais elevada. E com isso, o negócio sai ganhando como um todo.

Como escolher um sistema eficiente para a gestão de RH?

Para a escolha de um sistema de gestão de pessoas é preciso conhecer as prioridades da empresa. Então, o ideal é fazer um diagnóstico para identificar os processos manuais que podem ser automatizados. Depois de analisar o que pode ser melhorado, precisa avaliar quais soluções atendem à demanda.

Quando estiver avaliando o sistema que será escolhido para a gestão de pessoas, leve em consideração itens como:

•       Atualizações;
•       Segurança das informações;
•       Integração com a folha de pagamento;
•       Automatização de cálculos;
•       Fácil operação;
•       Suporte ilimitado.

Também é recomendável optar por uma solução que atenda, além das necessidades traçadas no diagnóstico, a legislação e que armazene todas as informações com segurança. O Pontoweb é uma ferramenta que certamente pode contribuir com o sucesso do seu negócio, já que é um sistema capaz de integrar tudo o que é necessário.

Analise os impactos do novo sistema na equipe e treine o pessoal para utilizá-lo, isso para garantir que o novo software contribua para o desenvolvimento da empresa. Enfim, aproveite todos os benefícios que a tecnologia pode proporcionar para a gestão de RH.