Folha de pagamento é um documento formal e obrigatório para todas as empresas. Nela, constam os dados trabalhistas do colaborador pessoa física, incluindo ficha pessoal, atribuições e valores a ele devidos. Ela pode ser dividida em duas partes: proventos e descontos.
Os proventos englobam o salário, que é o pagamento efetuado pelos serviços prestados pelo colaborador em seu tempo destinado à empresa, e a remuneração. Esta, por sua vez, é variável de acordo com a soma dos valores pagos direta ou indiretamente, como hora extra, cumprimento correto do descanso semanal remunerado (DSR), adicional de insalubridade e comissões, por exemplo.
Já nos descontos, estão incluídos os impostos, contribuições sociais e adiantamentos, entre outros. No artigo, mostraremos como calcular a folha de pagamento, o porquê desse documento ser tão importante e, ainda, qual é a sua relação com o eSocial. Acompanhe! Se preferir, você também pode ouvir este artigo, é só clicar no player abaixo!
O que é folha de pagamento e como ela está prevista na lei
Folha de pagamento é um documento com função operacional, contábil e fiscal que as empresas têm o dever de disponibilizar para os colaboradores. Nele, é possível visualizar a discriminação do salário bruto, que é aquele sem desconto, e o líquido, que consiste no valor a ser recebido pelo profissional de acordo com seu trabalho.
Na folha de pagamento devem constar: nome do colaborador, cargo, função ou serviço prestado, parcelas integrantes e não integrantes da remuneração, valor dos descontos, salário líquido a ser pago.
A folha de pagamento é considerada obrigatória pelo artigo 225 do Decreto 3048 de 1999. De acordo com ele, a empresa é obrigada a preparar a a folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a segurado empregado.
Além disso, a legislação prevê que a folha deve lançar mensalmente em títulos próprios da contabilidade, de forma discriminada, os fatores gerados de todas as contribuições. O que inclui as quantias descontadas, as contribuições da própria empresa e os totais recebidos.
Não existe um modelo de folha de pagamento padrão. Ela pode ser adaptada conforme os critérios de interesse de cada empresa, desde que os dados principais estejam claros.
Quais são os itens essenciais na folha de pagamento
Para ser considerada completa e válida de forma legal, a folha de pagamento é preciso entender como é feita essa documentação. Ela deve contemplar uma série de itens como requisitos. São eles:
- Classificação dos colaboradores;
- Avaliação das horas trabalhadas;
- Registro dos encargos e impostos;
- Base de cálculo do FGTS;
- Demais descontos legais;
- Benefícios corporativos;
- Salário;
- Remuneração variável;
- Hora extra;
- Adicional de insalubridade, periculosidade e noturno;
- Contribuição com sindicatos;
- Adiantamentos;
- Faltas e atrasos;
- Vale-transporte e outros benefícios.
Ao longo deste artigo, nos aprofundaremos um pouco mais em como organizá-los dentro do seu documento.
Qual é a importância da folha de pagamento?
A folha de pagamento tem como principal funcionalidade organizar e registrar os valores de remuneração dos colaboradores, considerando descontos e acréscimos. É um documento com validade legal para todo tipo de comprovação que se faça necessária ao colaborador em relação ao trabalho e renda.
Qual é a função da folha de pagamento
A folha de pagamento nas empresas possui três funções principais, sendo operacional, fiscal e contábil. Veja como esses propósitos se desdobram para as partes na relação trabalhista.
Para a empresa
No caso da empresa, a folha de pagamento é um documento fundamental para o seu controle financeiro. Ele permite comprovar o recolhimento de impostos e o feito de pagamentos aos colaboradores, conforme as leis trabalhistas.
Inclusive, as empresas que fazem o cálculo de folha de pagamento de maneira adequada, evitam passar por processo trabalhista, já que estão com a documentação sempre em dia.
Para o colaborador
Já para o colaborador, o documento é essencial porque permite controlar tudo que ele recebe e avaliar se os valores dos descontos estão corretos. A folha de pagamento serve também como comprovante de renda para aquisição de imóveis e abertura de crédito em lojas, por exemplo. Além disso, é utilizada para comprovar a contribuição feita ao INSS no momento de pedir a aposentadoria.
Veja, a seguir, o passo a passo de como fazer e calcular a folha de pagamento.
Como fazer a folha de pagamento de um funcionário
Para fazer a folha de pagamento de um funcionário, a empresa precisa ter conhecimento sobre algumas informações fundamentais. Sem elas, ou cometendo equívocos em seu processo, a folha fica inválida perante a lei. Confira alguns desses elementos, e aprofunde-se mais neles na sequência.
- Controle sobre as admissões e demissões;
- Categorização do colaborador;
- Cálculo das horas trabalhadas;
- Identificação dos encargos e descontos;
- Inclusão do FGTS na folha;
- Discriminação de salário bruto e líquido.
Como é feito o fechamento da folha de pagamento
Agora, com essas informações em mãos, é hora de o RH partir para a prática. Contar com tecnologias que auxiliem na automatização de esses cálculos e na centralização das informações pode ser uma ótima opção, veja se não fica mais fácil do que fazer todas essas atividades manualmente.
1. Classifique o colaborador
O primeiro passo é classificar a ocupação do seu colaborador. A categorização é essencial porque é a partir dela que são definidas várias informações, como convenções que regulam os cálculos da folha.
2. Calcule as horas trabalhadas
Em seguida, acesse os registros de todos os dados referentes à jornada de trabalho dos colaboradores, incluindo horas extras, atrasos, faltas injustificadas, afastamento e adicional noturno. Com essas informações organizadas, todos os acréscimos, descontos e reajustes salariais podem ser calculados adequadamente.
3. Registre os encargos e impostos
Nesta etapa, constam os descontos referentes ao INSS e IRRF. Esses dados asseguram ao colabroador seu direito à aposentadoria e o mantém regular junto à Receita Federal. O cálculo dessas deduções deve seguir, respectivamente, a tabela da Previdência Social e o Manual do Imposto de Renda Retido na Fonte. Ambos se baseiam no salário recebido.
4. Calcule o FGTS
Mesmo que o Fundo de Garantia não seja descontado na folha de pagamento, os valores devem estar disponíveis no documento para o controle do colaborador. O pagamento é feito de forma compulsória todo mês, até o dia 07, em uma conta específica da Caixa Econômica. O recolhimento é de 8%, sempre referente ao salário bruto do mês anterior.
5. Aplique os demais descontos legais
Para realizar o fechamento da folha de pagamento, é preciso, ainda, realizar os descontos referentes a benefícios como:
- vale-transporte, que representa 6% sobre o valor do salário básico sem adicionais e gratificações;
- vale-refeição, que não pode ultrapassar os 20% do salário contratual;
- plano de saúde e odontológico;
- convênio com farmácia e outros serviços;
- adiantamento de salário.
Todos esses descontos devem estar descritos na folha de pagamento, afinal são eles que geram o salário líquido do colaborador. Reúna e organize as informações da gestão de horas dos colaboradores em nossa planilha de modelo de folha de ponto, baixe gratuitamente!
Qual é a relação entre folha de pagamento e eSocial?
Desde 2018, quando o eSocial foi criado, as empresas passaram a ser obrigadas a enviar uma via da respectiva folha de pagamento completa para o sistema. Portanto, ela apenas pode ser considerada fechada após esse envio, dependendo, é claro, da consistência das informações.
Ao longo desse período, os profissionais de RH se depararam com a rigidez dos processos, bem como com a importância da automatização das informações. Isso porque existem sistemas que integram automaticamente os dados da folha de pagamento com o eSocial, como uma forma de evitar falhas e mantê-los sempre atualizados.
Tecnologia para automatizar o RH
A folha de pagamento apresenta informações detalhadas em relação às remunerações pagas aos colaboradores. Desse modo, é possível que cada profissional identifique as verbas que possui direito ao fim do mês. Respeitando o Artigo 225 do Decreto 3.048, gera mais transparência entre empregadores e colaboradores.
As empresas devem gerar todos os meses a folha de pagamento e entregar uma via para cada profissional que faz parte do quadro de colaboradores. O ideal é que os cálculos sejam feitos de maneira automatizada, principalmente em grandes empresas. Afinal, somar todas as verbas, uma por uma, gera muito tempo perdido e ainda pode causar erros nas somas.
Levando isso em consideração, o Pontoweb é uma excelente ferramenta para melhorar a gestão no RH. Você trabalha nessa área? Então sabe o quão difícil é fazer tudo com anotações em papel. Deixe esse conceito no passado e aposte na tecnologia, tanto para seguir a legislação quanto para dar mais agilidade ao trabalho.
Como a Ahgora facilita a automatização do fechamento de folha
Sistemas de tecnologia com foco em RH facilitam todo o processo que envolve fechamento da folha de pagamento. Isso porque realizar cálculos manuais demanda tempo, constante atualização com as regras e ainda está suscetível a erros.
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